Czym jest wideokonferencja?
Wideokonferencja jest dowolną formą telekomunikacji z użyciem obrazu i dźwięku pomiędzy co najmniej dwiema osobami. Osoby pracujące zdalnie, a także ci, którzy na co dzień mieszkają z dala od swoich bliskich, są już zapewne ekspertami w rozmowach wideo. Biorąc pod uwagę, że coraz więcej osób pracuje z domu oraz zdalnie, wideokonferencje zyskują na popularności jako sposób komunikacji między współpracownikami.
Do czego potrzebna jest etykieta wideokonferencji?
Mogłoby się wydawać, że skoro różne programy do wideokonferencji są obecnie bardzo popularne, zasady wideokonferencyjnej etykiety powinny być już wszystkim dobrze znane. Aby spotkania służbowe z użyciem profesjonalnych narzędzi komunikacji — takich jak, na przykład, Zoom — były efektywne, wymagają one nieco więcej przemyślenia i wyczucia niż spontaniczna rozmowa ze znajomymi lub rodziną przez FaceTime, którą możemy przeprowadzić nawet w piżamie. Nawet jeśli prowadzenie spotkań w siedzibie firmy wychodzi Ci świetnie, wideokonferencje wciąż mogą stanowić dla Ciebie wyzwanie i wymagać pokonania pewnej bariery.
Podczas pracy z domu często napotykamy wiele czynników rozpraszających lub mamy problemy z koncentracją – również podczas wideokonferencji. I choć miło jest zobaczyć na ekranie uroczy pyszczek psa jednego z członków zespołu, to musimy pamiętać, że pupil może być w tym momencie czynnikiem rozpraszającym. Są nim również uczestnicy wideokonferencji, którzy nie wykazują zaangażowania – nie słuchają i nie uczestniczą czynnie w spotkaniu.
Podstawowe zasady dotyczące etykiety wideokonferencji
Pierwszym krokiem do przeprowadzenia produktywnej wideokonferencji jest upewnienie się, że jesteśmy do niej odpowiednio przygotowani – zarówno od strony technicznej, jak i personalnej. Aby więc upewnić się, że w pełni wykorzystasz czas zdalnego spotkania ze współpracownikami, przygotowaliśmy listę kontrolną dotyczącą najważniejszych porad w zakresie etykiety wideokonferencji:
Sprawdź z wyprzedzeniem swoje połączenie internetowe oraz potrzebny sprzęt
Wyobraź sobie, że próbujesz rozpocząć spotkanie, jednak Twój mikrofon lub kamera internetowa odmawia posłuszeństwa. Nie robi to profesjonalnego wrażenia. Jeśli termin spotkania jest ustalony z wyprzedzeniem, zawsze upewnij się, że cały niezbędny sprzęt działa i jest odpowiednio ustawiony. Zrób to wcześniej, a nie na kilka minut przed planowanym spotkaniem. Sprawdź, czy oprogramowanie, którego będziesz używać, wykrywa Twój zestaw słuchawkowy lub wbudowany mikrofon.
Należy także sprawdzić, czy połączenie internetowe jest wystarczająco dobre do przeprowadzenia wideokonferencji. Pozwoli to uniknąć niepożądanej sytuacji, w której połączenie zostanie przerwane w ważnym momencie lub w trakcie rozmowy. Jeśli obawiasz się o swoje połączenie internetowe, bezpiecznym rozwiązaniem byłoby wcześniejsze zarejestrowanie informacji. Dropbox Capture pozwala wstępnie nagrać siebie i swój ekran, dzięki czemu możesz zaprezentować ważną pracę i łatwo udostępnić ją zespołowi.
Jeśli masz problemy z połączeniem, wiele aplikacji pozwala na zmniejszenie jakości obrazu lub wyłączenie kamery – wówczas wciąż możesz uczestniczyć w spotkaniu werbalnie. Najważniejsze, że wciąż aktywnie bierzesz w nim udział i nic Cię nie omija, nawet jeśli inni uczestnicy nie widzą Cię na ekranie. Pamiętaj, że istnieje wiele powodów, dla których niektóre osoby mogą zrezygnować z włączenia kamery internetowej: być może są właśnie w pomieszczeniu z dziećmi lub zwierzętami albo po prostu nie czują się na tyle swobodnie. To również jest w porządku.
Ubierz się
Czy komuś z nas przynajmniej raz nie zdarzyło się wstać z łóżka i od razu usiąść przed laptopem, aby uczestniczyć w porannym spotkaniu służbowym? Jeśli jednak pojawisz się na zdalnym spotkaniu w piżamie, nie wpłynie to dobrze na Twój wizerunek wśród współpracowników. Jeśli chcesz, aby inny traktowali Cię poważnie podczas wideokonferencji, ubierz się odpowiednio. I chociaż nie ma konieczności ubierania się w najbardziej elegancki strój, upewnij się, że Twój ubiór jest odpowiedni – będą Cię przecież widzieć inni członkowie zespołu. Po pierwsze, pokażesz w ten sposób, że traktujesz to spotkanie poważnie. Po drugie, odpowiedni strój pomoże Ci poczuć, że jesteś w pracy i przeprowadzić rozmowę ze współpracownikami w atmosferze produktywności i skupienia.
Wybierz ciche pomieszczenie
Nie wszyscy mamy specjalny gabinet do pracy w domu. Ważne jest jednak, aby wybrać miejsce, w którym będzie panowała cisza, przynajmniej na czas wideokonferencji. Pamiętaj, że nawet jeśli przechadzająca się w tle rodzina, współlokatorzy czy zwierzęta domowe nie są dla Ciebie czynnikiem rozpraszającym, to mogą oni rozpraszać innych rozmówców. Przygotowując się więc do wideokonferencji, wybierz miejsce, w którym inni domownicy nie będą Ci przeszkadzać. Dzięki temu z łatwością skupisz się na tym, co chcą Ci przekazać współpracownicy i wyeliminujesz niepotrzebne odgłosy z otoczenia.
Wybierz odpowiedni kadr
Teraz kiedy masz już odpowiedni strój i odpowiednie miejsce do rozmowy wideo, zwróć uwagę na to, co Twoi rozmówcy zobaczą w kadrze. Twoje przygotowania mogą pozostać niezauważone, jeśli pomieszczenie, w którym się znajdujesz jest zbyt ciemne i sprawia, że współpracownicy słabo Cię widzą lub gdy mistrzem drugiego planu jest rzucająca się w oczy sterta brudnych naczyń w zlewie. Poświęć chwilę na uporządkowanie i przygotowanie miejsca pracy. Odsłoń zasłony lub zapal światło. Jeśli problemem są przedmioty w tle, które sprawiają wrażenie nieporządku, użyj zielonego ekranu lub wirtualnego tła, aby je zasłonić. Na przykład platforma Zoom automatycznie wykrywa Twoje tło i pozwala Ci je ukryć za pomocą obrazu.
Wycisz mikrofon, kiedy nie zabierasz głosu
Kiedy spotkanie już trwa, jednym z najważniejszych punktów etykiety rozmów wideo jest wyciszenie mikrofonu, gdy nie zabierasz głosu. Nawet jeśli znajdujesz się w cichym pomieszczeniu, Twój mikrofon wciąż będzie wykrywał drobne dźwięki, kiedy się poruszysz, zakaszlesz lub zaczniesz pisać na klawiaturze komputera. A z pewnością nie chcesz, aby uczestnicy spotkania musieli powtarzać swoje wypowiedzi ze względu na drobne zagłuszenia lub żeby zorientowali się, że robisz coś innego w trakcie spotkania, nawet jeśli trwa to bardzo krótką chwilę. Większość programów do wideokonferencji posiada przycisk do wyciszania mikrofonu lub rozmowy. Pamiętaj jedynie, aby z powrotem włączyć mikrofon, kiedy zabierasz głos.
Patrz w kamerę
Podczas wideokonferencji naturalnym jest, że patrzymy na kanały wideo innych uczestników. Jeśli zależy Ci jednak na tym, aby utrzymać na sobie uwagę innych podczas Twojej wypowiedzi, patrz prosto w kamerę. Nawet jeśli sprawia to, że nie widzisz Twoich współpracowników, patrzenie w kierunku kamery pozwala stworzyć poczucie bezpośredniej komunikacji, dzięki czemu uczestnicy słuchają Twojej wypowiedzi w skupieniu. Jeśli zależy Ci na tym, aby widzieć innych uczestników, gdy się wypowiadasz, umieść wideo na ekranie zaraz obok kamery, aby obydwa elementy znajdowały się na wysokości Twojego wzroku. Nie powinno być to problemem, jeśli pracujesz na laptopie, ale może wymagać zmiany ustawień na komputerze stacjonarnym.
Słuchaj w skupieniu
Oczywiście w czasie trwania wideokonferencji, najważniejszym zadaniem jest uważne słuchanie tego, o czym mówi się spotkaniu. Znacznie łatwiej jest bezkarnie odpłynąć myślami podczas wideokonferencji niż podczas spotkania w biurze. Do Twoich obowiązków należy więc zmotywowanie się do uczestnictwa w spotkaniu z takim zaangażowaniem, z jakim robisz to w biurze, nawet jeśli odbywa się ono w domowym zaciszu przed laptopem. Aby skupić się w domu, możesz używać tych samych metod, co w biurze. Sporządzanie notatek, na przykład, pomoże Ci lepiej przyswoić informacje i odnieść się do omawianych kwestii. Z drugiej jednak strony, nie możesz ulec pokusie otwierania nowych kart przeglądarki niezwiązanych ze spotkaniem lub patrzenia w telefon. Nawet jeśli uważasz, że masz dobrą podzielność uwagi, niewiele wyniesiesz ze spotkania, kiedy towarzyszą Ci czynniki rozpraszające.
Jak efektywnie prowadzić wideokonferencje
Jeśli znasz już podstawy etykiety wideokonferencji, organizacja i przeprowadzenie rozmowy wideo ze współpracownikami nie powinny stanowić dla Ciebie problemu. Jednak podobnie jak w przypadku spotkań w biurze, musisz włożyć nieco wysiłku, aby Twoje zdalne spotkania były efektywne, a poświęcony na nie czas został spędzony produktywnie. Jeśli więc planujesz spotkanie ze współpracownikami, upewnij się, że masz pod ręką wszystkie niezbędne materiały. Zastanów się, jak zaangażować uczestników spotkania zdalnego. Na szczęście integracja Zoom z Dropbox sprawia, że korzystanie z plików i oprogramowania do wideokonferencji jest niezwykle łatwe. Dzięki temu zdalne spotkania stają się bardziej efektywne.
Zawsze ustalaj harmonogram
Bez względu na to, czy spotkanie odbywa się w biurze czy poza nim, elementem, który sprzyja jego efektywności, jest określony harmonogram. Ma on bardzo duży wpływ na to, czy wideokonferencja przebiegnie pomyślnie. Dostępny w Dropbox szablon harmonogramu spotkania pomoże Ci z łatwością stworzyć harmonogram zawierający główne punkty spotkania, który można udostępnić. Dokument ten będzie również dostępny do wglądu dla osób, które zostały zaproszone na spotkanie, jednak nie były w stanie w nim uczestniczyć. Co więcej, będą one mogły obejrzeć nagranie wideo ze spotkania, które zostanie automatycznie skopiowane z Zoom do Dropbox.
Udostępniaj pliki i informacje przed spotkaniem
Jeśli liczysz na zaangażowanie i wkład Twojego zespołu w wirtualne spotkanie, należy zapewnić wszystkim odpowiednie materiały. Podczas spotkania w biurze możesz po prostu pokazać uczestnikom dokument lub zapisać informacje na tablicy. Wideokonferencje wymagają jednak bardziej zaawansowanego planowania. Przygotuj, a następnie udostępnij pliki lub foldery przed spotkaniem, aby Twoi współpracownicy wiedzieli, o czym mówisz. Kiedy nawiążecie już połączenie, możesz również udostępnić swój ekran, aby z łatwością omówić poszczególne elementy dokumentu. Co więcej, możesz następnie udostępnić ten plik bezpośrednio z Dropbox na platformie Zoom, gdzie członkowie zespołu mogą go modyfikować w czasie rzeczywistym.
Roześlij zaproszenia z wyprzedzeniem
Kiedy jesteście w biurze, zorganizowanie spotkania może ograniczyć się jedynie do podejścia do każdego z uczestników i zapytania, czy mogą oderwać się od pracy na kilka minut. Zadanie to może okazać się nieco trudniejsze, kiedy pracujecie zdalnie, nawet jeśli używacie aplikacji Slack lub innych komunikatorów biurowych. Jeśli chcesz, aby osoby stawiły się na organizowaną przez Ciebie wideokonferencję, musisz wysłać im zaproszenia z wyprzedzeniem. Jeśli tego nie zrobisz, musisz liczyć się z tym, że być może nie będą właśnie przy komputerze i nie zdążą przeczytać harmonogramu. Daj wszystkim wystarczająco dużo czasu, aby przygotowali się do wideokonferencji. W ten sposób zarówno Ty, jak i cały Twój zespół, będziecie skazani na sukces.
Współpraca za pomocą wideokonferencji
Biorąc pod uwagę, że zespoły zdalne stają się coraz bardziej powszechne, rozmowy wideo nie są już jedynie substytutami spotkań. Stają się one standardowym sposobem pracy wielu firm. Skoro wideokonferencje odgrywają coraz większą rolę w naszym życiu zawodowym i prywatnym, konieczna jest umiejętność właściwego korzystania z technologii. Zatem następnym razem przy planowaniu porannego spotkania na platformie Zoom, skorzystaj z naszej etykiety wideokonferencji, aby spotkanie przebiegło pomyślnie. Odpowiednie przygotowanie do wideokonferencji pomoże zachęcić zespół do aktywnego uczestnictwa, a w dalszej perspektywie pozytywnie wpłynie na jakość wirtualnej pracy zespołowej, kiedy Ty i Twój zespół pracujecie zdalnie.