Якщо ви керівник команди, про яку потрібно піклуватися, то встигати за змінами на робочому місці за останні півтора роки досить складно.
Протягом більшої частини пандемії реакційні, короткострокові робочі рішення сприймалися з розумінням. Але зараз, коли віддалена робота стає нормою, межі помилок для керівників підприємств звузилися, особливо коли йдеться про належне налаштування роботи для своїх співробітників.
Як підприємства малого бізнесу перетворюють віддалену роботу з тактики виживання в умовах боротьби з пандемією на конкурентну перевагу, яка допоможе їм досягти успіху в майбутньому? У Dropbox спробували відповісти на це питання шляхом опитування «Звіт про економіку вибору» понад 2000 керівників та працівників підприємств малого бізнесу у восьми країнах. Нам хотілося побачити, як 18 місяців гнучкості докорінно змінили ставлення працівників до того, як, де та коли вони працюють. Ми з'ясували, що майже дві третини підприємств здійснили помітні або значні поліпшення в своїх бізнес‑структурах, інструментах і практиках, щоб уможливити співпрацю під час пандемії. Гарний початок.
Але хоча вже доведено, що нові технології можуть допомогти командам виконувати роботу віддалено, як нам зберегти той самий рівень гнучкості відтепер, коли люди починають повертатися в офіси?
Зрештою, створення високоефективних команд, незалежно від того, в якій точці світу вони перебувають, є найважливішим завданням для будь‑якого бізнесу, який прагне вижити в найближчі кілька років. Тож, спираючись на наші дослідження, ми звернулися до корифеїв у сфері віддаленої роботи, щоб з'ясувати, як це зробити. Ось чотири поради, які допоможуть вам створити гнучке робоче середовище.
1. Запитайте співробітників, до чого вони прагнуть
Якщо необхідність полегшити віддалену роботу була тотальною та негайною, то зараз, коли дим розвіявся й усі пристосувалися, потрібно зрозуміти, чого насправді хочуть ваші команди.А це означає надання їм вибору, а не типових рішень чи стилів роботи.
Працівники насправді досить добре вміють вирішувати, яке середовище є найкращим для них у певний момент часу. «Вони можуть віддавати перевагу труду вдома, коли потрібно зосередитися на роботі, або в офісі, щоб проводити мозкові штурми та співпрацювати. Але вони можуть прийняти це рішення самостійно. І якщо ви дозволите їм це, то, як наслідок цього, побачите підвищення продуктивності», — каже Кейт Лістер, президент Global Workplace Analytics.
Тому відповідь полягає в тому, щоб не приймати необачних рішень від імені співробітників, а просто запитати їх і керуватися тим, чого вони насправді хочуть, навіть якщо це вас здивує. «Нещодавно ми провели опитування та запитали співробітників: «Чи захочете ви після повернення до офіса провести віртуальну зустріч чи особисту, зважаючи що людина знаходиться в тій самій будівлі того ж самого кампуса, що й ви?» Близько 70 % сказали, що воліли б проводити всі ці зустрічі у віртуальному форматі, навіть якщо вони знаходяться в одній будівлі», — каже Лістер.
2. Продовжуйте будувати культуру, навіть перебуваючи в різних місцях
Фактично, пандемія поставила багатьох із нас у надзвичайний стан тривалістю два роки. У багатьох випадках культура відійшла на другий план.
«[За останні два роки] ніхто не мав доступу до справжньої культури на робочому місці. Справжня культура полягає в тому, наскільки керівники дійсно піклуються про добробут своїх співробітників», — говорить Брітт Андреата, доктор філософії, виконавчий директор компанії 7th Mind Inc.
Оскільки світ знову починає відкриватися, з'являються нові можливості повернути всі атрибути культури праці, якими користувалися багато співробітників. Але оскільки багато хто з нас продовжує постійній основі працювати вдома, нам потрібно переконатися, що ця культура не є суто офісною. Це не повинно бути складним, просто це вимагає трохи більше планування. Врешті-решт і в минулому з різних причин багато співробітників не брали участі в імпровізованому чаюванні після закінчення робочого дня або воно було для них тягарем.
Тож яка альтернатива?
Отримання такої культури не означає витрачати багато грошей на нові модні інструменти. Всі ми знайомі з відеодзвінками, і важливо пам'ятати, що їх можна використовувати не лише для роботи. Компанії можуть зберегти невеличку перерву на каву, заохочуючи віддалених співробітників планувати дзвінки колегам і друзям на роботі протягом робочого дня, просто щоб надолужити згаяне.
Водночас, культура являє собою набагато більше, ніж пиво з кавою. Нам потрібно поєднувати веселощі з деякими більш особистими елементами культури, які багато хто по‑справжньому цінував під час пандемії. «Цей напрямок починається зверху», — каже Андреата: «Керівники створюють досвід культури на робочому місці для 90 % співробітників. І водночас так багато компаній ніколи по‑справжньому не інвестували в навчання керівників».
Тренінги з керівництва дуже важливі, тому що по суті культура значною мірою являє собою просто правильне засвоєння основ: наскільки легко попросити про допомогу, взяти відгул, обговорити проблеми, які у вас можуть виникнути, тощо. Компаніям, які хочуть досягти успіху в світі гнучкої роботи, необхідно правильно оцінити обидві сторони медалі.
3. Діліться правильними засобами співпраці
Спілкування та співпраця мають найважливіше значення для будь‑якого проєкту, робочого процесу чи бізнесу. Якщо ви спробуєте мати одне без іншого, все розвалиться.
Про це свідчить наше дослідження: більш ніж третина компаній (36 %) вважають відсутність належних засобів співпраці суттєвою перешкодою для віддаленої роботи, а 48 % зазначили, що неможливість спільно працювати негативно вплинула на продуктивність співробітників. 87 % компаній також погодилися, що поліпшення співпраці в команді буде мати вирішальне значення для майбутнього їхньої організації.
Для бізнесу надзвичайно важливо знайти платформу, яка просто об'єднує команди, дозволяє їм інтегрувати інструменти (які вони вже десь використовують), і яка, за великим рахунком, спрощує керування проєктами. Це не означає колупання на поверхневому рівні. Компаніям необхідно використовувати технології для внесення значних, довготривалих змін у робочі процеси, щоб дійсно отримати максимальну вигоду.
«Під час зустрічей відбувається обмін значними обсягами інформації, який можна було б здійснювати за допомогою асинхронних інструментів. Сьогодні нам потрібно переглянути саме визначення роботи, способи оцінки ефективності, підхід до організації праці», — каже Андреата.
Dropbox є одним із прикладів. Ми пропонуємо повний набір інструментів, що забезпечують злагоджену співпрацю, легке керування проєктами, безбар'єрний обмін і синхронізацію інформації тощо.
4. Впроваджуйте інновації, інновації, інновації
Нарешті, важливо не розглядати інновації як випадок одноразового вживання. Роблячи будь‑що для створення гнучкого робочого середовища, не припиняйте його вдосконалювати.
Це означає просту річ: окрім забезпечення регулярних відгуків, якнайчастіше проводьте аудит своїх бізнес‑процесів і, якщо виникають сумніви, запрошуйте для цього фахівця ззовні. Якщо ви інвестуєте в нову технологію, співпрацюйте з обраними постачальниками, щоб максимізувати вкладені кошти, і створіть комплексу команду для нагляду за її впровадженням і ширшим використанням в рамках всього бізнесу.
Нарешті, переконайтеся, що всі зацікавлені сторони залучені на кожному етапі процесу. Вище керівництво відіграє вирішальну роль у змінах в бізнесі, але так само важливим є прийняття змін усіма співробітниками вашого бізнесу. Якщо ви не в змозі зробити так, щоб співробітники побачили цінність інструментів і процесів, які ви їм надаєте, або не консультували їх щодо того, як і в яких випадках вони їх використовуватимуть, вони, ймовірно, залишать їх на полиці. І зрештою ваша стратегія гнучкої роботи навряд чи матиме успіх.
