Se sei un manager con un team da seguire, stare al passo con i cambiamenti sul posto di lavoro degli ultimi 18 mesi non è stato facile.
Per gran parte della pandemia, le soluzioni lavorative reazionarie e a breve termine sono state accolte con un livello di perdono e comprensione. Ma ora che il lavoro da remoto sta diventando la norma, i margini di errore per i dirigenti aziendali si sono ridotti, soprattutto quando si tratta di ritagliare le giuste modalità di lavoro per i propri dipendenti.
Come possono le piccole aziende trasformare il lavoro a distanza da una tattica di sopravvivenza alla pandemia in un vantaggio competitivo che le aiuterà a prosperare in futuro? Dropbox ha cercato di rispondere a questa domanda nel rapporto sulla Choice Economy, un sondaggio condotto su oltre 2.000 dirigenti e dipendenti di piccole aziende in otto Paesi. Volevamo vedere come 18 mesi di flessibilità hanno cambiato radicalmente l'atteggiamento dei dipendenti su come, dove e quando lavorano. Abbiamo scoperto che quasi due terzi delle aziende hanno apportato notevoli o significativi miglioramenti alla struttura, agli strumenti e alle pratiche aziendali per consentire la collaborazione durante la pandemia. È un ottimo inizio.
Ma se è stato dimostrato che le nuove tecnologie possono aiutare i team a svolgere il lavoro da remoto, come possiamo mantenere lo stesso livello di flessibilità ora che le persone iniziano a tornare in ufficio?
Dopotutto, la creazione di team altamente performanti, indipendentemente da dove si trovino nel mondo, è la priorità numero uno per qualsiasi azienda che voglia sopravvivere nei prossimi anni. Per questo motivo, sulla base delle nostre ricerche, abbiamo raccolto le opinioni di figure di spicco nel campo del lavoro a distanza per scoprire come fare. Ecco quattro consigli che ti aiuteranno a creare un ambiente di lavoro flessibile.
1. Chiedi ai dipendenti cosa vogliono
Sebbene la necessità di facilitare il lavoro a distanza sia stata totale e immediata, ora che le acque si sono calmate e tutti si sono adattati, devi capire cosa vogliono davvero i team.E questo significa dare loro una scelta, piuttosto che soluzioni o modalità di lavoro generiche.
I dipendenti sono abbastanza bravi a decidere quale sia l'ambiente migliore per loro in un determinato momento. "Potrebbero preferire lavorare da casa per il lavoro di concentrazione, o in ufficio per le sessioni di brainstorming e la collaborazione, ma possono prendere questa decisione in modo indipendente. E se permetti loro di farlo, vedrai che la produttività migliorerà", afferma Kate Lister, presidente di Global Workplace Analytics.
La risposta è quindi quella di non prendere decisioni affrettate per conto dei tuoi dipendenti, ma semplicemente di chiedere loro e di fare riferimento a ciò che effettivamente vogliono, anche se ti sorprende. "Di recente abbiamo condotto un sondaggio e abbiamo chiesto ai dipendenti: quando tornerete in ufficio, preferite organizzare una riunione virtuale o una riunione in presenza se la persona si trova nello stesso edificio? Circa il 70% delle persone ha dichiarato che preferirebbe organizzare tutte le riunioni in modalità virtuale, anche se si trovano nello stesso edificio", spiega Lister.
2. Continua a creare la cultura, anche quando si è a distanza
La pandemia ha di fatto messo molti di noi in uno stato di emergenza per due anni. In molti casi la cultura è passata in secondo piano.
"[Negli ultimi due anni] nessuno ha avuto accesso alla "vera" cultura del posto di lavoro. La "vera" cultura è vissuta nel modo in cui i leader si preoccupano realmente del benessere dei loro dipendenti", afferma Britt Andreatta, Ph.D., amministratore delegato di 7th Mind Inc.
Con la riapertura del mondo, ci sono nuove opportunità per riportare in auge tutti gli orpelli della cultura del lavoro che molti dipendenti apprezzavano. Tuttavia, dato che molti di noi continuano a lavorare regolarmente da casa, dobbiamo assicurarci che questa cultura non sia interamente basata sull'ufficio. Non deve essere difficile, ma richiede solo un po' di pianificazione in più. A pensarci bene, i caffè e gli aperitivi ad hoc dopo il lavoro non sono mai stati particolarmente facili, flessibili o inclusivi per molti dipendenti.
Qual è l'alternativa?
Fare cultura nel modo giusto non significa spendere un sacco di soldi in nuovi e fantasiosi strumenti. Conosciamo tutti le videochiamate ed è importante ricordare che possiamo usarle anche per scopi diversi dal lavoro. Le aziende possono mantenere viva la pausa caffè incoraggiando i lavoratori remoti a programmare chiamate con colleghi e amici al lavoro durante l'orario lavorativo, solo per chiacchierare.
Detto questo, la cultura va oltre le birre e i caffè. Dobbiamo abbinare il divertimento e i giochi con alcuni degli elementi più personali della cultura che molti hanno apprezzato durante la pandemia. Questa direzione parte dai vertici, dice Andreatta: "I dirigenti fanno l'esperienza della cultura del luogo di lavoro per il 90% dei lavoratori. Eppure molte aziende non hanno mai investito nella formazione dei manager".
La formazione manageriale è molto importante perché, in fin dei conti, gran parte della cultura è costituita dalle basi: quanto è facile chiedere aiuto, ottenere ferie, discutere di eventuali problemi e così via. Le aziende che desiderano avere successo in un mondo di lavoro flessibile dovranno trovare il giusto equilibrio tra le due facce della medaglia.
3. Condividi i giusti strumenti di collaborazione
La comunicazione e la collaborazione sono fondamentali per qualsiasi progetto, flusso di lavoro o azienda. Se si cerca di avere l'uno senza l'altro, tutto crolla.
Questo dato è confermato dalla nostra ricerca: più di un terzo delle aziende (36%) considera la mancanza di strumenti di collaborazione adeguati un ostacolo significativo al lavoro da remoto e il 48% afferma che la mancata collaborazione ha un impatto negativo sulla produttività dei dipendenti. L'87% delle aziende concorda inoltre sul fatto che il miglioramento della collaborazione tra i team sarà fondamentale per il futuro della loro organizzazione.
Per le aziende è un chiaro imperativo trovare una piattaforma che riunisca i team in modo semplice, che permetta loro di integrare gli strumenti che già utilizzano altrove e che, fondamentalmente, renda semplice la gestione dei progetti. Questo non significa solo trafficare con le tecnologie a livello superficiale. Le aziende devono utilizzare la tecnologia per apportare cambiamenti significativi e duraturi ai processi lavorativi, per trarne il massimo beneficio.
"Nelle riunioni si condividono molte informazioni che potrebbero essere distribuite attraverso strumenti asincroni. Dobbiamo cambiare il modo in cui definiamo il lavoro, come lo misuriamo, come lo facciamo e dove lo facciamo", afferma Andreatta.
Dropbox ne è un esempio. Offriamo una suite completa di strumenti che consentono una collaborazione perfetta, una gestione dei progetti semplice, una condivisione e sincronizzazione delle informazioni senza barriere e molto altro ancora.
4. Innova, innova, innova
Infine, è importante non considerare l'innovazione come un processo unico. Qualunque cosa tu faccia per creare un ambiente di lavoro flessibile, non smettere di migliorarlo.
Il significato di ciò è semplice: oltre a garantire un feedback regolare, verifica frequentemente i tuoi processi aziendali e, in caso di dubbio, incarica un professionista esterno di farlo. Se investi in una nuova tecnologia, collabora con i fornitori scelti per massimizzare l'investimento fatto e crea un team interfunzionale per supervisionarne l'implementazione e l'utilizzo in tutta l'azienda.
Infine, assicurati che tutte le parti interessate siano coinvolte in ogni fase del percorso. La leadership senior svolge un ruolo fondamentale nel guidare il cambiamento aziendale, ma anche l'adozione da parte di tutti i dipendenti della tua azienda. Se non riesci a far capire ai lavoratori il valore degli strumenti e dei processi che stai mettendo a loro disposizione, o se non li hai consultati su come e se li useranno, probabilmente li lasceranno sullo scaffale e la tua strategia di lavoro flessibile difficilmente avrà successo.
