Il galateo delle videoconferenze

Sfrutta al massimo le riunioni virtuali del tuo team assicurandoti di sapere cosa fare e cosa evitare.

Che cos'è una videoconferenza?

Con videoconferenza si intende qualsiasi tipo di telecomunicazione tra due o più persone tramite video e audio. I dipendenti in smart working e coloro che vivono lontano da familiari e amici sono già probabilmente esperti in videochiamate. Inoltre, con il crescente numero di persone che lavorano da casa e da remoto, comunicare con i colleghi tramite videoconferenze sta diventando una pratica sempre più comune.

Perché utilizzare un galateo per le videoconferenze?

Considerato quanto siano onnipresenti i software di videoconferenza, si potrebbe pensare che il galateo da osservare sia ormai ben noto. Mentre di solito non c'è alcun problema nel fare una videochiamata con FaceTiming a familiari o amici dalla comodità del proprio letto, non è così con gli strumenti di comunicazione sul posto di lavoro, come Zoom, che richiedono una maggiore lungimiranza sia in termini di decoro che di efficacia. Anche per gli esperti nell'organizzazione di riunioni in ufficio, l'aggiunta di una barriera virtuale alle soluzioni di videoconferenza può rappresentare una sfida.

Quando si lavora da casa è infatti facile distrarsi o perdere la concentrazione e le riunioni in videoconferenza non fanno eccezione. Anche se può essere divertente vedere il cane di un membro del team vagare per la stanza, quel cucciolo amabile può rivelarsi troppo distraente. Lo stesso vale per i partecipanti disinteressati che chiaramente non ascoltano o non prestano attenzione alla riunione.

Regole di base per l'uso delle soluzioni di videoconferenza

Il primo passo per rendere una videochiamata produttiva è assicurarsi che sia funzionale, sia dal punto di vista tecnologico che da una prospettiva umana. Per consentirti di sfruttare al meglio le riunioni video con i colleghi, abbiamo creato un elenco di controllo di alcuni dei più importanti suggerimenti per il galateo delle videochiamate da seguire:

Controlla in anticipo la tua connessione Internet e l'hardware

Se cerchi di avviare una riunione ma il microfono o la webcam non funzionano, apparirai goffo e poco professionale. Se hai pianificato una riunione, assicurati sempre prima che le impostazioni di videoconferenza funzionino in anticipo, non due minuti prima dell'inizio della riunione. Verifica che il microfono o l'auricolare siano stati rilevati dal software.

Ti consigliamo anche di verificare che la connessione Internet sia in grado di sostenere una videoconferenza. Non vorrai certo che la connessione cada in un momento critico o a metà conversazione. Se la tua connessione presenta delle difficoltà, esistono molte applicazioni che consentono di limitare la qualità del video in ingresso o di disattivarlo in modo da poter partecipare soltanto via audio. Anche se non partecipi al video con tutti gli altri, essere in grado di interagire e seguire è la cosa più importante. Tieni presente che alcune persone possono scegliere di non attivare completamente l'opzione video per vari motivi, in particolare se si trovano in uno spazio condiviso con bambini o animali domestici o se semplicemente non vogliono essere viste in quel momento. Anche questo va bene.

Scegli un abbigliamento idoneo

L'abbiamo fatto tutti almeno una volta: scendere dal letto e mettersi direttamente al laptop per la riunione del team delle 9. Partecipare a una videoconferenza in pigiama, tuttavia, potrebbe non essere la scelta migliore per affermare la tua professionalità. Se vuoi essere preso sul serio in una videoconferenza, vestiti in modo adatto. Anche se non devi necessariamente indossare un abito formale, assicurati di essere vestito in modo idoneo per essere visto dai membri del tuo team. Non darai solo l'impressione di prenderti cura di te: indossare qualcosa di diverso da una felpa ti aiuterà a entrare nella giusta mentalità per avere una conversazione produttiva e mirata con i colleghi.

Trova uno spazio tranquillo

Non tutti hanno un ufficio privato disponibile a casa, ma è importante che tu possa trovare o creare uno spazio tranquillo per le videoconferenze. Anche se non ritieni che familiari, coinquilini o animali domestici che vagano nei dintorni siano una distrazione mentre lavori, alcuni dei tuoi partecipanti potrebbero pensare il contrario. Quindi, quando ti siedi per una videoconferenza, assicurati di trovarti in un punto in cui nessuno possa passare o disturbarti. Riuscirai così a rimanere concentrato sui tuoi colleghi mentre parlano e rimuovere qualsiasi rumore di fondo quando parli.

Inquadra la scena

Ora che sei vestito e ti trovi in un posto appartato per la videochiamata, fai attenzione a ciò che ti circonda e a come appare sulla fotocamera. La preparazione sarà stata del tutto inutile se i tuoi colleghi non riescono a vederti perché è troppo buio o se tutto ciò che riescono a scorgere è una pila di piatti sporchi nel lavabo. Prenditi un momento per pulire e sistemare lo spazio intorno a te. Apri le tende o accendi le luci oppure, se il problema è un arredamento dall'aspetto irrecuperabile, utilizza uno schermo verde o uno sfondo virtuale per oscurarlo. Zoom, ad esempio, rileva automaticamente lo sfondo e ti consente di sovrapporlo con un'immagine.

Se non devi parlare, silenzia il microfono

Una volta che la riunione è finalmente iniziata, uno degli aspetti più importanti del galateo delle videochiamate prevede di disattivare il microfono quando non si parla. Anche se hai trovato un luogo tranquillo per la riunione, il microfono continuerà a catturare i rumori se ti sposti, tossisci o inizi a digitare. L'ultima cosa che vuoi è che qualcuno debba ripetersi per un'interruzione accidentale o che ti scopra, non importa quanto brevemente, a lavorare su qualcos'altro a metà riunione. La maggior parte dei software per videoconferenze dispone di un pulsante di silenziamento per se stessi o per la chiamata: basta assicurarsi di riattivare l'audio quando è necessario parlare.

Guarda la videocamera

Quando fai una videochiamata, può venire naturale guardare i feed video degli altri partecipanti. Tuttavia, se vuoi che altre persone si concentrino su di te quando parli, dovrai guardare direttamente nella telecamera. Anche se non riesci a vedere i tuoi colleghi, guardare nella telecamera ti aiuterà a replicare la sensazione di comunicazione faccia a faccia, assicurandoti che prestino attenzione e ascoltino veramente ciò che dici. Se vuoi vederli mentre parli, posiziona il video sullo schermo direttamente accanto alla telecamera in modo che entrambi siano a livello degli occhi. Questo non è un problema per la maggior parte dei laptop, ma potrebbe essere necessario rivedere la configurazione se lavori su desktop.

Presta attenzione e rimani concentrato

Naturalmente, una volta iniziata la videoconferenza, la cosa più importante che puoi fare è concentrarti sulla riunione. Sintonizzarsi su una riunione mentre si è in videoconferenza è molto più facile da fare che in ufficio. Ciò significa che spetta a te assicurarti di partecipare come se fossi in ufficio, anche se sei seduto davanti al laptop nella tua camera da letto. Rimanere concentrati a casa è possibile nello stesso modo in cui lo è in ufficio: ad esempio, prendere appunti può aiutarti ad assimilare i concetti e rispondere a quanto discusso. Tuttavia, è necessario anche evitare la tentazione di scambiare schede su altre attività o semplicemente guardare il telefono. Anche se pensi di essere bravo nel multitasking, se ti distrai non assorbirai molto della riunione in corso.

Come partecipare in modo efficace a una videoconferenza

Una volta acquisite le basi del galateo della videoconferenza, non dovresti avere problemi a organizzare e partecipare a videochiamate con i tuoi colleghi. Tuttavia, proprio come quando sei in ufficio, serve un po' più di impegno per rendere efficaci le videoconferenze e produttivo il tempo impiegato. Quindi, se stai pianificando una riunione con i colleghi, assicurati di avere tutto il materiale di cui hai bisogno. Fortunatamente, l'integrazione di Zoom con Dropbox semplifica l'utilizzo di file e software per videoconferenze per riunioni video più efficaci.

Definisci sempre un ordine del giorno

Il primo passo per rendere efficace una riunione, dentro o fuori sede, consiste nel definire un ordine del giorno. Questo è fondamentale nel determinare il successo di una videoconferenza. Con il modello di pianificazione delle riunioni disponibile in Dropbox, è facile creare rapidamente un ordine del giorno da condividere che illustri i punti di base della riunione. Anche i colleghi invitati alla riunione che non possono partecipare potranno rivedere questo documento in seguito. Ancora meglio, potranno guardare la registrazione video copiata automaticamente in Dropbox da Zoom.

Condividere file e informazioni prima della riunione

Se ti aspetti input e collaborazione dai membri del tuo team in una videochiamata, è importante fornire loro il contesto per farlo. Se in ufficio è possibile passare semplicemente un foglio o scrivere su una lavagna, le videoconferenze richiedono una pianificazione più avanzata. Prepara e condividi file o documenti di cui avrai bisogno prima della riunione, in modo che i tuoi colleghi non debbano fare supposizioni. Una volta che siete tutti in linea, potrai anche possibile condividere lo schermo per scorrere il documento insieme in modo che tutti siano sincronizzati. Ancora meglio, potrai condividere il file direttamente da Dropbox su Zoom, dove i membri del team potranno aggiungerlo in tempo reale.

Invia in anticipo gli inviti

In ufficio, portare le persone in una sala riunioni può significare semplicemente vagare fino alla loro scrivania e chiedere se hanno 10 minuti a disposizione. Può essere molto più difficile attirare l'attenzione delle persone mentre si lavora da casa, anche quando si utilizza Slack o altre applicazioni di chat per l'ufficio. Se vuoi che le persone si presentino alla tua videoconferenza, devi comunicarglielo in anticipo. Se non lo fai, è probabile che non si trovino alla scrivania e non abbiano avuto il tempo di leggere l'ordine del giorno. Lascia a tutti il tempo necessario per prepararsi alla videoconferenza e preparati assieme al tuo team perché la riunione dia i suoi frutti.

La collaborazione tramite videoconferenza

Con l'aumentare dei team da remoto, le videochiamate non sono più solo un sostituto delle riunioni, ma stanno diventando la norma per molte aziende. Inoltre, grazie alle soluzioni di videoconferenza che svolgono un ruolo sempre più importante nella vita privata e lavorativa, è essenziale utilizzare la tecnologia in modo appropriato. Quindi, la prossima volta che pianificherai una riunione Zoom per le 10 del mattino, usa il nostro galateo per le videoconferenze in modo per garantire la riuscita della riunione. Prepararsi a una videoconferenza aiuterà il tuo team a partecipare e, in ultima analisi, a migliorare il lavoro di squadra online in smart working.