Як покращити етикет відеоконференцій

Отримайте максимальну віддачу від віртуальних зустрічей вашої команди, переконавшись, що ви знаєте, що потрібно робити, а чого слід уникати.

Людина бере участь у відеоконференції

Що таке відеоконференція?

Відеоконференція — це будь-який вид телекомунікації між двома або більшою кількістю людей із використанням відео- й аудіозв’язку. Віддалені працівники та люди, які живуть далеко від сім’ї та друзів, уже є експертами в області відеодзвінків. Зі збільшенням кількості людей, які працюють із дому та віддалено, спілкування з колегами за допомогою відеоконференцій стає дедалі більш поширеним.

Навіщо потрібен етикет відеоконференцій?

На сьогоднішній день програмне забезпечення для відеоконференцій використовується повсюдно, а тому можна припустити, що всі користувачі цього виду зв’язку добре знайомі з відповідними правилами етикету. Нічого страшного, якщо ви хочете поспілкуватися з родичами або друзями по FaceTime, не залишаючи свого затишного ліжка, але це неприйнятно для спілкування по роботі за допомогою засобів комунікації на кшталт Zoom, що потребує більшої уваги до пристойності й ефективності. Ви можете бути експертом у проведенні зустрічей в офісі, але додатковий віртуальний бар’єр відеоконференцій для декого може стати проблемою.

Працюючи з дому, людина може легко відволікатися та втрачати зосередженість, і відеоконференції не є винятком із цього правила. Так мило, коли собака учасника команди заходить у кімнату, але це симпатичне цуценя може відволікати від роботи. Те саме стосується й байдужих учасників зустрічі, які не слухають або не звертають увагу на те, що відбувається.

Основні правила етикету відеоконференцій

Перший крок до продуктивних відеодзвінків — переконатися, що все працює як із технічної, так і з людської точки зору. Щоби переконатися, що ви можете отримати максимальну користь від відеозустрічі з колегами, ми склали перелік найважливіших порад з етикету відеодзвінків.

Перевірте підключення до Інтернету й обладнання заздалегідь

Ви виглядатимете й почуватиметеся безпорадно та непрофесійно, якщо намагатиметеся почати зустріч із вимкнутим мікрофоном або вебкамерою. Якщо зустріч планувалася завчасно, перевірте налаштування відеоконференції заздалегідь, а не за дві хвилини до її початку. Перевірте вбудований мікрофон або гарнітуру, щоби переконатися, що ваше програмне забезпечення їх виявило.

Вам також потрібно перевірити, чи може ваше інтернет-з’єднання підтримувати відеоконференцію. Ви ж не хочете відключитися в найважливіший момент або серед розмови. Якщо вас турбує нестабільне з’єднання з Інтернетом, тоді слід записати інформацію заздалегідь. Dropbox Capture дозволяє заздалегідь записати себе та свій екран, щоби представити важливу роботу й легко поділитися нею зі своєю командою. 

Якщо у вас проблеми зі з’єднанням, існує багато програм, які дозволяють обмежити якість одержуваного відео або вимкнути його, щоби продовжити участь в аудіоформаті. Навіть якщо ви не можете підтримувати відеозв’язок з іншими учасниками команди, дуже важливо мати можливість стежити за перебігом зустрічі та брати в ній участь. Майте на увазі, що деякі люди можуть взагалі відмовитися від відео з різних причин, особливо якщо вони перебувають у спільному просторі з дітьми або домашніми тваринами або просто не хочуть, щоб їх бачили в цей момент. Це також не проблема.

Одягніться відповідно

Це траплялося з кожним хоча б раз у житті: ви кидаєтеся до портативного комп’ютера прямо з ліжка, щоби встигнути на зустріч команди о 9:00. Проте участь у відеозустрічі в піжамі може не найкращим чином вплинути на ваш діловий імідж. Якщо ви хочете справляти враження серйозної людини під час відеоконференції, одягніться відповідно. Діловий стиль одягу необов’язковий, але переконайтеся, що ви одягнені відповідно, щоби постати перед учасниками вашої команди. По-перше, так ви продемонструєте свою небайдужість, а по-друге, змінивши звичний спортивний одяг, ви зможете налаштуватися на продуктивну та предметну розмову з колегами.

Знайдіть тихе місце

Не в кожного є особистий кабінет для роботи з дому, проте важливо знайти або організувати собі тихе місце для відеоконференцій. Навіть якщо члени сім’ї, сусіди по кімнаті або домашні тварини, які блукають по кімнаті, не заважають вам, вони можуть відволікати ваших співрозмовників. Тому для участі у відеоконференції виберіть місце, де ніхто не ходитиме й не турбуватиме вас. Так ви зможете зосередитись на тому, що кажуть колеги, і усунути будь-який фоновий шум під час розмови.

Створіть підхожу обстановку

Ви вдяглися належним чином і знайшли тихе місце для відеодзвінка, а тепер зверніть увагу на те, як у камері виглядає обстановка навколо вас. Уся попередня підготовка не матиме значення, якщо ваші колеги не зможуть бачити вас, тому що в приміщенні занадто темно, або якщо вони будуть змушені дивитися на стос немитих тарілок у раковині. Приділіть трохи часу, щоби прибрати й облаштувати простір навколо себе. Відкрийте штори або ввімкніть світло, а якщо навколо не прибрано, скористайтеся зеленим екраном або віртуальним фоном, щоби приховати безлад. Наприклад, Zoom автоматично виявляє фон і дозволяє накласти на нього інше зображення.

Вимикайте звук мікрофона, коли не розмовляєте

Одним із найважливіших аспектів етикету відеодзвінків після початку наради є вимкнення звуку вашого мікрофона, коли ви не розмовляєте. Навіть якщо ви знайшли тихе місце для наради, ваш мікрофон усе одно вловлюватиме звуки, коли ви рухаєтеся, кашляєте або починаєте друкувати. Навряд чи ви хочете, щоби ваш колега був змушений повторювати сказане через те, що його випадково перервали, або щоб хтось помітив, нехай навіть на мить, що під час зустрічі ви займаєтеся іншими справами. У більшості програм для відеоконференцій є кнопка вимкнення звуку для вас або для дзвінка. Однак не забудьте ввімкнути звук, коли захочете щось сказати.

Дивіться в камеру

Вам може здатися, що під час відеодзвінка краще дивитися на відеозображення колег. Однак якщо ви хочете, щоб інші учасники наради зосередили свою увагу на вас, коли ви говорите, потрібно дивитися прямо в камеру. Навіть якщо ви не бачите своїх колег, погляд у камеру допомагає відтворити відчуття особистого спілкування, що гарантує, що їхня увага звернена на вас і вони справді слухають те, що ви кажете. Якщо ви хочете бачити колег, коли ви виступаєте, розташуйте відео на екрані безпосередньо поруч із камерою, щоб і камера, і відео були на рівні очей. Це не проблема для більшості портативних комп’ютерів, але вам може знадобитися щось перемістити, якщо ви працюєте на ПК.

Будьте уважні й зосереджені

Звичайно, коли ви берете участь у відеоконференції, найважливіше — це зосередитися на зустрічі. Випасти з наради під час відеоконференції набагато простіше, ніж тоді, коли ви перебуваєте в офісі. Це означає, що вам потрібно стежити за тим, щоб не вимикатися з процесу та поводитися як в офісі, навіть якщо ви сидите з портативним комп’ютером у своїй спальні. Для підтримки зосередженості вдома можна використовувати такі самі способи, як і в офісі: наприклад, можна робити нотатки, щоб легше засвоювати інформацію та реагувати на питання, що обговорюються. Також потрібно уникати спокуси перемикатися на інші вкладки та дії або заглядати в телефон. Навіть якщо вам здається, що у вас добре виходить робити кілька справ одночасно, відволікаючись, ви не отримаєте великої користі від зустрічі, на якій присутні.

Як провести відеоконференцію ефективно

Коли ви опануєте основи етикету відеоконференцій, у вас не буде проблем з організацією та проведенням відеодзвінків із колегами. Однак, як і в офісі, щоб організувати ефективні відеозустрічі та провести час із користю, знадобиться трохи більше зусиль. Якщо ви плануєте зустріч із колегами, переконайтеся, що у вас є всі необхідні матеріали. Подумайте, як залучити віддалених учасників зустрічі. На щастя, інтеграція Zoom із Dropbox спрощує використання файлів і програмного забезпечення для відеоконференцій, що дозволяє підвищити ефективність відеозустрічей.

Завжди складайте порядок денний

Першим кроком до організації ефективної зустрічі як в офісі, так і за його межами є визначення порядку денного. Цей крок сам по собі має велике значення для успіху відеоконференції. Завдяки шаблону порядку денного зустрічі, доступному в Dropbox, ви легко зможете визначити основні пункти вашої зустрічі та скласти порядок денний, яким можна буде поділитися з колегами. Ті колеги, які були запрошені на зустріч, але не змогли бути присутніми, потім зможуть переглянути цей документ. Або навіть краще: вони зможуть переглянути відеозапис дзвінка, який буде автоматично скопійовано в Dropbox із Zoom.

Діліться файлами й інформацією до початку зустрічі

Якщо ви очікуєте від вашої команди участі та співпраці під час відеодзвінка, важливо створити умови для цього. В офісі можна просто роздавати аркуші паперу або записувати те, що потрібно, на інтерактивній дошці, а відеоконференції вимагають більш ретельного планування. Підготуйте й поділіться файлами або документами, які вам знадобляться, до початку зустрічі, щоби ваші колеги не губились у здогадах. Коли всі підключаться, можна буде організувати показ вашого екрана й переглянути документ разом. Ви також можете поділитися цим файлом безпосередньо з Dropbox під час конференції в Zoom, і учасники команди зможуть додавати нотатки до файлу в режимі реального часу.

Розішліть запрошення заздалегідь

Коли ви працюєте в офісі, ви можете зібрати колег у переговорній кімнаті, просто підійшовши до їхніх робочих столів і запитавши, чи є у них 10 хвилин. Однак привернути увагу колег, які працюють із дому, буде набагато складніше, навіть із використанням Slack або інших програм для офісних чатів. Якщо ви хочете, щоб люди прийшли на вашу відеоконференцію, повідомте їх про неї заздалегідь. Якщо цього не зробити, вони можуть бути відсутніми на робочому місці в потрібний момент, і у них не буде часу прочитати порядок денний. Дайте всім необхідний час на підготовку до відеоконференції, налаштуйтеся самі й налаштуйте всю команду на успіх.

Співпраця за допомогою відеоконференцій

Робота команд у віддаленому режиме набуває дедалі більшої популярності, а тому відеодзвінки вже не просто замінюють зустрічі, а стають нормою для багатьох компаній. Оскільки відеоконференції відіграють важливу роль як в особистому, так і в діловому житті, важливо правильно користуватися цією технологією. Наступного разу, коли плануватимете зустріч у Zoom на 10:00, згадайте про наші поради з етикету відеоконференцій, щоб зустріч пройшла успішно. Підготовка до відеоконференції допоможе залучити вашу команду до процесу й підвищить ефективність вашої командної роботи онлайн у віддаленому форматі.

Відкрийте для себе кращий спосіб співпраці.

Початок роботи з Dropbox Business