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非同步會議會是未來趨勢嗎?

無須諱言,我們的工作和交流方式不斷改變。視訊會議對現今許多企業而言極為重要,但也存在其缺點。瞭解非同步會議如何協助虛擬團隊促進協作和提升生產力。

插圖:一名專業人士用筆電居家辦公。

混合環境和虛擬優先團隊等彈性工作模式會繼續存在。資誠 (PwC) 2020 年的一項研究指出,自疫情開始至今,83% 的員工希望每週至少有一天能遠端工作。

隨著越來越多的企業轉為遠端工作,通訊和協作技術變得至關重要。視訊會議現在是幫助遠端團隊交流互動及提高參與度的常見方法。

然而視訊會議可能會很混亂,更別說過度的視訊會議反而讓人筋疲力盡。網速太慢、言談交錯,以及普遍低下的生產力,都僅是遠端工作者在視訊會議時遇到的部分問題而已。

事實上,Atlassian 的資訊解說圖指出,我們每月平均要花 31 個小時在效率不彰的會議上。那麼如何在不犧牲生產力、團隊參與度和交流的情況下,發揮虛擬會議的優勢呢?

輸入:非同步會議。

一名專業人士在家中席地而坐,並使用筆電辦公。

讓我們從基本概念開始,什麼是「非同步」?

當一個人 (或一組人) 提供資訊到接收者提出回應的時間存在落差時,就會產生非同步溝通

電子郵件即為非同步溝通的典型例子,使用者不需要立即回應訊息,且在交流中存在時間空隙或延遲。

簡而言之,非同步會議不會即時完成。這在某種程度上仍然保有組織性和計畫性,但卻不需要時程表。溝通有可能是單向的,例如預錄的訓練影片,或者是互動性更高的方式,例如隨選影片訊息。

非同步視訊會議並非即時串流直播,而是將會議內容錄製下來,以便日後觀看和審閱。

非同步會議和同步會議有何不同?

您可能會想知道非同步會議的不同之處。如果您現在已經遠端工作了好些時日,那麼您的多數會議很可能都是同步的。也就是說這些會議是即時的,且與會者必須同時參與。

與非同步會議相同,同步會議能讓您與身處各地的同事和客戶交流互動。但同步會議需要事先安排時間,且能否記錄會議內容以利日後參考,也會是一大問題。

總結來說:

  • 同步會議為即時進行,在 Zoom 等平台上的直播視訊會議需要與會者之間進行雙向交流。與會者將共同查看會議資料,並立刻提出或取得意見回饋
  • 非同步會議則相反,會議並非串流直播,且不會即時進行討論。使用者可以記錄和共享非同步視訊會議,方便日後共享和查看內容
一名居家辦公的專業人士坐在沙發上,並使用筆電辦公。

非同步會議有哪些好處?

非同步會議為企業帶來了創新和變得更加靈活的新機會。讓我們看看非同步會議對業務有所幫助的幾個原因。

更有彈性

對於混合式、分散式和虛擬優先的遠端團隊而言,非同步會議是不可或缺的一部分。減少了實體會議造成的不便後,企業就可以將人才資料庫和招募機會擴大到辦公室之外。

這種方法還讓您能跨時區和跨平台工作。即使客戶在其他國家/地區,您也不必擔心會議時間是否對某些團隊來說太早或太晚!

消除需要立即回覆的壓力,代表若團隊成員面臨相互競爭的壓力和時間需求時,也不太會感到倦怠。

在個人層面上,非同步方法能展現出您對團隊成員的信任。這表示您對他們履行職責的能力充滿信心,而無須不斷與主管或經理聯絡。

您可以重新掌握自己的時程表,並把出席必要會議的時間騰出來 (儘管這些會議不一定有成效!)團隊成員可以按照自己的節奏,在方便的時間和地點觀看視訊會議內容。

提高生產力

相較於同步溝通 (以及其看似無休無止的通知串) 相比,非同步工作模式較不會打斷工作。

因為您可以在適合自己的時間查看非同步內容,所以當您處在工作日中生產力最高的時刻,或是精神抖擻且能集中注意力時,正是能掌握視訊會議內容的時機。

非同步會議讓您在與同事工作和協作時,能夠更加主動而非被動。您不必急於觀看影片或為了盡快回應會議內容而感到有壓力。

少了即時視訊通話後可能感受到的會後疲勞您會更有精神且能做足準備。當您能全神貫注地觀看非同步會議並暫停或重播影片時,他人期望您提供的任何意見都會更加清晰和明確。

此外,非同步會議讓更多同事能夠參與討論。同步視訊通話中的多方發言或主導人物,可能會導致較安靜的團隊成員怯於表達意見,非同步替代方案則能促進成員參與和協作

一名專業人士在居家辦公室工作。

錄下會議內容供日後參考

非同步會議的本質減少了對手寫筆記的依賴,以及為了在會議結束後傳遞資訊所需的記憶力。

借助 Dropbox Capture 等工具,您可以建立視訊會議記錄系統,供目前和未來的員工在需要時使用。為新手提供訓練影片,甚至是為整個團隊舉辦研討會,都會變得更加容易。

您可以錄下會議影片以供日後隨時查看,藉此為透明和信任的工作文化有所貢獻。如果您需要重新檢視專案目標或期望,這些錄影內容能對您有所助益。

所以,非同步會議會是未來的工作型態嗎?

Buffer 指出,20% 的遠端工作者發現與團隊協作和溝通很困難。如果這個問題聽起來似曾相識,那麼非同步會議或許能提供解決方案;它消除了同步會議的諸多限制,並為團隊帶來更大的彈性。

在這個時代,工作文化不斷變革,生產力也面臨前所未有的挑戰,非同步會議能幫助您創新和調整業務方向。

然而,您不必完全淘汰掉同步會議 (只是同步會議也不該是您的首選),比起錄製好的影片,有些團隊成員和客戶可能更偏好實體對話。此外,對於交期緊迫的專案,您需要留意非同步會議會拉長回應時間。

在理想的情況下,您應該在各種工具之間找到平衡,讓業務能按照長期目標發展。Dropbox Capture 等平台不僅消除了參加會議的壓力,更能讓團隊成員針對影片的特定畫面提供意見。

影片:Dropbox Capture 中的螢幕截圖。

不同步的感覺

隨著遠端和混合工作越來越普遍,視訊會議成為許多企業的常態。Dropbox Capture 能讓非同步會議變得易如反掌。

無論您的團隊在遠方還是近處,都會感謝您讓他們可以安排自己的時間,並把浪費在毫無意義會議上的時間,用來達成出色的工作成果。