Hvis du er en leder, der har et team, du skal tage dig af, har det ikke været nemt at følge med i forandringerne på arbejdspladsen i løbet af de seneste 18 måneder.
I meget af pandemien blev reaktionære kortsigtede arbejdsløsninger mødt med en grad af tilgivelse og forståelse. Men nu, hvor fjernarbejde er ved at blive normen, er fejlmarginerne for virksomhedsledere blevet mindre, især når det gælder om at skabe de rigtige arbejdskonfigurationer for deres medarbejdere.
Hvordan forvandler små virksomheder fjernarbejde fra en overlevelsestaktik i pandemien til en konkurrencemæssig fordel, der vil hjælpe dem med at trives i fremtiden? Dropbox satte sig for at svare på det i vores Choice Economy-rapport, en undersøgelse af over 2.000 ledere og medarbejdere i små virksomheder i otte lande. Vi ønskede at se, hvordan 18 måneders fleksibilitet fundamentalt har ændret medarbejdernes holdning til hvordan, hvor og hvornår, de arbejder. Vi fandt frem til, at næsten to tredjedele af virksomhederne har foretaget bemærkelsesværdige eller betydelige forbedringer af deres forretningsstruktur, værktøjer og praksisser for at muliggøre samarbejde under pandemien. Det er en god begyndelse.
Men selvom det er bevist, at ny teknologi kan hjælpe teams med at få arbejdet gjort uden at være på kontoret, hvordan opretholder vi så den samme grad af fleksibilitet, nu hvor folk begynder at vende tilbage til kontoret?
Når alt kommer til alt, er det at opbygge højtydende teams, uanset hvor de er i verden, den vigtigste prioritet for enhver virksomhed, der ønsker at overleve de næste par år. Så med støtte i vores forskning har vi sikret os indsigt fra førende personer inden for fjernarbejde for at finde ud af, hvordan man gør det. Her er fire tips, der kan hjælpe dig med at skabe et fleksibelt arbejdsmiljø.
1. Spørg medarbejderne om, hvad de ønsker
Behovet for at muliggøre fjernarbejde var totalt og øjeblikkeligt, men nu hvor støvet har lagt sig, og alle har tilpasset sig, er du nødt til at forstå, hvad dine teams virkelig ønsker. Og det betyder at give dem valg, snarere end generelle løsninger eller måder at arbejde på.
Medarbejdere er faktisk ret gode til at afgøre, hvilket miljø der er bedst for dem på et givet tidspunkt. "De foretrækker måske at arbejde hjemmefra med fokuseret arbejde eller på kontoret med brainstorming og samarbejde, men de kan træffe denne beslutning selv. Og hvis du giver dem mulighed for at gøre det, vil du se en forbedret produktivitet som resultat," siger Kate Lister, direktør for Global Workplace Analytics.
Så svaret er ikke at træffe forhastede beslutninger på dine medarbejderes vegne, men simpelthen at spørge dem og lede med det, de faktisk ønsker, selv om det overrasker dig. "Vi lavede en undersøgelse for nylig og spurgte medarbejderne: Når du vender tilbage til kontoret, vil du så have et virtuelt møde eller et personligt møde, hvis personen er i den samme bygning på den samme campus som dig? Omkring 70 % sagde, at de ville foretrække at holde alle disse møder som virtuelle møder, selv om de er i samme bygning," siger Lister.
2. Bliv ved med at opbygge kultur – selv når I er adskilt
Pandemien har reelt sat mange af os i en to år lang undtagelsestilstand. Kulturen er i mange tilfælde blevet tilsidesat.
"[I løbet af de sidste par år] har ingen haft adgang til noget af den 'sande' kultur på arbejdspladsen. Den 'sande' kultur har bestået i, hvor meget lederne virkelig bekymrer sig om deres medarbejderes velbefindende," siger Britt Andreatta, Ph.D., administrerende direktør hos 7th Mind Inc.
Efterhånden som verden begynder at åbne sig igen, er der nye muligheder for at bringe alle de ting tilbage, som mange medarbejdere nød godt af i arbejdskulturen. Men da mange af os fortsat arbejder hjemmefra på regelmæssig basis, er vi nødt til at sikre, at denne kultur ikke udelukkende er kontorbaseret. Det behøver ikke at være svært – det kræver bare lidt mere planlægning. Når man tænker over det, har ad hoc-kaffe og drinks efter arbejde alligevel aldrig været særlig nemt, fleksibelt eller inkluderende for mange medarbejdere at deltage i.
Så hvad er alternativet?
At få styr på kulturen betyder ikke, at man skal bruge en masse penge på smarte nye værktøjer. Vi kender alle til videoopkald, og det er vigtigt at huske, at vi kan bruge dem til andre ting end arbejde. Virksomheder kan holde kaffepausen i live ved at opfordre fjernarbejdere til at planlægge opkald med kolleger og venner på arbejdspladsen i arbejdstiden bare for at høre hvordan det går.
Når det er sagt, stikker kultur dybere end øl og kaffe. Vi er nødt til at matche sjov og ballade med nogle af de mere personlige elementer i kulturen, som mange virkelig har værdsat under pandemien. Den retning starter fra toppen, siger Andreatta: "Ledere skaber oplevelsen af arbejdspladskultur for 90 % af medarbejderne. Og alligevel er der så mange virksomheder, der aldrig rigtig har investeret i lederuddannelse".
Uddannelse af ledelsen er vigtigt, fordi meget kultur i sidste ende bare handler om at få det grundlæggende på plads: Hvor let er det at bede om hjælp, få fri, diskutere problemer, man måtte have, osv. Virksomheder, der ønsker at få succes i en verden med fleksibelt arbejde, bliver nødt til at have styr på begge sider af sagen.
3. Del de rigtige samarbejdsværktøjer
Kommunikation og samarbejde er grundlæggende for alle projekter, workflows og virksomheder. Hvis du forsøger at have det ene uden det andet, falder alt fra hinanden.
Det bekræftes af vores forskning: Over en tredjedel af virksomhederne (36 %) så manglen på de rigtige samarbejdsværktøjer som en væsentlig barriere for fjernarbejde, og 48 % sagde, at manglende samarbejde havde en negativ indvirkning på medarbejdernes produktivitet. 87 % af virksomhederne var også enige om, at forbedring af teamsamarbejdet vil være afgørende for deres organisations fremtid.
For virksomheder er det en klar nødvendighed at finde en platform, der nemt bringer teams sammen, giver dem mulighed for at integrere de værktøjer, de allerede bruger andre steder, og som grundlæggende gør projektstyring enkel. Det betyder ikke, at man bare skal rode rundt på overfladen. Virksomheder er nødt til at bruge teknologi til at foretage betydelige, langvarige ændringer af arbejdspladsens processer for virkelig at høste det maksimale udbytte.
"Der er en masse informationsdeling, der sker på møder, som kunne finde sted via asynkrone værktøjer. Vi er bare nødt til at ændre, hvordan vi definerer arbejde, hvordan det måles, hvordan vi udfører det, og hvor vi udfører det", siger Andreatta.
Dropbox er et eksempel. Vi tilbyder en komplet pakke af værktøjer, der muliggør problemfrit samarbejde, nem projektstyring, barrierefri deling og synkronisering af information og meget mere.
4. Innovér, innovér, innovér
Endelig er det vigtigt ikke at se innovation som en enkeltstående proces. Uanset hvad du gør for at skabe et fleksibelt arbejdsmiljø, må du ikke holde op med at forbedre det.
Hvad det betyder, er enkelt: Ud over at sikre regelmæssig feedback skal du revidere dine forretningsprocesser ofte, og hvis du er i tvivl, skal du hyre en ekstern fagperson til at gøre det. Hvis du investerer i ny teknologi, skal du samarbejde med dine valgte leverandører for at maksimere den investering, du har foretaget, og oprette et tværfunktionelt team til at overvåge implementeringen og den bredere brug i hele virksomheden.
Endelig skal du sørge for, at alle interessenter er med på alle trin af rejsen. Den øverste ledelse spiller en afgørende rolle, når det gælder om at skabe forandringer i virksomheden, men det samme gør ibrugtagningen blandt alle medarbejdere i din virksomhed. Hvis du ikke kan få medarbejderne til at se værdien i de værktøjer og processer, du giver dem, eller ikke har rådført dig med dem om, hvordan og hvorvidt de vil bruge dem, vil de sandsynligvis lade dem ligge på hylden – og din fleksible arbejdsstrategi vil sandsynligvis ikke lykkes.
