當您負責在新員工到職的第一天進行部署，好讓他們盡快上手時，要保持一切井然有序的確很有壓力。員工們都仰賴您協助他們盡快展開工作。
Dropbox 的人資營運分析師 Joe Topasna 表示：「如果工作夥伴對於如何前往會議室、報名員工福利或何時能領到第一份薪水感到焦慮，那麼他們就無法盡己所能提升公司績效。」
有些人資專家正在尋找新方法，以便減少重複性高的工作項目，並專注於提供更加個人化的體驗。Dropbox 的人資團隊使用 Dropbox Paper 簡化員工部署流程。Paper 是個協作空間，可讓員工部署流程中的每個階段變得更有效率。為了向您說明使用方法，我們與幾位 Dropbox 工作夥伴進行了會談，他們負責將新人轉變成全方位的明星員工。
1. 將文件製成範本
W-4 文件。I-9 文件。國家/地區合規性文件。並不是最令人振奮的員工歡迎方式，對吧？幸好，您可以設法減少這些文書作業所需的紙張 (和工作)。
每個人資專家都知道，員工部署是個需要與時俱進的流程。幾年前可行的方法，現在可能行不通。舉例來說，員工福利的資訊每個月都會有所變化，因此保持最新的相關文件可能會是一大挑戰。
不過，每當 Dropbox 的人資團隊與需部署的新員工分享 Paper 文件時，他們能透過在相關的 Paper 文件中更新文字或新增連結，確保新進員工可存取最新的詳細資訊。
Dropbox 的員工福利體驗分析師 Dorena Sanchez 表示：「有了 Paper，人們便可即時查看我們在文件中所做的更動，因此無須傳送修訂版。我們也可以直接在文件中留言，並請相關人員檢閱不同的項目，這對我們的工作團隊來說真的大有助益。我們還可以隨時更改說明，新進員工甚至不用點擊『重新整理』就可以看到這些變動。」
他們也可以使用範本來節省時間，免去為每一批新進員工建立全新文件的麻煩。當 Dorena 的工作團隊重複使用文件時，便會利用 Paper 的製成範本功能。
Dropbox Paper 的「製成範本」功能
從 Paper 文件建立您自己的範本相當容易。您也可以使用我們現成的範本，透過會議記錄、專案計畫、創意簡報等項目協助工作團隊著手進行專案。
這週，我們推出了任何公司的人資團隊皆可使用的新進員工部署範本 (如下方所示)，專門用於協助團隊輕鬆完成新員工報到第一天的職責。此範本僅提供英文版，且很快就能在行動裝置中使用。
Dropbox Paper 新進員工部署範本
2. 提供方便的檢查清單
報到第一天事務繁雜，因此很容易讓人忘記該完成的事情及到期時間。因此，我們的 People 團隊會大量使用檢查清單。您可以使用 Paper 快速製作待辦清單，並透過「@」提及功能將每個工作項目指派給人員，同時傳送電子郵件通知，告知工作項目的到期日。
Dorena 表示：「我們去年年底才開始使用這份員工福利檢查清單。在此之前，我們的做法就是跟員工分享長達 60 頁的簡報，期盼他們能記住每個細節。」Dorena 還說，她很快就發現這對新進員工來說並不容易，尤其是其他工作團隊也正忙著要他們完成表格。而除了這些文書作業之外，他們也得學習新的職務內容。
使用 Paper 的文件檢查清單後，Dorena 和工作團隊發現這樣做不僅可簡化流程，還能協助新進員工專注在最重要的事情上。「現在我們可以在簡報一開始的時候就說：『別試著記住這些，去看檢查清單就好。』人們會大笑，但說真的，他們只要記得檢查清單就好。」
在 Dropbox Paper 中指派工作項目和設定到期日
3. 提高可見度和透明度
使用 Paper 的瀏覽者資訊功能 (如下方所示)，人資團隊便可在傳送文件給新進員工後，回頭檢查已開啟 (和未開啟) 該文件的人員。Dorena 表示，這麼一來，他們就能確保所有需要瞭解最新狀況的人員皆已收到資訊。「有時候，我們會收到像是『我該在哪裡找到這個資訊？』之類的問題，我們便會回覆：『看來您尚未開啟這份文件，它會是您最好的朋友，請逐步按照文件指示進行，就不會錯過任何資訊。』」
使用 Dropbox Paper 的瀏覽者資訊功能追蹤進度
除此之外，Paper 也可讓所有受邀加入文件的使用者即時觀看編輯流程。授予編輯權的團隊成員可變更內容，且允許兩個以上的人同時進行修訂。那些僅可查看的使用者則能新增註解，以便對內容提出疑問，或建議進行更改。對話不再淹沒在電子郵件串裡，而得以清楚呈現在註解與回覆內容旁邊的內文中。
在 Dropbox Paper 中新增註解
Dropbox 相信員工可在工作時互相學習，並透過檢討汲取過去的經驗。Paper 能協助新進員工快速進入狀況，因為只要在 Paper 中進行一次搜尋，便能獲取整個組織中與專案相關的文件。
Joe 表示：「在產品的可進步空間上，我們公司採取開放透明的態度。任何人都可以搜尋過往的資訊，我們不會加以限制。這就是公司的原則，員工們也都十分讚賞。新進員工會跑來告訴我：『我之前在 XYZ 科技公司上班，那些資訊都是保密的。』對人們來說，這樣的做法非常前衛。」
當然，並不是每家公司都有同樣高度透明的文化。對於只想公開部分內容的公司，IT 管理員也可透過 Paper 針對每份文件自訂設定，調整可查看的人員和內容。
Dorena 表示：「我曾任職於其他非科技公司，看過他們的新進員工部署流程，就是實體紙張和單調的說明。我認為這裡的員工部署流程和其他公司的不同之處，便是自動化且公開透明的說明。在其他公司，他們會說：『這是您報名員工福利的方法，祝您好運。』在這裡，我們會說：『這是您報名員工福利的方法；這是您尋找醫生的方法；這是您預約看診的方法。』」
4. 簡化回應新進員工疑問的流程
無論何時，人資團隊最常見的工作項目之一便是處理員工疑問。Dorena 表示：「我每天可能會收到 30 至 40 個問題，但很多都跟醫療有關，所以無法簡單快速地回覆。每週可能會有 40 至 50 個標準問題，不停地循環重複：『我要怎麼報名這個？』然後一週過後：『我什麼時候會拿到我的醫療 ID？』」
她還說：「Paper 簡化了所有流程，我每天只需花 15 分鐘就能完成，而不用斷斷續續的耗費 3 小時。由於我們已經開發了許多內容，因此無須一遍遍輸入相同資訊，或試圖為每個員工提供自訂內容。我可以直接回覆並分享 Paper 文件，然後說：『您需要的資訊在這裡。』」
邀請團隊成員加入共享 Paper 文件
5. 讓苦差事變得有趣
為了讓瀏覽文件不再是件苦差事，同時提升新進員工的參與度，Dropbox 的人資團隊決定把整個流程變得有趣。他們設計了一個尋寶遊戲，引導新進員工完成報名程序，並為他們介紹公司用來協調專案和與員工溝通的重要工具之一，也就是 Dropbox Paper。
Dorena 表示：「我會用尋寶遊戲來說明員工福利頁面，並介紹 Paper 的使用方法。我們會用 Paper 文件中的員工福利資訊，向他們說明初次報名的資訊。接著，我們便會傳送待辦事項清單，他們必須在特定日期前完成所有項目。我認為這充分展示了協作的實用性，因為透過瀏覽者資訊功能，我們便能看到正在查看文件的新進員工的臉孔和姓名。」
新進員工尋寶遊戲 Paper 文件
Dropbox 的生命週期行銷經理 Tony Hue 表示：「我最近剛加入工作團隊，真的非常享受這個尋寶遊戲。雖然我對自己的團隊沒有獲勝仍耿耿於懷，但這或許是快速學習 Paper 基礎知識並熟悉 Dropbox 生活的最佳方式。」
若要進一步瞭解 Dropbox Paper 如何讓工作團隊輕鬆完成員工部署和其他工作項目，請瀏覽 dropbox.com/paper。
