Cómo hacer una videoconferencia efectiva

Aprovecha al máximo tus reuniones de equipo virtuales al asegurarte de que sabes qué debes hacer y qué no.

¿Qué es la videoconferencia?

La videoconferencia es cualquier tipo de telecomunicación entre dos o más personas a través de audio y video. Los trabajadores remotos y aquellos que viven lejos de sus amigos y familia probablemente ya sean expertos en videollamadas. Además, con el aumento en la cantidad de personas que trabajan desde su casa y de forma remota, la comunicación con colegas mediante videoconferencia se vuelve cada vez más popular.

¿Por qué necesitamos las normas de etiqueta para videoconferencias?

Si consideramos cuán ubicuo es actualmente el software de videoconferencias, podríamos pensar que las normas de etiqueta correctas se comprenderían fácilmente ahora. Si bien, generalmente, no hay problema para comunicarse por FaceTime con familiares o amigos desde la comodidad de tu cama, ese no es el caso con las herramientas de comunicación en el lugar de trabajo como Zoom, que requieren mayor planificación para el decoro y la efectividad. Quizás eres un experto en organizar reuniones en la oficina, pero la barrera virtual agregada de la videoconferencia puede implicar un desafío para algunas personas.

Cuando se trabaja desde la casa, puede ser fácil distraerse o desconcentrarse, y las reuniones por videoconferencia no son la excepción. Si bien podría generar ternura que el perro de un miembro del equipo ingrese en la sala, ese adorable animal también podría ser una pequeña distracción. La misma lógica se aplica a los participantes desinteresados que claramente no escuchan ni prestan atención a la reunión.

Reglas básicas para las normas de etiqueta para videoconferencias

El primer paso para tener videollamadas productivas es asegurarse de que estas sean funcionales, desde la perspectiva tecnológica y desde el punto de vista del ser humano. Por lo tanto, para asegurarte de que aprovechas al máximo las reuniones por videoconferencia con tus compañeros de trabajo, armamos una lista de verificación con algunas de las sugerencias de normas de etiqueta para videollamadas más importantes que puedes tener en cuenta:

Revisa tu conexión a Internet y tu hardware con anticipación

Darás una imagen poco profesional e irresponsable si intentas iniciar una reunión, pero tu micrófono o cámara web no funcionan. Cuando hayas programado una reunión con anticipación, revisa siempre con tiempo que tu configuración para videoconferencias funciona y no dos minutos antes de que comience la reunión. Prueba el micrófono incorporado o los auriculares para corroborar que el software los detecta.

También debes probar si tu conexión a Internet puede soportar una videoconferencia. No sería bueno que se cortara la conexión en un momento crítico o en la mitad de la conversación. Si la conexión no es lo suficientemente buena, muchas aplicaciones te permiten limitar la calidad de video que recibes o apagar la cámara para que puedas seguir participando en forma audible. Aunque no estés presente en el video con todos los demás, poder participar y seguir la conversación es lo más importante. Ten en cuenta que algunas personas pueden rechazar la opción de video por varios motivos, especialmente si están en un espacio compartido con niños o mascotas, o quizás simplemente no deseen que los vean en ese momento. Esto también es aceptable.

Vístete

Todos lo hicimos al menos una vez: levantarnos de la cama y pasar directamente a la computadora portátil para la reunión de equipo de las 9 de la mañana. Sin embargo, asistir a una reunión por videoconferencia en piyamas quizás no sea la mejor imagen profesional que desees dar. Si quieres que te tomen en serio en una llamada por videoconferencia, vístete como corresponde. Si bien no es necesario que te vistas con un atuendo formal, asegúrate de estar vestido como corresponde teniendo en cuenta que te verán los miembros de tu equipo. Demostrarás que realmente te importa la reunión y, si usas una prenda que no sea ropa deportiva, realmente podrás proyectar la actitud correcta para lograr una conversación productiva y enfocada con tus colegas.

Busca tu espacio tranquilo

No todos cuentan con una oficina privada exclusiva que les permita trabajar desde casa, pero es importante que puedas encontrar o crear un espacio tranquilo para hacer videoconferencias. Aunque para ti los familiares, compañeros de cuarto o mascotas que deambulan por la sala no sean una distracción mientras trabajas, algunos de tus asistentes pueden pensar distinto. Entonces, cuando te prepares para una videoconferencia, asegúrate de que estás en un lugar donde nadie pueda deambular o distraerte. Podrás concentrarte en tus colegas mientras ellos hablan y eliminar el ruido de fondo cuando tú hables.

Enmarca la escena

Ahora que estás vestido y en un lugar privado para tu videollamada, presta atención a tu entorno y a cómo este se ve en la cámara. Tu preparación no importará si está demasiado oscuro para que tus colegas vean o si lo único que ven es una pila de platos sucios en el fregadero. Tómate un momento para limpiar y ordenar el espacio que te rodea. Abre las cortinas o enciende las luces, o si el problema es tu decoración visualmente descuidada, usa una pantalla verde o un fondo virtual para ocultarla. Zoom, por ejemplo detecta automáticamente tu fondo y te permite cubrirlo con una imagen.

Si no hablarás, desactiva tu audio

Una vez que tu reunión esté finalmente en marcha, uno de los aspectos más importantes de las normas de etiqueta de las videollamadas es silenciar tu micrófono cuando no hables. Aunque encuentres un lugar tranquilo para tu reunión, tu micrófono recogerá el sonido si te mueves, toses o comienzas a escribir en la computadora. Lo último que deseas es que alguien tenga que repetir lo que dijo por una interrupción accidental, o que tenga que llamarte la atención, aunque sea brevemente, mientras aborda otro tema a mitad de la reunión. La mayoría del software para videoconferencias tiene un botón para silenciar a la persona o la llamada; solo recuerda reactivar el audio cuando hables de nuevo.

Mira a la cámara

Cuando estés en una videollamada, podría parecer muy adecuado mirar las imágenes de video de las otras personas de la reunión. Sin embargo, si deseas que los demás participantes de la llamada se concentren en ti cuando hablas, debes mirar directamente a la cámara. Aunque no puedas ver a tus colegas, al mirar a la cámara, se reproduce la sensación de la comunicación cara a cara y te aseguras de que te presten atención y realmente escuchen lo que dices. Si deseas ver a tus colegas mientras hablas, coloca el video en pantalla directamente junto a la cámara para que ambos estén al nivel de los ojos. Esto no implica un problema en la mayoría de las computadoras portátiles, pero quizás debas reorganizar tu instalación si trabajas desde una computadora de escritorio.

Presta atención y concéntrate

Por supuesto que, cuando participes en una videoconferencia, lo más importante que puedes hacer es concentrarte en la reunión que tienes en ese momento. Es mucho más fácil desconectarte de una reunión, y salirte con la tuya al hacerlo, si estás en una videoconferencia que si te encuentras en la oficina. Esto significa que depende de ti que participes como si estuvieras en la oficina, aunque estés sentado en tu dormitorio con la computadora portátil. La concentración en tu casa puede lograrse de la misma forma que en la oficina: por ejemplo, la toma de notas puede ayudarte a asimilar y responder lo que se analiza. No obstante, también debes evitar caer en la tentación de cambiar de pestañas y pasar a otras actividades o simplemente mirar tu teléfono. Aunque creas que eres bueno para realizar varias tareas simultáneamente, si te distraes, no aprovecharás gran parte de la reunión en la que participas.

Cómo establecer una videoconferencia de forma efectiva

Cuando ya conozcas los aspectos básicos de las normas de etiqueta de videoconferencias, no deberías tener ningún problema con la configuración y las videollamadas con tus colegas. Sin embargo, al igual que ocurre cuando estás en la oficina, requiere un poco más de esfuerzo lograr la efectividad en tus reuniones por videoconferencia y que el tiempo sea productivo. Por lo tanto, si planificas reuniones con tus colegas, asegúrate de que tienes todos los materiales que necesitas. Afortunadamente, la integración de Zoom con Dropbox facilita el uso de tus archivos y software de videoconferencias para tener reuniones por este medio más eficaces.

Siempre prepara un cronograma

El primer paso para que una reunión sea efectiva, ya sea dentro o fuera de la oficina, es contar con un cronograma definido. Este aspecto solo ayuda mucho para lograr el éxito de una videoconferencia. Con la plantilla de cronograma de reuniones disponible en Dropbox, es fácil armar un cronograma para compartir que describa los puntos básicos de tu reunión. Aquellas personas invitadas a la reunión pero que no puedan asistir también podrán revisar este documento posteriormente. O lo que es aún mejor: pueden ver la grabación de video desde la llamada que se copió automáticamente desde Zoom a Dropbox.

Comparte archivos e información antes de la reunión

Si esperas recibir aportes y colaboración de tu equipo en una videollamada, es importante que le des el contexto para que lo haga. Si bien en la oficina podrías simplemente hacer circular una planilla o escribir en la pizarra, las videoconferencias requieren de una mayor planificación anticipada. Prepara y comparte archivos o documentos que necesitarás antes de la reunión, para que tus colegas no se queden adivinando qué hacer. Cuando todos estén en línea, también puedes compartir tu pantalla para navegar por el documento juntos, de modo que todos estén en la misma página. Mejor aún, puedes compartir ese archivo directamente desde Dropbox a la reunión de Zoom, donde pueden agregarse los miembros del equipo en tiempo real.

Envía las invitaciones por anticipado

Si estás en la oficina, para lograr que las personas ingresen en una sala de reuniones tan solo debes acercarte a su escritorio y preguntarles si disponen de 10 minutos para ti. Sin embargo, puede ser mucho más difícil conseguir la atención de las personas cuando trabajas desde tu casa, aunque utilices Slack u otras aplicaciones de chat de oficina. Si deseas que las personas participen en tu videoconferencia, debes avisarles con anticipación. Si no lo haces, es probable que no estén en su escritorio y que no hayan tenido el tiempo necesario para leer el cronograma. Dales a todos el tiempo que necesiten para prepararse para la videoconferencia y tanto tú como tu equipo lograrán el éxito.

Colaboración mediante videoconferencias

Mientras los equipos remotos adquieren mayor popularidad, las videollamadas ya no son simplemente un reemplazo de las reuniones y se convirtieron en algo habitual para muchas empresas. Dado que la videoconferencia desempeña un papel cada vez mayor en nuestra vida personal y laboral, es fundamental usar la tecnología correctamente. Por lo tanto, la próxima vez que programes una reunión por Zoom para las 10 a. m., usa nuestras normas de etiqueta para videoconferencias; tu reunión será un éxito. La preparación para una videoconferencia potenciará la participación de tu equipo y, finalmente, optimizará tu trabajo en equipo en línea mientras trabajas de forma remota.

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