番茄工作法

了解番茄工作法如何轻松帮助任何团队成员转变工作流,并尽可能减少时间浪费。

一个正在处理任务的人在办公桌上设定了番茄钟

什么是番茄工作法?

番茄工作法是大学生 Francesco Cirillo 在 20 世纪 80 年代提出的一种时间管理方法。这种方法将一天划分为大量时间间隔。Cirillo 在完善自己的时间管理方法时,用到了一种番茄形状的厨房计时器,因此就用意大利语的“番茄”(Pomodoro) 为这种方法命名。

番茄工作法的设计初衷是简单易行,但却让工作效率显著提升,它的基本结构如下:

  1. 在待办事项列表中设定要完成的目标/任务
  2. 设定番茄钟
  3. 在设定的时间段内持续工作
  4. 番茄钟响起时,勾选相应的工作间隔,表示已完成
  5. 每个工作时间后,休息 5 分钟
  6. 第四个工作时间后,将休息时间增加至 15-30 分钟
  7. 重置番茄钟,重新开始此过程

什么是番茄时间?

“番茄”这个词不仅被用来命名 Cirillo 的番茄钟,而且还用于指每一段时间,根据最初的番茄工作法,每一段时间是 25 分钟。因此该方法的理念是:每工作 25 分钟的番茄时间后,短暂休息一下。连续工作四个番茄时间之后,可以增加休息时间。当您习惯了以 25 分钟为增量进行工作并且专注力有所提升时,可以将单次的番茄时间延长至 60-90 分钟。一定要站起来,动一动,不要坐太久!

现代番茄工作法

Cirillo 采用的传统方法需要专用计时器(番茄烤箱计时器),您也可以使用手机闹铃。用应用安排番茄时间也很方便。可以根据喜好使用烤箱计时器。但请记住,应用可以额外提供一些方便的功能,例如:

  • 报告和跟踪器
  • 竞赛排行榜 — 团队的绝佳选择
  • 手机和桌面集成
  • 社交媒体使用限制、电话拦截及其他专注力增强选项

如何在办公室中使用番茄工作法

在最大限度提升工作效率和公司文化方面,现代办公室比以往任何时候都更加开放。番茄工作法可以帮助提升您的工作场所和公司文化,并真正激励您的团队。对于想要专心工作并“保持最佳状态”的自由职业者和远程团队,这种工作法是理想之选。如果您想确保团队专注于一项任务,请鼓励他们参加番茄工作小组。即使团队成员相距甚远,共用相同的工作时间和休息时间也可以让团队更加团结。

番茄工作法通过提供短暂但提神的休息时间来奖励每一小段时间的工作,同时提供令人期待的较长休息时间,让使用这种方法的人享受实现小目标的满足感。番茄工作法积极鼓励在一天中设立重要的咖啡时间和午餐休息时间,这有助于让人工作更专注,而且更有成就感。

虽然番茄工作法可能并不适合所有人,尤其是那些已经精通时间管理的人,但当您的团队确实需要完成某些工作时(例如敏捷工作和工作冲刺),这就是一个非常有用的工具。

通过番茄工作法计算未来工作时间

您和您的团队适应了番茄工作法后,就可以轻松地计算出未来工作所需的工作时间。这是计划一周或一个月工作的绝佳方法。请尝试在早晨以 25 分钟作为番茄时间优先处理最重要的任务,以确保即使您在一天中的其余时间都不使用任何番茄时间,也始终能妥善处理优先事项。

您甚至可能希望每周实施一个固定的番茄时间。确定最适合您的团队完成目标的时间,并把它作为固定的时间记录下来,以便用于番茄工作法。

番茄工作法的替代方法

如果这种工作法背后的理念吸引了您,但您却发现这种工作法并没有在您的团队中发挥作用,您可以尝试采用以下替代方法:

艾森豪威尔法则

这种工作法实际上可以与番茄工作法结合使用,帮助您确定优先事项。您可以通过番茄时间处理这些任务。艾森豪威尔法则要求您绘制一个由四个框组成的网格。在横轴上,将一个框命名为“紧急”,一个框命名为“不紧急”。在纵轴上,将一个框命名为“重要”,一个框命名为“不重要”,由此产生四个框,用于创建一个带序号的待办事项列表:

  1. 紧急且重要,例如赶截止期限、扫清项目障碍等
  2. 不紧急但重要,例如项目规划
  3. 不重要但紧急,例如今天与团队共进午餐
  4. 不重要且不紧急,例如下班后喝一杯

敏捷方法

敏捷方法是一种工作方法,尽管它是专为程序员和开发人员设计的,也是程序员和开发人员广泛采用的一种方法,但其他全职人员也可以采用这种工作方法。而对于时间管理,它仍然有价值。最有趣的用途是完成“冲刺”任务。冲刺是指,在一段时间内所有人齐心协力完成某项任务。冲刺要求不同团队的成员发挥各自的专长,齐心协力完成一项任务,其目标是在时间段结束时实现被完全认可的可交付成果。

让番茄工作法为您所用

番茄工作法是高度可定制的,因此您可以为您的团队将它量身打造为一款完美的时间管理工具。使用它来设定每周一次的紧密协作时间,以鼓励您的团队解决那些乏味的任务,或确保每个人都按时完成任务。

假设您的团队采用远程办公方式,并且一系列新问题(比如网络连接不佳、其他方面的干扰等)可能会导致大量努力白费。使用番茄工作法,您可以鼓励团队每次花 25 分钟的固定时间专注于工作,让他们以小幅度但重要的增量取得进步。

通过尽可能减少工作时间,但最大程度地提高效率,您可以避免担心中断问题。您可以利用番茄工作法让工作保持简短、愉悦且井然有序。

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