O que é videoconferência?
A videoconferência é qualquer tipo de telecomunicação entre duas ou mais pessoas via vídeo e áudio. Trabalhadores remotos e aqueles que vivem longe de sua família e amigos já são especialistas em videochamadas provavelmente. E, com o número crescente de pessoas trabalhando em casa e remotamente, a comunicação com colegas via videoconferência só está se tornando mais comum.
Por que precisamos saber como nos comportar em uma videoconferência?
Considerando a presença maciça do software de videoconferência hoje em dia, é natural imaginar que já exista consenso sobre o comportamento adequado ao utilizá-lo. Embora geralmente não haja nenhum problema para familiares ou amigos usarem o FaceTime direto do conforto da cama, não é isso que acontece no caso das ferramentas de comunicação voltadas ao trabalho, como o Zoom, que exigem preparo maior para compostura e eficácia. Você pode ser um especialista em reuniões no escritório, mas a barreira virtual adicional da videoconferência pode representar um desafio para alguns.
Pode ser fácil se distrair ou perder o foco ao trabalhar em casa, e as reuniões de videoconferência não são exceção. Embora possa ser divertida a cena do cão de um dos membros da equipe entrando na sala, pode ser um pouco inoportuna, também. O mesmo vale para os participantes desengajados que claramente não estão ouvindo nem prestando atenção à reunião.
Regras básicas para comportamento em videoconferência
O primeiro passo para videochamadas produtivas é garantir que sejam funcionais, tanto do ponto de vista tecnológico quanto do humano. Então, para garantir que você aproveite ao máximo as videoconferências com seus colegas de trabalho, criamos uma lista de verificação de algumas das mais importantes dicas de boas práticas de videochamada a serem seguidas:
Verifique com antecedência se sua internet e hardware estão funcionando
Você vai parecer e se sentir irresponsável e pouco profissional se tentar iniciar uma reunião, mas seu microfone ou webcam não estiver funcionando. Quando tiver uma reunião agendada com antecedência, certifique-se sempre com antecedência de que a configuração da videoconferência esteja funcionando, não dois minutos antes do início da reunião. Confira se seu microfone ou fone de ouvido integrado foi detectado pelo software.
Você também deve testar se sua conexão com a internet pode sustentar uma videoconferência. Você não quer ser interrompido em um momento crítico ou no meio da conversa. Se estiver preocupado com sua conexão com a internet, reúna as informações com antecedência. O recurso Dropbox Capture permite que você faça a pré-gravação de si mesmo e de sua tela para apresentar trabalhos importantes e compartilhá-los facilmente com sua equipe.
Se estiver com dificuldades em sua conexão, muitos aplicativos permitem que você limite a qualidade do vídeo que está recebendo ou desligue-o para que possa participar apenas com áudio. Mesmo que você não esteja no vídeo com todos os outros, ser capaz de se engajar e acompanhar é o mais importante. Tenha em mente que algumas pessoas podem escolher não ligar o vídeo por vários motivos, particularmente se estiverem em um espaço compartilhado com crianças ou bichos de estimação ou simplesmente se não quiserem ser vistas naquele momento. Não tem problema algum.
Vista-se adequadamente
Todos já passamos por isso pelo menos uma vez: sair direto da cama para o laptop para a reunião das 9 da manhã da equipe. Participar de uma reunião de pijama, no entanto, pode não ser a melhor maneira de se apresentar profissionalmente. Se quiser ser levado a sério em uma videochamada, vista-se apropriadamente. Embora você não tenha necessariamente de se vestir formalmente, vista-se bem o suficiente para ser visto pelos colegas da equipe. Não só vai parecer que você se importa, mas usar algo minimamente arrumado pode realmente ajudá-lo a entrar na clima certo para ter uma conversa produtiva e focada com seus colegas.
Encontre um espaço silencioso
Nem todos têm um escritório privado específico para trabalhar em casa, mas é importante que você possa encontrar ou criar um espaço silencioso para uma videoconferência. Mesmo que você não veja seus familiares, colegas de quarto ou animais de estimação vagando enquanto trabalha, alguns dos participantes verão. Então, quando você estiver sentado para uma videoconferência, certifique-se de estar em um lugar onde ninguém possa entrar ou incomodá-lo. Você conseguirá manter a concentração em seus colegas enquanto eles falam e remover qualquer ruído de fundo quando você falar.
Enquadre a cena
Agora que você está vestido e em um lugar privado para sua videochamada, preste atenção no que está ao redor e como tudo fica na câmera. Toda sua preparação será em vão se seus colegar o virem no escuro ou se só enxergarem uma pilha de pratos sujos na pia. Reserve um momento para limpar e configurar o espaço ao seu redor. Abra as cortinas ou acenda as luzes ou, se o problema for sua decoração desconcertante, use uma tela verde ou um fundo virtual para obscurecê-la. O Zoom, por exemplo, detecta automaticamente seu plano de fundo e permite que você o sobreponha com uma imagem.
Quando não estiver falando, mantenha o microfone mudo
Depois que a reunião finalmente começar, um dos aspectos mais importantes das boas práticas de videochamada é silenciar seu microfone quando você não estiver falando. Mesmo que você tenha encontrado um local silencioso para sua reunião, o microfone ainda vai transmitir o som dos seus movimentos, tosse ou digitação. A última coisa que você quer é que alguém tenha de se repetir por causa de uma interrupção acidental ou que alguém perceba, não importa quão brevemente, que você está trabalhando em outra coisa no meio da reunião. A maioria dos softwares de videoconferência tem um botão mudo para você ou para a chamada, mas não se esqueça de ativar o som quando estiver falando novamente.
Olhe para a câmera
Quando você está em uma videochamada, pode parecer mais sensato olhar para os feeds de vídeo das outras pessoas na reunião. No entanto, se quiser que outras pessoas na chamada se concentrem em você quando estiver falando, olhe diretamente para a câmera. Mesmo que você não consiga ver seus colegas, olhar para a câmera ajuda a replicar a sensação de comunicação cara a cara, garantindo que eles prestem atenção e realmente escutem o que você está dizendo. Se quiser vê-los enquanto fala, posicione o vídeo na tela diretamente ao lado da câmera para que ambos estejam na altura dos olhos. Isso não é um problema para a maioria dos laptops, mas talvez seja necessário alterar suas configurações se estiver trabalhando em um desktop.
Preste atenção e mantenha o foco
Claro, quando estiver na videoconferência, a coisa mais importante que pode fazer é focar na reunião que está tendo. É muito mais fácil deixar de prestar atenção em uma reunião por videoconferência do que no escritório. Isso significa que você deve garantir que participará da reunião como se estivesse no escritório, mesmo que esteja sentado no seu quarto com o laptop. Manter o foco em casa pode se dar da mesma forma que no escritório: por exemplo, tomar notas pode ajudá-lo a absorver e responder ao que está sendo discutido. No entanto, você também precisa evitar a tentação de alternar abas para outras atividades ou olhar seu celular. Mesmo que você ache que se sai bem fazendo várias tarefas ao mesmo tempo, se você estiver distraído, vai acabar sem saber muita coisa sobre a reunião que está participando.
Como fazer videoconferência de forma eficaz
Depois de conhecer os conceitos básicos das boas práticas da videoconferência, você provavelmente não terá problemas com a configuração e a realização de videochamadas com seus colegas. No entanto, assim como quando você está no escritório, é preciso um pouco mais de esforço para que suas videoconferências sejam eficazes e seu tempo produtivo. Então, se você está planejando reuniões com colegas, confira se tem todo o material de que precisa. Pense em como engajar participantes de reuniões remotas. Felizmente, a integração do Zoom com o Dropbox facilita o uso de arquivos e software de videoconferência para que suas videochamadas sejam mais eficazes.
Sempre defina uma pauta
O primeiro passo para tornar qualquer reunião eficaz, dentro ou fora do escritório, é ter uma pauta definida. Só isso já faz uma grande diferença para tornar sua videoconferência um sucesso. Com o modelo de pauta de reuniões disponível no Dropbox, é fácil montar rapidamente uma pauta compartilhável que descreve os pontos básicos de sua reunião. Os convidados da reunião que não puderem participar também poderão rever este documento posteriormente. Ou, melhor ainda: poderão assistir a gravação da videochamada que é copiada automaticamente no Dropbox a partir do Zoom.
Compartilhe arquivos e informações antes da reunião
Se você está esperando informações e colaboração de sua equipe em uma videochamada, é importante dar a eles o contexto para fazer isso. Embora você possa simplesmente passar um papel ou escrever em um quadro branco no escritório, as videoconferências exigem um planejamento mais avançado. Prepare e compartilhe arquivos ou documentos necessários antes da reunião, para que seus colegas não fiquem tentando adivinhar informações. Assim que estiver tudo preparado, você também pode compartilhar sua tela para percorrer o documento junto com os participantes para que todos estejam em sincronia. Melhor ainda, você pode compartilhar esse arquivo diretamente do Dropbox na reunião do Zoom, onde os membros da equipe podem adicioná-lo em tempo real.
Envie convites com antecedência
No escritório, colocar as pessoas em uma sala de reuniões pode significar apenas passar pelas mesas e perguntar se têm 10 minutos. No entanto, pode ser muito mais difícil chamar a atenção das pessoas enquanto elas trabalham em casa, mesmo quando utilizam o Slack ou outros aplicativos de chat do escritório. Se você quiser que as pessoas apareçam na sua videoconferência, deverá informá-las com antecedência. Se não o fizer, é provável que não estejam na mesa de trabalho e não tenham tido tempo para ler a pauta. Dê a todos o tempo necessário para se prepararem para a videoconferência, assim, você e toda a equipe ficarão prontos para uma reunião bem-sucedida.
Colaboração por videoconferência
Com as equipes remotas se tornando mais comuns, as videochamadas não são mais apenas um substituto de reuniões; elas estão se tornando a norma para muitas empresas. E, com a videoconferência desempenhando um papel maior em nossa vida pessoal e profissional, usar a tecnologia corretamente é essencial. Então, da próxima vez que você agendar uma reunião do Zoom para as 10h, siga nossas boas práticas de videoconferência para que sua reunião seja um sucesso. Preparar-se para uma videoconferência ajudará você a envolver sua equipe para participar e, em última análise, impulsionar seu trabalho em equipe on-line enquanto trabalha remotamente.