Web 会議とは
Web 会議とは、映像や音声による何らかの遠隔通信を使用した会議を指します。リモート ワーカーや、ご家族やお友達と遠く離れて暮らしている人は、すでにビデオ会議に慣れ親しんでいるでしょう。在宅勤務やテレワークをする人が増えている今、同僚との連絡手段として Web 会議を利用することがますます一般的になっています。
Web 会議のマナーを知っておくべき理由
Web 会議ソフトウェアが広く普及した今、誰もが適切なマナーを理解しているだろうと考える人もいるかもしれません。ベッドに横になりながらご家族やお友達と FaceTime でおしゃべりをしていても、問題になることはないでしょう。しかし、たとえば Zoom など、礼儀や効果の両面についてしっかりと考慮すべき業務用のコミュニケーション ツールの場合は違います。また、オフィスでは適切に会議ができていた人も、Web 会議特有の仮想空間の障壁が問題となる人もいるかもしれません。
自宅で仕事をしていると、邪魔が入ることも集中力が続かないこともあります。こうした状況は、Web 会議中でも変わりません。チーム メンバーの飼っている子犬が後ろを歩いているのはほほえましい光景かもしれませんが、気になってしまうのも事実です。また、明らかに話を聞いていない、または会議に意識を向けていない参加者がいれば、同様に集中を乱されてしまいます。
Web 会議のマナーに関する基本ルール
実りある Web 会議を行うための第一歩は、技術と人間性の両面で Web 会議を成り立たせることです。同僚との Web 会議を最大限に活用できるよう、以下に Web 会議のヒントをまとめたチェックリストを作成しました。
事前にインターネット接続と機器を確認しておく
会議が始まっているのにマイクや Web カメラが使えない状態になっていると、プロとして頼りない印象を持たれてしまいます。あらかじめ会議が決まっているのなら、事前に Web 会議の設定が整っていることを必ず確認してください。確認は直前ではなく、十分な余裕を持って行いましょう。内蔵のマイクやヘッドセットをチェックして、会議ソフトウェアで認識できていることを確認してください。
Web 会議に必要なインターネット接続が確保されていることも確認してください。大事な場面や話している最中に、通信が途切れてしまうようでは困ります。インターネット接続に不安がある場合は、事前に情報を記録しておけば間違いありません。Dropbox Capture を使えば、事前に自分や画面を録画できるため、重要な成果物を提示し、簡単にチームと共有できます。
さまざまなアプリで、受信する映像の画質を下げる設定や、映像をオフにする設定が用意されています。そのため、接続が不安定な場合でも、音声のみで参加することができます。たとえ映像を共有していなくても、会議に参加して内容を理解することがとても重要です。さまざまな理由から、映像を共有しないよう設定している人がいることも理解しておきましょう。たとえば、子どもやペットがいる空間で仕事をしている人や、何らかの理由で映像を見せるには都合が悪いという場合もあるかもしれませんが、それでかまいません。
適切な服装を意識する
ベッドから飛び起きてすぐに朝一番のチーム会議に参加した、という経験は誰にでも一度くらいはあるものです。しかしパジャマで Web 会議に出席するというのは、職業人の装いとしてベストとは言えません。真面目な印象を与えたいのであれば、それなりの服装に着替えるべきです。フォーマルな仕事用スーツを着る必要はありませんが、チーム メンバーの目に触れても差し支えのない服装を心がけましょう。これは見た目だけの問題ではありません。部屋着から着替えることで、メンタル面でも、同僚と生産的で集中した話し合いをするのにふさわしい意識に切り替えることができます。
静かな場所を見つける
在宅勤務をしている全員が、専用のスペースを持っているわけではありません。しかし、Web 会議に適した場所を見つけるか、新たに用意することは重要です。仕事中に家族やルームメイト、ペットが周囲を歩き回っていても気にならない人もいますが、会議参加者の中には気が散ってしまう人もいるはずです。Web 会議に出席するときには、周囲を人が通らないような場所、邪魔が入りにくい場所に移動するのがよいでしょう。こうした場所にいれば、発言をしている同僚に集中し、自分の発言中に周囲のノイズが入らないようにできます。
カメラに何が映るのかをチェックする
着替えをして静かな場所を見つけたら、次は自分の周囲を見て、カメラにどのように映るかを意識しましょう。暗すぎて見えない場合や、洗い物がたまったシンクが見えてしまう場合は、どんな準備をしても台無しです。少し時間を取って、周囲をきれいにして準備を整えます。カーテンを開けるか明かりを点けましょう。インテリアが雑然としている場合は、緑のスクリーンやバーチャル壁紙を使って隠してください。たとえば Zoom では、自動的に背景を検出し、そこに画像を重ねて隠すことができます。
自分が話していないときにはマイクをミュートする
ようやく Web 会議が始まりました。ここで特に重要なポイントは、自分が話していないときにはマイクをミュートするということです。Web 会議に適した静かな場所を確保できた場合でも、体の動きや咳、キー タイピングの音をマイクが拾ってしまいます。予期せぬ中断が発生して相手に同じ話を繰り返させてしまう、あるいは、たとえ一瞬であっても別の作業をしていることを悟られてしまうというのは最も避けたいことです。ほとんどの Web 会議ソフトウェアには、自分自身や全員の音声をミュートするボタンが用意されています。ただし、自分が発言をするときにはミュートを忘れずに解除しましょう。
カメラを見る
ビデオ通話の際は、会議に参加している人たちの映像を見るのが適切だと思うかもしれません。しかし、発言中に相手に注目してもらいたいならば、目線をカメラに向けるべきです。同僚の顔は直接見えなくなりますが、カメラに目線を向けることで対面でコミュニケーションしているような雰囲気を作ることができ、発言中に相手の注目を引き出すことができます。話している最中に相手の顔を見たい場合は、画面上に表示される相手の顔をカメラの近くに配置することで目線を合わせることができます。ノート パソコンで作業をしている場合は問題ないかもしれませんが、デスクトップの場合は機器の配置を調整する必要があるかもしれません。
相手の話に集中する
言うまでもないことですが、Web 会議中に最も大切なことは、その会議に集中することです。対面での会議に比べれば、Web 会議中は上の空になりやすく、相手にも気づかれにくいものです。そのため、ベッドの上でノート パソコンを使っていたとしても、オフィスにいるときと同じように会議に参加できるかどうかは、意志の力にかかっていると言えるでしょう。自宅で集中し続ける方法は、オフィスでの場合と変わりません。たとえば、メモをとることで内容を飲み込みやすくなるうえに、議題について意見を述べやすくなります。ただし、タブを切り替えて別の作業をする、スマートフォンを見るなどの誘惑は排除しておくべきです。たとえマルチタスクが得意だと思っている人でも、集中を乱す要素があると、会議の内容を完全に理解することは難しいものです。
Web 会議を効率よく行う方法
Web 会議の基本的なマナーを理解できれば、同僚との会議をスムーズに設定し実施できるようになるはずです。ただし、オフィスでの場合と同様、Web 会議を効果的に行い、生産的な時間にするには、やるべきことがもう少しだけあります。たとえば、同僚と会議をする際には、必要な資料をあらかじめ用意しておくべきです。リモート会議で参加者の関心を引き付ける方法を考えましょう。幸いなことに、Dropbox は Zoom と連携しているため、ファイルや Web 会議ソフトウェアを活用しやすく、生産的な Web 会議を行うことができます。
必ずアジェンダを設定する
対面かバーチャルかという形式を問わず、効果的な会議にするための第一歩は、明確なアジェンダを設定することです。これだけでも、Web 会議を成功させるために大いに役立つでしょう。Dropbox には議事録用テンプレートが用意されているため、会議の基本的な内容を伝えるアジェンダを簡単かつ迅速に作成し、共有することができます。会議の招待を受けたが参加できなかったという人も、このドキュメントを後で見ることができます。さらに優れたメリットがあります。Zoom から Dropbox に会議の録画が自動でコピーされるので、参加できなかった人も後から内容を確認できます。
会議の前にファイルや情報を共有する
Web 会議中に同僚からアイデアや協力を得たい場合は、そのための事前情報を渡しておくことが重要です。オフィスでは、その場で資料を配付することやホワイトボードに情報を書き出すことができるかもしれませんが、Web 会議の場合は前もって計画をしておく必要があります。同僚たちが場当たり的な対応をしなくても済むよう、会議の前に必要なファイルやドキュメントを作成して共有しましょう。会議が始まったら、画面を共有して参加者と一緒にドキュメントを順に読み進めるとよいでしょう。全員の足並みをそろえることができます。さらに、ファイルを Dropbox から Zoom 会議に直接共有し、参加者はリアルタイムで直接書き込むことができます。
事前に招待を送る
オフィスにいれば、必要なメンバーのデスクを訪ね歩いて、10 分ほどの時間を用意してほしいとお願いするだけで会議ができます。しかし在宅勤務の場合、Slack やビジネス系のチャット アプリを使用していたとしても、突発的な会議の招集は格段に難しいものです。Web 会議に出席してほしいのであれば、事前に通知を出しておく必要があります。事前に通知しておかないと、同僚がパソコンの前にいないことや、アジェンダを読む時間を取れないこともあるでしょう。あなたを含む参加者全員が Web 会議の準備をして、チームが実りある時間を過ごせるようにするには、余裕を持った時間設定が大切です。
Web 会議でのコラボレーション
リモート チームがより一般的になってきている今、Web 会議は対面会議の単なる代替手段ではなく、多くのビジネスにとっての日常的なコミュニケーションになりつつあります。プライベートでも仕事でも、Web 会議の重要性が高まっている今、このテクノロジーを適切に活用することが必要不可欠となっています。次に Zoom 会議を開催するときには、今回の Web 会議マナーを活かしてぜひ会議を成功させてください。Web 会議を適切に準備することで、同僚からの積極的な参加を引き出すことができ、ひいてはテレワークでのオンライン チームワークを大幅に高めることができます。