项目管理是一个复杂的过程，但其中最重要的步骤之一也是最简单的：撰写项目范围文档。这个文档概述了项目的目标、可交付成果、任务和截止时间，它为所有参与项目的人提供了一个路线图。

在本文中，我们将解释什么是项目范围界定、为什么它很重要，以及如何撰写能帮助你成功管理项目的范围文档。

什么是项目范围界定？

范围是完成特定的项目所需的全部时间和工作量。要界定范围，你需要定义项目预算或成本、目标、可交付成果、任务和截止时间。

一旦知道项目都包含哪些内容，定义范围应该需要你和团队的共同努力，而且你们要在项目工作开始之前达成一致。

为了正式确定这一点，创建一份项目范围说明书，可以签字并保存以便随时查阅。这份文档与你的工作说明书配合使用，支持项目管理流程，并设定合理的利益相关者期望。

界定项目范围很重要，原因有几个。它可以帮助你：

如何撰写项目范围文档

撰写项目文档是一个简单的过程，但一定要遵循几个关键步骤，这样才能确保你的文档既全面又有效。

每个成功的项目都有一个首要的目标，它说明你所做工作的“原因”和“意义”，还能帮助让每个人保持专注，朝着共同的目标努力。

定义你希望在整个项目生命周期中实现的目标，能为你自己、你的团队和利益相关者提供重要的背景信息。这应该是任何项目规划流程的第一步，因为它为后续确定项目范围的各个步骤提供了清晰的方向。

没有清晰的目标，项目很容易偏离正轨或者忘记其初衷。

团队是你最重要的资产和有效的知识来源。团队成员都有相关的经验，可以告诉你特定任务通常需要多长时间，以及不同的可交付成果之间如何相互依赖。向团队了解以下信息：

有了团队的意见，设置项目里程碑和合理的路线图或时间线都会变得更容易。

像 Dropbox Paper 这样的工具可以让项目团队在撰写范围文档时轻松协作。团队成员可以直接在 Paper 文档上添加评论来提问，从而改善沟通并加深对正在确定范围的项目的集体理解。

当团队在 Dropbox 中一起工作时，所有项目相关的资料都会安全地保存在一个集中的位置。

里程碑能清楚地勾勒出项目的结构，是确定项目范围时最重要的要素之一。里程碑作为检查点，帮助利益相关者跟踪进度，确保项目按计划进行。

利益相关者可以参考项目范围文档，清楚了解项目的关键部分会在何时交付、何时召开会议，以及项目中其他的重要步骤。然后，你可以把这些标注到时间线或路线图中，明确整个项目的开始和结束日期，以及具体任务或可交付成果的截止时间。

列出里程碑或截止时间还可以帮助预防范围蔓延，即项目需求或交付成果随时间的推移而增加并超出原始的项目范围。有了明确的工作流程以及项目交付和签字规程，项目的利益相关者可以更好地及早识别潜在的风险或问题，并在事态升级前对路线图进行调整。

为加快项目范围的界定过程，Dropbox Paper 提供了一系列免费模板，可以即时用于各类不同的项目：从发布计划和产品路线图到内容日历和视频制作计划。

在收集了所有详细信息和即将参与项目的人的意见之后，就需要把它们整合到你的项目范围文档中。

关键的详细信息包括：

除了制定项目范围说明书，你还可以遵循以下几个最佳实践，确保你的项目范围界定过程更加有效。这些最佳实践包括：

Dropbox 是存储和管理项目文件并获取相关反馈的理想中心平台。快速与利益相关者分享项目动态和进展，让他们全程参与项目，从而赢得他们的信任。

把所有内容集中在一个位置，你和团队可以简化项目管理流程，把更多时间用在制定和执行可靠的项目策略上，而不是浪费在追查文档或担心项目资料保存在哪里。