混合環境和虛擬優先團隊等彈性工作模式會繼續存在。資誠 (PwC) 2020 年的一項研究指出，自疫情開始至今，83% 的員工希望每週至少有一天能遠端工作。
隨著越來越多的企業轉為遠端工作，通訊和協作技術變得至關重要。視訊會議現在是幫助遠端團隊交流互動及提高參與度的常見方法。
然而視訊會議可能會很混亂，更別說過度的視訊會議反而讓人筋疲力盡。網速太慢、言談交錯，以及普遍低下的生產力，都僅是遠端工作者在視訊會議時遇到的部分問題而已。
事實上，Atlassian 的資訊解說圖指出，我們每月平均要花 31 個小時在效率不彰的會議上。那麼如何在不犧牲生產力、團隊參與度和交流的情況下，發揮虛擬會議的優勢呢？
輸入：非同步會議。
讓我們從基本概念開始，什麼是「非同步」？
當一個人 (或一組人) 提供資訊到接收者提出回應的時間存在落差時，就會產生非同步溝通。
電子郵件即為非同步溝通的典型例子，使用者不需要立即回應訊息，且在交流中存在時間空隙或延遲。
簡而言之，非同步會議不會即時完成。這在某種程度上仍然保有組織性和計畫性，但卻不需要時程表。溝通有可能是單向的，例如預錄的訓練影片，或者是互動性更高的方式，例如隨選影片訊息。
非同步視訊會議並非即時串流直播，而是將會議內容錄製下來，以便日後觀看和審閱。
非同步會議和同步會議有何不同？
您可能會想知道非同步會議的不同之處。如果您現在已經遠端工作了好些時日，那麼您的多數會議很可能都是同步的。也就是說這些會議是即時的，且與會者必須同時參與。
與非同步會議相同，同步會議能讓您與身處各地的同事和客戶交流互動。但同步會議需要事先安排時間，且能否記錄會議內容以利日後參考，也會是一大問題。
總結來說：
- 同步會議為即時進行，在 Zoom 等平台上的直播視訊會議需要與會者之間進行雙向交流。與會者將共同查看會議資料，並立刻提出或取得意見回饋
- 非同步會議則相反，會議並非串流直播，且不會即時進行討論。使用者可以記錄和共享非同步視訊會議，方便日後共享和查看內容
非同步會議有哪些好處？
非同步會議為企業帶來了創新和變得更加靈活的新機會。讓我們看看非同步會議對業務有所幫助的幾個原因。
更有彈性
對於混合式、分散式和虛擬優先的遠端團隊而言，非同步會議是不可或缺的一部分。減少了實體會議造成的不便後，企業就可以將人才資料庫和招募機會擴大到辦公室之外。
這種方法還讓您能跨時區和跨平台工作。即使客戶在其他國家/地區，您也不必擔心會議時間是否對某些團隊來說太早或太晚！
消除需要立即回覆的壓力，代表若團隊成員面臨相互競爭的壓力和時間需求時，也不太會感到倦怠。
在個人層面上，非同步方法能展現出您對團隊成員的信任。這表示您對他們履行職責的能力充滿信心，而無須不斷與主管或經理聯絡。
您可以重新掌握自己的時程表，並把出席必要會議的時間騰出來 (儘管這些會議不一定有成效！)團隊成員可以按照自己的節奏，在方便的時間和地點觀看視訊會議內容。
提高生產力
相較於同步溝通 (以及其看似無休無止的通知串) 相比，非同步工作模式較不會打斷工作。
因為您可以在適合自己的時間查看非同步內容，所以當您處在工作日中生產力最高的時刻，或是精神抖擻且能集中注意力時，正是能掌握視訊會議內容的時機。
非同步會議讓您在與同事工作和協作時，能夠更加主動而非被動。您不必急於觀看影片或為了盡快回應會議內容而感到有壓力。
少了即時視訊通話後可能感受到的會後疲勞，您會更有精神且能做足準備。當您能全神貫注地觀看非同步會議並暫停或重播影片時，他人期望您提供的任何意見都會更加清晰和明確。
此外，非同步會議讓更多同事能夠參與討論。同步視訊通話中的多方發言或主導人物，可能會導致較安靜的團隊成員怯於表達意見，非同步替代方案則能促進成員參與和協作。
錄下會議內容供日後參考
非同步會議的本質減少了對手寫筆記的依賴，以及為了在會議結束後傳遞資訊所需的記憶力。
借助 Dropbox Capture 等工具，您可以建立視訊會議記錄系統，供目前和未來的員工在需要時使用。為新手提供訓練影片，甚至是為整個團隊舉辦研討會，都會變得更加容易。
您可以錄下會議影片以供日後隨時查看，藉此為透明和信任的工作文化有所貢獻。如果您需要重新檢視專案目標或期望，這些錄影內容能對您有所助益。
所以，非同步會議會是未來的工作型態嗎？
Buffer 指出，20% 的遠端工作者發現與團隊協作和溝通很困難。如果這個問題聽起來似曾相識，那麼非同步會議或許能提供解決方案；它消除了同步會議的諸多限制，並為團隊帶來更大的彈性。
在這個時代，工作文化不斷變革，生產力也面臨前所未有的挑戰，非同步會議能幫助您創新和調整業務方向。
然而，您不必完全淘汰掉同步會議 (只是同步會議也不該是您的首選)，比起錄製好的影片，有些團隊成員和客戶可能更偏好實體對話。此外，對於交期緊迫的專案，您需要留意非同步會議會拉長回應時間。
在理想的情況下，您應該在各種工具之間找到平衡，讓業務能按照長期目標發展。Dropbox Capture 等平台不僅消除了參加會議的壓力，更能讓團隊成員針對影片的特定畫面提供意見。
不同步的感覺
隨著遠端和混合工作越來越普遍，視訊會議成為許多企業的常態。Dropbox Capture 能讓非同步會議變得易如反掌。
無論您的團隊在遠方還是近處，都會感謝您讓他們可以安排自己的時間，並把浪費在毫無意義會議上的時間，用來達成出色的工作成果。