若您是負責帶領工作團隊的經理，要追上過去 18 個月內職場變化的速度確實不容易。
在疫情期間，屬於臨時應變措施的短期工作解決方案，都獲得眾人一定程度的寬恕和諒解。然而，遠端工作模式如今已成常態，使眾人對於企業領袖犯錯的容忍度降低，尤其在為員工設立正確的工作體制時更是如此。
小型企業該如何將遠端工作從因應疫情的生存策略轉化為競爭優勢，從而打造蓬勃發展的未來呢？Dropbox 將在選擇經濟報告中回答這項問題，該報告針對來自八個國家/地區的 2,000 多名小型企業領導人和員工展開調查，旨在瞭解過去 18 個月內靈活彈性的工作模式如何徹底顛覆員工對工作方式、場所和時間的看法。我們發現近三分之二的企業都曾對業務結構、工具和措施做出顯著或重大改進，從而在疫情期間順利協作。這是個好開始！
然而，儘管新技術經證實有助於團隊遠端完成工作，但既然人們已開始重返辦公室，又該如何維持相同的靈活度呢？
畢竟，建立高績效工作團隊 (無論成員身在世界何方) 對於任何希望在未來幾年續存的企業絕對是首要任務。在研究調查期間，我們曾向遠端工作領域的領導者徵詢相關見解，進而找出做到這一點的方法。以下提供四個訣竅協助您打造靈活彈性的工作環境。
1. 瞭解員工偏好的工作模式
最初是因為廣泛且急迫的需求促成了遠端工作，但既然現已塵埃落定，所有人也都做出相應調整，您就必須瞭解工作團隊到底偏好什麼工作模式。也就是說，企業必須讓員工有所選擇，而非套用統一解決方案或工作方式。
事實上，員工非常善於決定特定時間的相應工作場所。Global Workplace Analytics 總裁 Kate Lister 表示：「如果需要全神貫注工作時，他們可能更喜歡居家辦公，至於需要腦力激盪和協作時，則傾向於辦公室工作，無論如何，他們都能獨立做出適當決定。而且，如果您允許員工自行選擇工作場所，將有助於提升工作效率。」
因此，答案是不要代表員工輕率地做出決定，而是詢問並引導他們找出自己真正想要什麼，即使員工的選擇會讓您大吃一驚。Lister 表示：「我們最近做了一項調查，詢問員工：當您回到辦公室時，如果對方身處相同園區的同一棟樓裡，您希望舉行線上會議還是面對面會議？大約 70% 的受訪者表示，他們更希望所有會議都改採線上模式，即使與會者都在同一棟大樓裡。」
2. 即使四散各地，仍要持續締造文化
這場疫情實際上使不少人陷入長達兩年的緊急狀態。在多數情況下，文化早已被束之高閣。
7th Mind Inc 執行長 Britt Andreatta 博士表示：「在過去幾年間，沒有人能做到任何『真正』的職場文化，『真正』的文化取決於領導人對員工福祉的重視程度。」
隨著全世界重新敞開大門，我們得以把握新機會，再次找回許多員工所熱愛的工作文化及伴隨而來的好處。由於不少人仍繼續定期居家辦公，我們必須確保這種文化不只侷限於辦公室。其實這一點也不難，只是需要更完善的規劃。仔細想想，如果在下班後臨時提供咖啡和飲料小聚，想必多數員工都不太方便參與，因此這個做法就不夠靈活，也缺乏包容性。
那有什麼替代方案呢？
締造正確的文化不代表砸一堆錢購入酷炫的新玩意。大家都很熟悉視訊通話，但很多人可能都忘了，不是只有談公事時才能撥打視訊通話。公司可以鼓勵遠端工作者在上班時間安排與同事和朋友通話，彼此分享近況，讓下午茶時光變得有意義。
話雖如此，締造文化可不只是提供啤酒和咖啡那麼簡單。不少人在疫情期間更加重視個人化的文化元素，我們必須將玩樂的時光融入這些元素中。改革方向應從管理階層開始，Andreatta 表示：「經理造就了 90% 員工的職場文化體驗，卻有很多公司從未正視這方面的經理培訓。」
管理層培訓至關重要，歸根究柢，很多文化實際上只是將基本功做好：尋求協助、休假、討論可能遇到的問題又會多困難呢？如果想在彈性工作為主流的世界中取得成功，公司必須兩面兼顧。
3. 共享適合的協作工具
溝通和協作是任何專案、工作流程或業務的基礎。兩者缺一不可，否則可能導致失衡。
經我們研究證實：超過三分之一的企業 (36%) 認為缺乏適合的協作工具會對遠端工作造成重大阻礙，48% 的企業表示無法有效協作會對員工生產力產生負面影響，甚至有 87% 的企業認為，改善團隊協作是組織未來發展的關鍵所在。
對於企業而言，當務之急顯然是找到一個能輕鬆凝聚團隊的平台，不僅能整合在別處慣用的工具，還能從根本上讓專案管理變得輕而易舉。我們指的可不是流於形式的改進措施。企業必須善用技術對工作流程做出重大、持恆的改變，方能真正獲取最大利益。
Andreatta 表示：「需要在會議中分享的大量資訊，往往可以透過非同步工具完成。我們真的必須徹底改變對工作的定義、衡量方式、工作模式以及工作場所。」
以 Dropbox 為例，我們提供全套工具，可實現流暢協作、讓專案管理輕鬆無比、資訊共享與同步毫無阻礙等各項優勢。
4. 創新腳步永不停歇
最後，請勿將創新視為一次性流程。無論您採取什麼措施來打造靈活彈性的工作環境，請不要停下改進的步伐。
要做到這點很簡單：除了定期徵求意見回饋之外，記得不時審核業務流程，如有疑問，也可以聘請外部專業人士提供協助。如果您投資新技術，請與所選供應商合作，將投資效益最大化，並建立跨部門團隊監督該技術的部署，以及更廣泛地運用於整個企業之中。
最後，請確保所有利益相關者都能參與改革旅程中的每一步。在推動業務改革方面，高階主管扮演著舉足輕重的角色，但企業中所有員工對於改革的接受程度亦是如此。如果員工無法理解您所提供工具和流程的價值，或是您從未與員工討論他們將如何以及是否願意使用這些新措施，他們可能會將這些新措施束之高閣，您便無法順利推行靈活彈性的工作策略。
