Jika Anda seorang manajer dengan tim yang melakukan segalanya, bertahan dengan tempat kerja yang terus berubah selama 18 bulan bukanlah sesuatu yang mudah.
Untuk sebagian besar pandemi, reaksioner, solusi kerja jangka pendek memenuhi tingkatan pengampunan dan pemahaman. Namun, kini setelah kerja jarak jauh menjadi norma, margin kesalahan bagi para pemimpin bisnis telah menyempit, terutama dalam menyiapkan pengaturan kerja yang tepat untuk karyawan mereka.
Bagaimana bisnis kecil melakukan transformasi pekerjaan jarak jauh yang awalnya taktik bertahan menghadapi pandemi menjadi keuntungan kompetitif yang akan membantunya berkembang di masa depan? Dropbox menjawabnya dalam laporan Ekonomi Pilihan, sebuah survei terhadap 2.000 pemimpin dan pekerja bisnis kecil di delapan negara. Kami ingin melihat bagaimana fleksibilitas selama 18 bulan telah mengubah sikap karyawan secara mendasar tentang cara, tempat, dan waktu mereka bekerja. Kami menemukan bahwa hampir dua pertiga bisnis telah membuat peningkatan penting atau signifikan pada struktur, alat, dan praktik bisnis mereka untuk memungkinkan kolaborasi selama pandemi. Ini adalah awal yang baik.
Namun, meskipun teknologi baru terbukti dapat membantu tim menyelesaikan pekerjaan dari jarak jauh, bagaimana cara kita sekarang mempertahankan tingkat fleksibilitas yang sama karena orang-orang mulai kembali bekerja di kantor?
Lagi pula, membangun tim berkinerja tinggi, di mana pun mereka berada di dunia merupakan prioritas nomor satu untuk setiap bisnis yang ingin bertahan beberapa tahun ke depan. Jadi, dengan didukung oleh penelitian kami, kami mendapatkan wawasan dari tokoh-tokoh terkemuka di bidang pekerjaan jarak jauh untuk mengetahui cara melakukannya. Berikut adalah empat tip untuk membantu Anda menciptakan lingkungan kerja yang fleksibel.
1. Tanyakan para karyawan tentang apa yang mereka inginkan
Meskipun kebutuhan untuk memfasilitasi pekerjaan jarak jauh bersifat menyeluruh dan segera, setelah semua masalah teratasi dan semua orang menyesuaikan diri, Anda perlu memahami apa yang benar-benar diinginkan tim Anda.Dan itu berarti memberi mereka pilihan, bukannya solusi menyeluruh atau cara kerja.
Para karyawan sebenarnya cukup pandai dalam memutuskan lingkungan apa yang terbaik bagi mereka pada waktu tertentu. “Mereka mungkin lebih suka bekerja dari rumah untuk fokus bekerja, atau di kantor untuk sesi curah pendapat dan kolaborasi, tetapi mereka dapat membuat keputusan ini secara mandiri. Dan, jika Anda mengizinkan mereka melakukan hal ini, Anda akan melihat peningkatan produktivitas sebagai hasilnya,” kata Kate Lister, Presiden di Global Workplace Analytics.
Jadi jawabannya adalah untuk tidak membuat keputusan yang terburu-buru atas nama karyawan Anda, tetapi cukup meminta mereka dan mengarahkan pada apa yang sebenarnya mereka inginkan, bahkan jika hal tersebut mengejutkan Anda. “Kami melakukan survei baru-baru ini dan bertanya kepada para karyawan: Ketika Anda kembali ke kantor, apakah Anda ingin mengadakan pertemuan virtual atau pertemuan langsung jika orang tersebut berada dalam gedung yang sama di kampus yang sama dengan Anda? Sekitar 70% mengatakan bahwa mereka lebih suka mengadakan semua pertemuan tersebut sebagai pertemuan virtual, meskipun saat mereka berada dalam gedung yang sama,” kata Lister.
2. Terus membangun budaya—meski saat terpisah
Pandemi pasti telah menempatkan banyak dari kita dalam keadaan darurat selama dua tahun lamanya. Budaya, dalam berbagai hal, telah terpinggirkan.
“[Selama beberapa tahun terakhir], tidak ada yang memiliki akses ke budaya tempat kerja yang 'sejati'. Budaya 'sejati' telah hidup pada seberapa besar kepedulian para pemimpin terhadap kesejahteraan karyawannya,” kata Britt Andreatta, Ph.D., Chief Executive Officer di 7th Mind Inc.
Saat dunia mulai terbuka kembali, ada peluang baru untuk mengembalikan semua paradigma budaya kerja yang dinikmati banyak karyawan. Namun, banyak dari kita yang terus bekerja dari rumah secara teratur, kita perlu memastikan bahwa budaya ini tidak sepenuhnya berbasis kantor. Ini tidak perlu sulit – hanya memerlukan sedikit perencanaan. Ketika Anda memikirkannya, kopi dan minuman tambahan setelah bekerja tidak pernah terasa mudah, fleksibel, atau inklusif bagi sebagian besar karyawan untuk ikut bergabung.
Jadi apa alternatifnya?
Memperbaiki budaya bukan berarti menghabiskan banyak uang untuk berbagai alat baru yang mewah. Kita semua terbiasa dengan panggilan video, dan penting untuk diingat bahwa kita dapat menggunakannya untuk hal lain selain dari bekerja. Perusahaan dapat mempertahankan rehat kopi dengan mendorong pekerja jarak jauh untuk menjadwalkan panggilan telepon dengan kolega dan teman di tempat kerja saat jam kerja hanya untuk sekadar berdiskusi.
Meski begitu, budaya bergerak lebih dalam dari sekadar teh dan kopi. Kita perlu menyesuaikan kesenangan dan permainan dengan beberapa elemen budaya yang lebih personal yang sangat dihargai banyak orang selama pandemi. Arah itu dimulai dari atas, kata Andreatta: “Manajer membuat pengalaman budaya tempat kerja bagi 90% pekerja. Namun, begitu banyak perusahaan yang tidak pernah benar-benar berinvestasi dalam pelatihan manajer.”
Pelatihan manajemen sangat penting karena, pada akhirnya, banyak budaya yang benar-benar memahami dasar-dasarnya dengan benar: betapa mudahnya meminta bantuan, beristirahat, berdiskusi masalah yang mungkin Anda hadapi, dan sebagainya. Perusahaan yang ingin berhasil dalam dunia kerja yang fleksibel perlu mendapatkan kedua sisi koin dengan tepat.
3. Bagikan alat kolaborasi yang tepat
Komunikasi dan kolaborasi merupakan hal mendasar untuk setiap proyek, alur kerja, atau bisnis. Jika Anda mencoba untuk memiliki salah satunya tanpa memiliki yang lain, semuanya akan berantakan.
Hal ini dibuktikan oleh penelitian kami: Lebih dari sepertiga bisnis (36%) melihat kurangnya alat kolaborasi yang tepat sebagai penghalang signifikan untuk bekerja dari jarak jauh dan 48% beranggapan kegagalan berkolaborasi berdampak negatif pada produktivitas karyawan. 87% bisnis juga setuju bahwa meningkatkan kolaborasi tim akan sangat penting bagi masa depan organisasi mereka.
Untuk bisnis, jelas sangat penting untuk menemukan platform yang menyatukan tim dengan mudah, memungkinkan mereka untuk mengintegrasikan berbagai alat yang sudah mereka gunakan di tempat lain, dan itu, pada dasarnya, membuat manajemen proyek menjadi sederhana. Ini bukan berarti hanya bermain-main di tingkat permukaan. Bisnis perlu menggunakan teknologi untuk membuat perubahan yang signifikan dan bertahan lama pada proses di tempat kerja agar benar-benar menuai manfaat maksimal.
“Ada banyak pembagian informasi yang terjadi dalam pertemuan yang dapat dilakukan melalui alat asinkron. Kita hanya perlu mengubah cara kita mendefinisikan pekerjaan, cara mengukurnya, cara kita melakukannya, dan tempat kita melakukannya,” kata Andreatta.
Dropbox adalah salah satu contohnya. Kami menawarkan seperangkat alat lengkap yang memungkinkan kolaborasi mulus , manajemen proyek yang mudah , berbagi dan sinkronisasi informasi tanpa hambatan, dan banyak lagi.
4. Berinovasi, berinovasi, dan terus berinovasi
Terakhir, penting untuk tidak melihat inovasi sebagai proses yang hanya berjalan sekali saja. Apa pun yang Anda lakukan untuk menciptakan lingkungan kerja yang fleksibel, jangan berhenti untuk terus memperbaikinya.
Artinya sederhana: Selain mengamankan umpan balik reguler, sering-seringlah mengaudit proses bisnis Anda, dan, jika ragu, rekrut profesional eksternal untuk melakukannya. Jika berinvestasi dalam teknologi baru, bekerjalah dengan pemasok pilihan Anda untuk memaksimalkan investasi yang telah Anda buat, serta siapkan tim lintas fungsi untuk mengawasi penerapan dan pemanfaatannya yang lebih luas di seluruh bisnis.
Terakhir, pastikan semua pemangku kepentingan ikut serta di setiap langkah perjalanan. Kepemimpinan senior memainkan peranan penting dalam mendorong perubahan bisnis, begitu pula adopsi di antara semua karyawan dalam bisnis Anda. Jika Anda tidak dapat membuat para pekerja melihat nilai dalam alat dan proses yang Anda berikan, atau belum berkonsultasi dengan mereka terkait cara dan kemungkinan mereka akan menggunakannya, mereka mungkin akan meninggalkannya di rak – dan strategi kerja fleksibel Anda mungkin tidak akan berhasil.
