Если вы руководитель, последние 18 месяцев, в течение которых происходили изменения в организации рабочих процессов, наверняка дались вам нелегко.
Но если во время пандемии вам прощали практические любые эксперименты, то теперь, когда удаленная работа становится нормой, поле для ошибок сужается, особенно когда речь идет о создании оптимальных условий для сотрудников.
Как малым предприятиям превратить удаленную работу из тактики выживания в условиях пандемии в конкурентное преимущество, которое поможет им процветать в будущем? Мы попытались дать ответ на этот вопрос в нашем отчете Choice Economy («Экономика выбора»), при подготовке которого было опрошено более 2000 руководителей и сотрудников малых предприятий в восьми странах. Мы хотели проследить, как новые условия изменили отношение к организации рабочих процессов. По нашим данным, за 18 месяцев пандемии почти две трети предприятий внесли заметные или значительные изменения в структуру, инструменты и способы ведения деятельности, чтобы обеспечить эффективное сотрудничество. Это отличное начало.
Но хотя уже доказано, что новые технологии помогают командам выполнять работу удаленно, как сохранить тот же уровень гибкости при возвращении в офис?
Создание команд, эффективность которых не зависит от местонахождения участников, является приоритетом для любой компании, стремящейся выжить в ближайшие несколько лет. Поэтому, опираясь на результаты нашего исследования, мы спросили у ведущих специалистов по организации удаленного режима, как это сделать. Вот четыре совета, которые помогут вам создать гибкую рабочую среду.
1. Спросите сотрудников, чего они хотят
Во время пандемии переход на удаленную работу был насущной необходимостью, однако теперь, когда ситуация нормализовалась, можно подумать и об удобстве сотрудников, то есть предоставить им возможность выбирать, а не предлагать единые решения для всех.
Сотрудники на самом деле неплохо понимают, какие условия для них подходят лучше всего в данный момент. «Как правило, они предпочитают работать дома, когда нужно сосредоточиться на выполнении задач, и в офисе, когда нужно проводить мозговые штурмы и взаимодействовать с коллегами, и подобные решения они вполне могут принимать самостоятельно. Если вы разрешите своим сотрудникам трудиться в таком режиме, их продуктивность только улучшится», — говорит Кейт Листер, президент компании Global Workplace Analytics.
Другими словами, не надо принимать поспешные решения за свой персонал: просто спросите, чего хотят люди, и примите их пожелания к сведению, даже если они вас удивят. «Недавно мы провели опрос среди сотрудников. Мы спросили: когда вы вернетесь в офис, вы предпочтете провести виртуальную встречу или личную, если другой участник находится в том же здании, что и вы? Почти 70 % опрошенных сказали, что предпочли бы проводить все совещания в виртуальном режиме, даже если все участники находятся в одном здании», — говорит Листер.
2. Развивайте рабочую культуру даже на расстоянии
Два года пандемии для многих из нас прошли в режиме ЧП, и культура рабочих отношений отодвинулась на второй план.
«[За последние пару лет] наша связь с истинной культурой труда ослабела. То, насколько она сохранилась в коллективе, зависит от отношения руководителя к своим подчиненным», — говорит Бритт Андреатта, доктор философии, исполнительный директор компании 7th Mind Inc.
После выхода из изоляции стало возможным вернуть те атрибуты вышеназванной культуры, которые так нравились многим сотрудникам. Но поскольку многие из нас продолжают работать дома, необходимо, чтобы эта культура не была ограничена офисом. Это несложно, но требует немного более тщательного планирования. В конце концов и в прошлом по разным причинам многие сотрудники не участвовали в импровизированных мероприятиях после окончания рабочего дня или они были для них в тягость.
Что же делать?
Развивать культуру не значит тратить много денег на новые модные инструменты. Мы все знаем, как пользоваться видеосвязью, и делать это можно не только для работы. Раз нельзя собраться на кофе-брейк, можно поощрять удаленных сотрудников звонить коллегам и друзьям по работе, чтобы просто поговорить.
В конце концов культура — это не только совместное употребление различных напитков и развлечения. Это еще и более личные аспекты, которые многие по-настоящему оценили во время пандемии. Соответствующий посыл должен исходить с самого верха, считает Андреатта: «Трудовая культура на 90 % зависит от руководителя, но многие компании не заботятся о надлежащем обучении».
Обучение руководителей имеет большое значение, потому что в основе культуры лежат простые вещи: насколько легко попросить о помощи, получить отгул, обсудить возникшие проблемы и т. д. Компаниям, которые хотят добиться успеха, используя гибкий режим, необходимо правильно организовать оба аспекта взаимодействия в коллективе.
3. Предоставьте инструменты для совместной работы
Взаимодействие и сотрудничество — основа любого проекта, рабочего процесса или предприятия. Без любого из этих элементов ничего не выйдет.
Это подтверждают и результаты нашего исследования: представители более трети компаний (36 %) считают отсутствие необходимых инструментов для сотрудничества существенным препятствием для удаленной работы, а 48 % заявили, что неэффективная организация совместной работы негативно сказывается на производительности труда. Кроме того, в 87 % компаний согласились с тем, что улучшение взаимодействия в командах имеет решающее значение для будущего их организации.
Очевидно, что компаниям нужна платформа, которая бы обеспечивала удобное взаимодействие между участниками команды, позволяла интегрировать инструменты, которые они уже используют, и помогала упростить управление проектами. И речь идет не о поверхностных изменениях. Чтобы получить максимальную выгоду, компаниям нужны технологии для внесения существенного и долгосрочного преобразования рабочих процессов.
«На совещаниях участники обмениваются большими объемами информации, а это можно делать с помощью асинхронных инструментов. Сегодня нам нужно пересмотреть само определение работы, способы оценки эффективности, подход к организации труда», — говорит Андреатта.
Возьмем, к примеру, Dropbox. Мы предлагаем полный набор инструментов для эффективного сотрудничества, удобного управление проектами, простого обмена и синхронизации информации и т. д.
4. Постоянно внедряйте инновации
В заключение следует сказать, что инновации — это не разовое мероприятие, а процесс. Обеспечение гибких условий труда требует постоянных улучшений.
Проще говоря, необходимо регулярно получать обратную связь от сотрудников, а также проводить аудит бизнес-процессов и в случае сомнений привлекать внешних специалистов. Сотрудничайте с поставщиками новых технологий, чтобы обеспечить максимальную отдачу от инвестиций, и создайте межфункциональную группу, которая будет следить за внедрением инноваций и их применением во всех аспектах деятельности компании.
И, наконец, убедитесь, что все заинтересованные стороны включены в процесс улучшений на каждом его этапе. Высшее руководство играет важнейшую роль в стимулировании изменений в бизнесе, но не меньшую роль играет и принятие этих изменений всеми сотрудниками компании. Если вы не сможете убедить работников в ценности внедряемых инструментов и процессов или не проконсультируетесь с ними по поводу актуальности и способов использования, нововведения, скорее всего, будут проигнорированы и ваша стратегия гибкой организации труда не принесет успеха.
