Comment mettre en place la flexibilité au travail en 2022

Cela ne fait plus aucun doute : permettre à vos employés de travailler où et quand ils le souhaitent est aujourd'hui le secret des équipes productives et collaboratives. Cette liberté est aussi cruciale pour recruter des ressources de qualité. Mais comment mettre en place le modèle hybride idéal ? Vous trouverez des réponses dans notre nouvelle enquête réalisée auprès de 2 000 chefs d'entreprise du monde entier.

Croquis d'une pièce où une personne tape sur le clavier d'un ordinateur dont l'écran affiche un fond vert avec une coche noire.

Si vous gérez une équipe, vous savez à quel point il a été difficile de suivre les évolutions du monde du travail au cours de ces 18 derniers mois.

Pendant une bonne partie de la pandémie, les solutions mises en place dans la précipitation ont été accueillies avec un certain degré d'indulgence. Mais maintenant que le télétravail est devenu la norme, les chefs d'entreprise disposent d'une marge d'erreur bien plus réduite, notamment quand il s'agit de définir la bonne configuration de travail pour leurs employés.

Comment les petites entreprises peuvent-elles transformer le travail à distance, qui était en premier lieu une stratégie de réponse à la pandémie, en avantage concurrentiel durable ? Dropbox apporte certains éléments de réponse dans son rapport Choice Economy qui détaille l'enquête menée auprès de plus de 2 000 dirigeants et employés de PME dans huit pays. L'objectif était d'étudier les conséquences tangibles de ces 18 mois de flexibilité au travail sur les nouvelles aspirations des employés en matière d'horaires et d'organisation. L'enquête révèle que près de deux tiers des entreprises ont modifié de façon notable leur structure, leurs outils et leurs pratiques pour encourager la collaboration pendant la pandémie. Ce qui constitue une excellente base.

Mais si nous savons que la nouvelle technologie permet aux équipes de travailler à distance, que pouvons-nous faire pour garantir le même niveau de flexibilité à l'heure où les employés retrouvent le chemin du bureau ?

Dans toute entreprise qui souhaite survivre aux prochaines années, la priorité absolue est de mettre en place des équipes ultra-performantes, où qu'elles se trouvent. Nos recherches nous ayant amenés à échanger avec les plus grands experts en télétravail, nous vous expliquons aujourd'hui comment y parvenir. Voici donc nos quatre conseils pour développer un environnement de travail flexible. 

1. Demandez aux employés ce qu'ils veulent

Le télétravail s'est imposé comme réponse à une crise sans précédent. Mais maintenant que la pression est retombée et que tout le monde s'y est adapté, il est temps de savoir ce que vos équipes veulent vraiment .Autrement dit, vous devez leur laisser le choix, et non leur imposer des solutions ou des méthodes de travail figées.

Les employés savent aujourd'hui quel environnement de travail leur convient le mieux selon les circonstances. “Ils préfèrent parfois rester chez eux pour mieux se concentrer, ou se rendre au bureau pour le travail d'équipe et le brainstorming, et ils peuvent prendre cette décision seuls. Si vous les autorisez à le faire, vous verrez leur productivité monter en flèche”, explique Kate Lister, présidente de Global Workplace Analytics. 

Évitez donc de prendre à la hâte des décisions pour vos employés, et pensez à leur demander ce qu'ils veulent vraiment, même si leurs attentes peuvent vous surprendre. “Dans le cadre d'une enquête récente, nous avons demandé aux employés si, au moment de retourner au bureau, ils préféreraient avoir des réunions physiques ou virtuelles avec leurs collègues se trouvant dans les mêmes locaux. 70 % d'entre eux ont répondu qu'ils opteraient pour des réunions virtuelles, même si les participants travaillaient au même endroit”, explique Kate Lister. 

2. Continuez à développer votre culture d'entreprise, même à distance

La pandémie a plongé beaucoup d'entre nous dans un état d'urgence qui a duré deux ans, délaissant tout ce qui a trait à la culture d'entreprise. 

“[Ces deux dernières années], personne n'a connu de ‘vraie’ culture du travail. Cette ‘vraie’ culture s'est manifestée dans l'importance qu'accordaient les chefs d'entreprise au bien-être de leurs employés”, explique le Dr Britt Andreatta, PDG de 7th Mind Inc.

Alors que le monde commence à respirer à nouveau, les entreprises peuvent à nouveau proposer à leurs employés cette culture du travail qu'ils aimaient tant. Mais comme nous sommes encore nombreux à travailler régulièrement depuis chez nous, il est important de veiller à ce que cette culture prenne en compte cet environnement de travail mixte. La tâche n'a rien de difficile, mais requiert tout de même un peu de travail en amont. Et rappelons-nous que les afterworks n'ont jamais été particulièrement inclusifs non plus, dans le sens où ils ne réunissaient jamais l'équipe complète.

Alors, quelle alternative choisir ?

Il n'y a pas besoin d'investir beaucoup d'argent dans les derniers outils à la mode pour développer une culture de qualité. Les appels vidéo se sont démocratisés, et nous aurions tort de les utiliser dans le seul cadre du travail. Les entreprises peuvent ainsi maintenir la traditionnelle pause-café en encourageant les employés en télétravail à programmer des appels avec leurs collègues restés sur site pendant les heures de bureau, juste pour bavarder.

Cela dit, la culture va au-delà des cafés partagés entre collègues. Il faut associer ce côté récréatif à certains aspects plus personnels de la culture que beaucoup ont appréciés pendant la pandémie. Et cela commence en haut de l'organigramme, comme le souligne le Dr Andreatta : “Pour 90 % des employés, ce sont les managers qui imprègnent la culture d'entreprise. Et pourtant, trop peu d'entreprises investissent dans la formation de ces supérieurs hiérarchiques.”

Ces formations en management sont extrêmement importantes, car la culture d'une entreprise repose avant tout sur des éléments concrets, comme le fait de pouvoir facilement ou non demander de l'aide, obtenir des congés, discuter des problèmes que vous rencontrez, etc. Les entreprises qui souhaitent prospérer dans le monde du travail flexible devront soigner tous les aspects de cette culture interne.

3. Adoptez les bons outils collaboratifs

La communication et la collaboration sont indispensables à la réussite de tout projet, workflow ou entreprise. Si vous essayez d'obtenir l'une sans l'autre, vous finirez avec aucune des deux. 

Et notre enquête le confirme : plus d'un tiers des entreprises (36 %) considèrent le manque d'outils collaboratifs appropriés comme un obstacle important au travail à distance et 48 % affirment que l'absence de collaboration a un impact négatif sur la productivité des employés. 87 % des entreprises estiment également qu'une meilleure collaboration entre les équipes sera essentielle pour assurer la pérennité de leur activité.

Les entreprises doivent à tout prix trouver une plateforme qui rassemble les équipes en toute simplicité, leur permette d'intégrer leurs outils actuels et simplifie réellement la gestion de projet. Elles ne doivent pas se contenter de changements en surface. Au contraire, elles doivent se servir de la technologie pour modifier en profondeur et à long terme les processus internes afin d'en tirer le maximum d'avantages.

“Un grand nombre d'interactions qui ont lieu au cours de réunions pourraient se faire grâce à des outils asynchrones. Nous devons simplement réinventer la définition du travail, la façon de le mesurer et de le mener à bien, et l'endroit d'où nous travaillons”, explique Dr Andreatta.

Les outils Dropbox en sont un bon exemple. Nous proposons une gamme complète d'outils qui permettent une collaboration transparente, une gestion de projet facile, un partage sans compromis et une synchronisation efficace des informations, et bien plus encore.

4. Ne cessez jamais d'innover

Il est important de ne pas considérer l'innovation comme une activité ponctuelle. Quoi que vous fassiez pour créer un environnement de travail flexible, cherchez constamment à l'améliorer. 

Cela peut se faire très simplement : outre les retours de vos collaborateurs, vérifiez régulièrement vos processus internes et, en cas de doute, faites appel à un prestataire spécialisé. Si vous optez pour une nouvelle technologie, travaillez aux côtés des fournisseurs que vous avez sélectionnés pour tirer le meilleur parti de votre investissement, et mettez en place une équipe transverse pour superviser son déploiement et son utilisation à plus grande échelle dans l'entreprise.

Enfin, assurez-vous que toutes les parties prenantes sont impliquées à chaque étape du processus. L'équipe dirigeante joue un rôle essentiel dans la conduite du changement, mais l'adoption par l'ensemble des employés est tout aussi importante. Si vos collaborateurs ne voient pas la valeur des outils et des processus que vous mettez en place, ou que vous ne les avez pas consultés pour savoir si et comment ils les utiliseront, ils risquent fort de ne pas s'en servir, et votre stratégie de travail flexible sera probablement vouée à l'échec.

Pour en savoir plus sur l'émergence de l'économie basée sur le choix et son impact sur les entreprises, lisez le rapport complet ici.