Was sind Videokonferenzen?
Videokonferenzen sind alle Arten der Telekommunikation, die zwischen mindestens zwei Teilnehmern per Video- und Audioübertragung stattfinden. Fernarbeiter und Personen, die weit von Familie und Freunden entfernt wohnen, kennen sich mit Videoanrufen höchstwahrscheinlich schon sehr gut aus. Und da immer mehr Menschen im Home-Office oder per Fernarbeit tätig sind, wird auch die Kommunikation mit Kollegen per Videokonferenz immer wichtiger.
Weshalb spielt das Verhalten während einer Videokonferenz eine so große Rolle?
Da Videokonferenzsoftware heute so allgegenwärtig ist, könnte man fast meinen, dass alle Menschen die entsprechenden Verhaltensregeln inzwischen kennen. Doch es macht einen großen Unterschied, ob Sie gemütlich im Bett liegen und per FaceTime mit Familie oder Freunden quatschen oder professionelle Kommunikations-Tools wie Zoom verwenden, die sowohl in Sachen Ausstattung als auch bei der Wirksamkeit sehr viel mehr Voraussicht erfordern. Oder Sie sind vielleicht Experte für Meetings im Büro, doch die zusätzliche virtuelle Barriere eines Videokonferenz-Tools kann auch für alte Hasen eine neue Hürde darstellen.
Bei der Arbeit im Home-Office kann es durchaus vorkommen, dass man sich schneller ablenken lässt oder die Aufmerksamkeit schwindet – und bei Videokonferenzen ist das ganz ähnlich. Es ist vielleicht ganz nett, wenn der Hund eines Teammitglieds ins Zimmer kommt, er kann aber auch ganz schnell zur Ablenkung werden. Das gilt auch für teilnahmslose Kollegen, die eindeutig nicht zuhören und dem Meeting keine Aufmerksamkeit schenken.
Grundregeln für das Verhalten während Videokonferenzen
Der erste Schritt in Richtung eines produktiven Videoanrufs ist, dass er sowohl aus technischer als auch aus menschlicher Sicht funktionell ist. Möchten Sie also mit Videobesprechungen mit Kollegen bestmögliche Ergebnisse erzielen, können Sie unsere unten stehende Checkliste verwenden, in der wir die wichtigsten Tipps für Verhaltensweisen während Videokonferenzen für Sie zusammengefasst haben.
Internet und Hardware vor dem Meeting prüfen
Wenn Sie versuchen, ein Meeting zu eröffnen, aber Ihr Mikrofon oder Ihre Webcam funktionieren nicht, wirken Sie unvorbereitet und unprofessionell. Sollten Sie das Meeting bereits im Voraus geplant haben, stellen Sie vor Beginn sicher, dass Ihr Videokonferenz-Setup auch tatsächlich funktioniert – und das nicht erst zwei Minuten vor Beginn des Meetings. Prüfen Sie Ihr integriertes Mikrofon oder Headset, um sicherzustellen, dass die Software es problemlos erkennt.
Außerdem sollten Sie prüfen, ob Ihre Internetverbindung eine Videokonferenz unterstützt. Schließlich wäre es mehr als nur unpraktisch, wenn Sie während eines wichtigen Augenblicks oder mitten im Gespräch aus der Konferenz fliegen würden. Wenn Sie Bedenken wegen Ihrer Internetverbindung haben, ist eine sichere Methode, die Informationen vorher aufzunehmen. Dropbox Capture ermöglicht es Ihnen, sich und Ihren Bildschirm vorab aufzuzeichnen, um wichtige Arbeiten zu präsentieren und sie ganz einfach mit Ihrem Team zu teilen.
Sollte Ihre Verbindung nur schwer Schritt halten können, können Sie bei vielen Apps die empfangene Videoqualität herabsetzen oder das Video ganz abstellen, um zumindest per Ton an der Konferenz teilnehmen zu können. Selbst, wenn Sie nicht zusammen mit den anderen im Video zu sehen sind, können Sie sich einbringen und dem Gespräch folgen – und das ist schließlich Sinn der Sache. Denken Sie daran, dass sich einige Personen unter Umständen aus verschiedenen Gründen komplett gegen die Übermittlung von Video entscheiden – beispielsweise dann, wenn sie sich ein Zimmer mit Kindern oder Haustieren teilen oder im Moment einfach nicht gesehen werden möchten. Auch das ist in Ordnung.
Die passende Kleidung auswählen
Wir alle haben es schon einmal getan: Wir haben uns aus dem Bett gequält und gerade pünktlich zur Teambesprechung um 9 Uhr an den Laptop gesetzt. Allerdings ist eine Teilnahme an einer Videokonferenz im Schlafanzug alles andere als professionell. Wenn Sie während einer Videokonferenz ernst genommen werden möchten, ziehen Sie sich entsprechend an. Dazu müssen Sie nicht zwangsläufig den Anzug aus dem Schrank holen, aber stellen Sie sicher, dass Sie gut genug angezogen sind, um sich Ihren Teammitgliedern präsentieren zu können. So sehen Sie nicht nur aus, als wäre Ihnen das Meeting wichtig, sondern können mit der richtigen Kleidung auch die richtige Einstellung für ein produktives und konzentriertes Gespräch mit Ihren Kollegen erreichen.
Einen ruhigen Ort suchen
Nicht jeder hat ein eigenes Büro, in das er sich bei der Arbeit im Home-Office zurückziehen kann. Trotzdem ist es wichtig, dass Sie sich für Videokonferenzen einen Ort einrichten oder suchen, an dem Sie ungestört sind. Selbst dann, wenn sich in Ihrer Wohnung keine Familie, Mitbewohner oder Haustiere aufhalten, die Sie ablenken können, ist das bei einigen anderen Konferenzteilnehmern sicherlich der Fall. Wenn Sie sich also zu einer Videokonferenz hinsetzen, stellen Sie sicher, dass Sie sich an einem Ort befinden, an dem es unwahrscheinlich ist, dass jemand hereinkommt und Sie stört. So können Sie sich auf Ihre Kollegen konzentrieren, wenn diese sprechen, und vermeiden Hintergrundgeräusche, wenn Sie an der Reihe sind.
Hintergrund smart wählen
Sie sind passend für Ihren Videoanruf angezogen und befinden sich an einem ungestörten Ort. Nun sollten Sie sich einmal kurz in Ihrer Umgebung umsehen und darauf achten, wie diese vor der Kamera wirkt. Wenn es so dunkel ist, dass Ihre Kollegen Sie nicht sehen, oder im Hintergrund ein Stapel dreckiges Geschirr steht, spielt Ihre gründliche Vorbereitung plötzlich keine Rolle mehr. Nehmen Sie sich etwas Zeit, Ihre Umgebung aufzuräumen und passend einzurichten. Öffnen Sie die Vorhänge, schalten Sie das Licht ein oder nutzen Sie bei unordentlichem Hintergrund einen Green Screen oder einen virtuellen Hintergrund. Zoom beispielsweise erkennt Ihren Hintergrund automatisch und ermöglicht es Ihnen, ihn durch ein individuell gewähltes Bild zu ersetzen.
Mikrofon immer stummschalten, wenn Sie gerade nicht an der Reihe sind
Ihr Meeting ist jetzt endlich gestartet. Nun ist es besonders wichtig, dass Sie Ihr Mikrofon stummschalten, wenn Sie gerade nicht sprechen. Selbst wenn Sie sich einen ruhigen Ort für Ihr Meeting ausgesucht haben, nimmt Ihr Mikrofon Geräusche wie Ihre Bewegungen, Husten oder Tippen auf. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass jemand das Gesagte wiederholen muss, weil das Gespräch versehentlich unterbrochen wurde, oder dass jemand Sie dabei ertappt, wie Sie während des Meetings an etwas anderem arbeiten – und sei es noch so kurz. Die meisten Videokonferenzplattformen verfügen über eine Schaltfläche, über die Sie sich stummschalten können. Denken Sie aber daran, die Stummschaltung wieder zu deaktivieren, wenn Sie etwas beitragen möchten.
In die Kamera blicken
Wenn Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, scheint es das Sinnvollste zu sein, sich die Video-Feeds der anderen Konferenzteilnehmer anzusehen. Wenn Sie aber möchten, dass sich die anderen auf Sie konzentrieren, wenn Sie sprechen, blicken Sie stattdessen direkt in die Kamera. Selbst, wenn Sie Ihre Kollegen so nicht sehen können, hilft es dabei, das Gefühl der direkten Kommunikation nachzuahmen. So passen Ihre Kollegen auf und hören dem Gesagten auch wirklich zu. Wenn Sie Ihre Kollegen beim Sprechen sehen möchten, positionieren Sie das Video auf dem Bildschirm direkt neben der Kamera, sodass sich beide auf Augenhöhe befinden. Bei den meisten Laptops ist das kein Problem, aber wenn Sie mit einem Desktop arbeiten, ist die Einrichtung manchmal etwas komplizierter.
Aufpassen und konzentrieren
Sobald die Videokonferenz beginnt, ist es selbstverständlich das Wichtigste, sich auf das Meeting zu konzentrieren. Es ist viel einfacher, während einer Videokonferenz geistig abzuschalten und damit davonzukommen, als im Büro. Bringen Sie sich also so ein, wie Sie es im Büro tun würden – auch dann, wenn Sie mit dem Laptop im heimischen Schlafzimmer sitzen.Sich zu Hause zu konzentrieren, funktioniert genau wie im Büro: Machen Sie sich beispielsweise Notizen, um das Gesagte genauer zu verfolgen und darauf reagieren zu können. Außerdem müssen Sie der großen Versuchung widerstehen, den Tab zu wechseln und etwas anderes zu tun oder mit dem Smartphone zu spielen. Vielleicht halten Sie sich selbst für einen guten Multitasker, aber die Wahrheit ist: Wenn Sie abgelenkt sind, haben Sie nicht viel von dem Meeting, an dem Sie gerade teilnehmen.
Wie funktioniert eine effektive Videokonferenz?
Wenn Sie die grundlegenden Verhaltensweisen während Videokonferenzen kennen, sollten Sie keine Probleme mehr dabei haben, Videoanrufe mit Kollegen zu planen und durchzuführen. Etwas zeitaufwendiger ist es jedoch, Ihre Videobesprechungen effektiv zu gestalten und Zeit produktiv zu nutzen – genau wie im Büro. Wenn Sie also Meetings mit Kollegen planen, achten Sie darauf, dass Sie alle notwendigen Materialien zur Hand haben. Überlegen Sie, wie Sie mobil am Meeting teilnehmende Personen ansprechen. Praktischerweise ermöglicht es Ihnen die Zoom-Integration in Dropbox, Ihre Dateien und Videokonferenz-Software für effektivere Videobesprechungen einzusetzen.
Nie ohne Tagesordnung arbeiten
Egal, ob Sie sich im Büro befinden oder eine Videokonferenz planen – der erste Schritt in Richtung eines effektiven Meetings ist eine klare Tagesordnung. Allein das macht einen großen Unterschied, ob Ihre Videokonferenz ein Erfolg wird oder nicht. Mit der Vorlage für Tagesordnungen, die in Dropbox zur Verfügung steht, können Sie eine Tagesordnung erstellen, die mit anderen geteilt werden kann und in der die Kernpunkte Ihres Meetings zusammengefasst sind. Kollegen, die zwar zum Meeting eingeladen wurden, aber nicht teilnehmen können, können sich das Dokument auch im Nachhinein ansehen. Oder noch besser: Sie können sich die Videoaufzeichnung der Besprechung ansehen, die direkt von Zoom in Dropbox kopiert wird.
Dateien und Informationen rechtzeitig vor dem Meeting teilen
Wenn Sie von Ihrem Team während eines Videoanrufs Input und Zusammenarbeit erwarten, müssen Sie ihm erst den entsprechenden Kontext bereitstellen. Im Büro könnten Sie einfach ein Blatt Papier herumreichen oder Notizen auf einem Whiteboard machen, doch bei einer Videokonferenz ist mehr Voraussicht gefragt. Bereiten Sie Dateien und Dokumente vor, die Sie für das Meeting benötigen, und geben Sie sie frei, damit Ihre Kollegen rundum informiert sind. Sobald alle zugeschaltet sind, können Sie außerdem Ihren Bildschirm teilen, um das Dokument Schritt für Schritt durchzugehen und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Oder noch besser: Geben Sie die Datei direkt über Dropbox im Zoom-Meeting frei, sodass Ihre Teammitglieder in Echtzeit Ergänzungen hinzufügen können.
Einladungen im Voraus versenden
Im Büro ist es einfacher, Kollegen in einem Meetingraum zu versammeln. Manchmal reicht es, sie kurz anzusprechen und zu fragen, ob sie 10 Minuten Zeit haben. Wenn das Team im Home-Office arbeitet, ist es allerdings meist schwerer, die Aufmerksamkeit zu erregen – selbst, wenn Sie Slack oder andere Apps für geschäftliche Chats verwenden. Wenn Sie möchten, dass Ihre Kollegen zur Videokonferenz erscheinen, müssen Sie sie im Voraus darüber informieren. Tun Sie das nicht, kann es passieren, dass sie sich nicht am Platz befinden und keine Zeit hatten, sich die Tagesordnung durchzulesen. Geben Sie allen die für die Vorbereitung auf den Videoanruf notwendige Zeit und der Erfolg ist Ihnen und Ihrem Team garantiert.
Aktiv zusammenarbeiten dank Videokonferenzen
Virtuelle Teams sind heute zunehmend an der Tagesordnung. Damit sind Videoanrufe nicht länger nur ein Ersatz für persönliche Meetings, sondern werden für viele Unternehmen langsam aber sicher zur Norm. Doch wenn Videokonferenzen für Sie sowohl privat als auch beruflich immer wichtiger werden, ist es zwingend notwendig, dass Sie die verfügbare Technologie auch richtig nutzen. Wenn Sie also das nächste Mal ein Zoom-Meeting für 10 Uhr planen, halten Sie sich an unsere Empfehlungen für das Verhalten bei Videokonferenzen, um sicherzustellen, dass Ihr Meeting ein voller Erfolg wird. Wenn Sie sich auf Ihre Videokonferenz richtig vorbereiten, motivieren Sie Ihr Team dazu, sich einzubringen, und fördern Sie auf diese Weise sogar im Home-Office die Teamarbeit online.