如何使用 Dropbox Paper 輕鬆進行員工部署

在 Dropbox Paper 中建立員工部署時程表範本

當您負責在新員工到職的第一天進行部署,好讓他們盡快上手時,要保持一切井然有序的確很有壓力。員工們都仰賴您協助他們盡快展開工作。

Dropbox 的人資營運分析師 Joe Topasna 表示:「如果工作夥伴對於如何前往會議室、報名員工福利或何時能領到第一份薪水感到焦慮,那麼他們就無法盡己所能提升公司績效。」

有些人資專家正在尋找新方法,以便減少重複性高的工作項目,並專注於提供更加個人化的體驗。Dropbox 的人資團隊使用 Dropbox Paper 簡化員工部署流程。Paper 是個協作空間,可讓員工部署流程中的每個階段變得更有效率。為了向您說明使用方法,我們與幾位 Dropbox 工作夥伴進行了會談,他們負責將新人轉變成全方位的明星員工。

1. 將文件製成範本

W-4 文件。I-9 文件。國家/地區合規性文件。並不是最令人振奮的員工歡迎方式,對吧?幸好,您可以設法減少這些文書作業所需的紙張 (和工作)。

每個人資專家都知道,員工部署是個需要與時俱進的流程。幾年前可行的方法,現在可能行不通。舉例來說,員工福利的資訊每個月都會有所變化,因此保持最新的相關文件可能會是一大挑戰。

不過,每當 Dropbox 的人資團隊與需部署的新員工分享 Paper 文件時,他們能透過在相關的 Paper 文件中更新文字或新增連結,確保新進員工可存取最新的詳細資訊。

Dropbox 的員工福利體驗分析師 Dorena Sanchez 表示:「有了 Paper,人們便可即時查看我們在文件中所做的更動,因此無須傳送修訂版。我們也可以直接在文件中留言,並請相關人員檢閱不同的項目,這對我們的工作團隊來說真的大有助益。我們還可以隨時更改說明,新進員工甚至不用點擊『重新整理』就可以看到這些變動。」

他們也可以使用範本來節省時間,免去為每一批新進員工建立全新文件的麻煩。當 Dorena 的工作團隊重複使用文件時,便會利用 Paper 的製成範本功能。

Dropbox Paper 的「製成範本」功能

從 Paper 文件建立您自己的範本相當容易。您也可以使用我們現成的範本,透過會議記錄、專案計畫、創意簡報等項目協助工作團隊著手進行專案。

這週,我們推出了任何公司的人資團隊皆可使用的新進員工部署範本 (如下方所示),專門用於協助團隊輕鬆完成新員工報到第一天的職責。此範本僅提供英文版,且很快就能在行動裝置中使用。

Dropbox Paper 新進員工部署範本

Dropbox Paper 新進員工部署範本

2. 提供方便的檢查清單

報到第一天事務繁雜,因此很容易讓人忘記該完成的事情及到期時間。因此,我們的 People 團隊會大量使用檢查清單。您可以使用 Paper 快速製作待辦清單,並透過「@」提及功能將每個工作項目指派給人員,同時傳送電子郵件通知,告知工作項目的到期日。

動畫螢幕截圖顯示 Dropbox Paper 的檢查清單功能

Dorena 表示:「我們去年年底才開始使用這份員工福利檢查清單。在此之前,我們的做法就是跟員工分享長達 60 頁的簡報,期盼他們能記住每個細節。」Dorena 還說,她很快就發現這對新進員工來說並不容易,尤其是其他工作團隊也正忙著要他們完成表格。而除了這些文書作業之外,他們也得學習新的職務內容。

使用 Paper 的文件檢查清單後,Dorena 和工作團隊發現這樣做不僅可簡化流程,還能協助新進員工專注在最重要的事情上。「現在我們可以在簡報一開始的時候就說:『別試著記住這些,去看檢查清單就好。』人們會大笑,但說真的,他們只要記得檢查清單就好。」

螢幕截圖顯示 Dropbox Paper 中的員工福利檢查清單

在 Dropbox Paper 中指派工作項目和設定到期日

螢幕截圖顯示 Dropbox Paper 的工作項目指派功能

3. 提高可見度和透明度

使用 Paper 的瀏覽者資訊功能 (如下方所示),人資團隊便可在傳送文件給新進員工後,回頭檢查已開啟 (和未開啟) 該文件的人員。Dorena 表示,這麼一來,他們就能確保所有需要瞭解最新狀況的人員皆已收到資訊。「有時候,我們會收到像是『我該在哪裡找到這個資訊?』之類的問題,我們便會回覆:『看來您尚未開啟這份文件,它會是您最好的朋友,請逐步按照文件指示進行,就不會錯過任何資訊。』」

使用 Dropbox Paper 的瀏覽者資訊功能追蹤進度

動畫螢幕截圖顯示 Dropbox Paper 的瀏覽者資訊功能

除此之外,Paper 也可讓所有受邀加入文件的使用者即時觀看編輯流程。授予編輯權的團隊成員可變更內容,且允許兩個以上的人同時進行修訂。那些僅可查看的使用者則能新增註解,以便對內容提出疑問,或建議進行更改。對話不再淹沒在電子郵件串裡,而得以清楚呈現在註解與回覆內容旁邊的內文中。

在 Dropbox Paper 中新增註解

動畫螢幕截圖顯示 Dropbox Paper 的註解功能

Dropbox 相信員工可在工作時互相學習,並透過檢討汲取過去的經驗。Paper 能協助新進員工快速進入狀況,因為只要在 Paper 中進行一次搜尋,便能獲取整個組織中與專案相關的文件。

Joe 表示:「在產品的可進步空間上,我們公司採取開放透明的態度。任何人都可以搜尋過往的資訊,我們不會加以限制。這就是公司的原則,員工們也都十分讚賞。新進員工會跑來告訴我:『我之前在 XYZ 科技公司上班,那些資訊都是保密的。』對人們來說,這樣的做法非常前衛。」

當然,並不是每家公司都有同樣高度透明的文化。對於只想公開部分內容的公司,IT 管理員也可透過 Paper 針對每份文件自訂設定,調整可查看的人員和內容。

Dorena 表示:「我曾任職於其他非科技公司,看過他們的新進員工部署流程,就是實體紙張和單調的說明。我認為這裡的員工部署流程和其他公司的不同之處,便是自動化且公開透明的說明。在其他公司,他們會說:『這是您報名員工福利的方法,祝您好運。』在這裡,我們會說:『這是您報名員工福利的方法;這是您尋找醫生的方法;這是您預約看診的方法。』」

4. 簡化回應新進員工疑問的流程

無論何時,人資團隊最常見的工作項目之一便是處理員工疑問。Dorena 表示:「我每天可能會收到 30 至 40 個問題,但很多都跟醫療有關,所以無法簡單快速地回覆。每週可能會有 40 至 50 個標準問題,不停地循環重複:『我要怎麼報名這個?』然後一週過後:『我什麼時候會拿到我的醫療 ID?』」

她還說:「Paper 簡化了所有流程,我每天只需花 15 分鐘就能完成,而不用斷斷續續的耗費 3 小時。由於我們已經開發了許多內容,因此無須一遍遍輸入相同資訊,或試圖為每個員工提供自訂內容。我可以直接回覆並分享 Paper 文件,然後說:『您需要的資訊在這裡。』」

邀請團隊成員加入共享 Paper 文件

動畫螢幕截圖顯示如何分享 Dropbox Paper 文件

5. 讓苦差事變得有趣

為了讓瀏覽文件不再是件苦差事,同時提升新進員工的參與度,Dropbox 的人資團隊決定把整個流程變得有趣。他們設計了一個尋寶遊戲,引導新進員工完成報名程序,並為他們介紹公司用來協調專案和與員工溝通的重要工具之一,也就是 Dropbox Paper。

Dorena 表示:「我會用尋寶遊戲來說明員工福利頁面,並介紹 Paper 的使用方法。我們會用 Paper 文件中的員工福利資訊,向他們說明初次報名的資訊。接著,我們便會傳送待辦事項清單,他們必須在特定日期前完成所有項目。我認為這充分展示了協作的實用性,因為透過瀏覽者資訊功能,我們便能看到正在查看文件的新進員工的臉孔和姓名。」

新進員工尋寶遊戲 Paper 文件

螢幕截圖顯示 Dropbox Paper 文件中的新進員工尋寶遊戲

Dropbox 的生命週期行銷經理 Tony Hue 表示:「我最近剛加入工作團隊,真的非常享受這個尋寶遊戲。雖然我對自己的團隊沒有獲勝仍耿耿於懷,但這或許是快速學習 Paper 基礎知識並熟悉 Dropbox 生活的最佳方式。」

若要進一步瞭解 Dropbox Paper 如何讓工作團隊輕鬆完成員工部署和其他工作項目,請瀏覽 dropbox.com/paper

瞭解 Dropbox 還能為您的人資團隊帶來什麼。

聯絡 Dropbox