Jeśli jesteś menedżerem odpowiedzialnym za zespół, w ciągu ostatnich 18 miesięcy nie było Ci łatwo nadążać za zmianami w miejscu pracy.
Przez większą część pandemii doraźne, krótkoterminowe rozwiązania służące do wykonywania pracy spotykały się z wyrozumiałością i zrozumieniem. Teraz jednak praca zdalna staje się normą, więc skurczył się margines błędu dla liderów biznesu, zwłaszcza w dziedzinie tworzenia odpowiedniego środowiska pracy dla zatrudnionych.
W jaki sposób małe firmy przekształcają pracę zdalną z taktyki przetrwania w odpowiedzi na pandemię w przewagę konkurencyjną, która pomoże im prosperować w przyszłości? Dropbox postanowił odpowiedzieć na to pytanie w raporcie Ekonomia wyboru opartym na ankiecie przeprowadzonej wśród ponad dwóch tysięcy szefów i pracowników małych firm w ośmiu krajach. Chcieliśmy sprawdzić, jak 18 miesięcy elastycznego funkcjonowania zasadniczo zmieniło podejście pracowników do tego, jak, gdzie i kiedy pracują. Stwierdziliśmy, że aby umożliwić współpracę podczas pandemii, prawie dwie trzecie firm wprowadziło zauważalne lub znaczące ulepszenia w organizacji działalności, narzędziach i praktykach. To świetny początek.
Udowodniono, że nowe technologie mogą pomóc zespołom w wykonywaniu pracy zdalnie – jak jednak możemy utrzymać ten sam poziom elastyczności, gdy ludzie zaczynają wracać do biur?
Budowanie bardzo wydajnych zespołów bez względu na to, gdzie się znajdują, jest przecież priorytetową kwestią dla każdej firmy, która chce przetrwać kilka następnych lat. Aby dowiedzieć się, jak to zrobić, w toku badania uzyskaliśmy opinie czołowych postaci w dziedzinie pracy zdalnej. Oto cztery wskazówki, które pomogą stworzyć elastyczne środowisko pracy.
1. Zapytaj pracowników, czego chcą
Natychmiastowe umożliwienie pracy zdalnej było bezwzględną koniecznością, jednak teraz, gdy sytuacja wróciła do normy i wszyscy się do niej dostosowali, warto zrozumieć, czego członkowie zespołów naprawdę chcą.Oznacza to zapewnienie im wyboru, a nie ogólnych rozwiązań lub sposobów pracy.
W rzeczywistości pracownicy całkiem dobrze sami decydują, jakie środowisko jest dla nich najlepsze w danym momencie. „Być może wolą w domu wykonywać pracę wymagającą skupienia, a w biurze uczestniczyć w burzach mózgów i zadaniach opartych na współpracy – tę decyzję mogą jednak podjąć samodzielnie. Jeśli im się na to pozwoli, ich produktywność wzrośnie” – mówi Kate Lister, prezes firmy Global Workplace Analytics.
Nie warto więc podejmować pochopnych decyzji w imieniu pracowników, należy natomiast po prostu zapytać ich, czego naprawdę chcą, i na tej podstawie kierować ich pracą, nawet jeśli odpowiedź jest zaskakująca. „Przeprowadziliśmy niedawno ankietę i zadaliśmy pracownikom następujące pytanie: Gdy po powrocie do biura będziesz mieć do odbycia spotkanie z osobą znajdującą się w tym samym budynku, wolisz odbyć je wirtualnie czy osobiście? Około 70% respondentów stwierdziło, że woleliby odbyć wszystkie te spotkania w formie wirtualnej, nawet jeśli znajdują się w tym samym budynku” – mówi Lister.
2. Warto budować kulturę – nawet zdalnie
Pandemia skutecznie wywołała u wielu z nas dwuletni stan wyjątkowy. W wielu przypadkach kultura zeszła na dalszy plan.
„[W ciągu ostatnich kilku lat] nikt nie miał dostępu do prawdziwej kultury miejsca pracy. W praktyce budowanie kultury oznacza, na ile przełożeni dbają o dobre samopoczucie pracowników” – mówi dr Britt Andreatta, dyrektor generalny w firmie 7th Mind Inc.
W miarę jak świat znowu zaczyna się otwierać, pojawiają się nowe możliwości przywrócenia wszystkich pułapek kultury pracy, tak cenionych przez wielu pracowników. Ponieważ jednak wielu z nas nadal regularnie pracuje z domu, musimy zapewnić, aby zasięg kultury nie ograniczał się do osób przebywających w biurze. Nie musi to być trudne – wymaga jedynie nieco więcej planowania. Właściwie wielu pracowników nigdy szczególnie łatwo ani elastycznie nie korzystało przecież z uroków szybkiej kawy i drinków po pracy oraz ich integracyjnej roli.
Jaka jest więc alternatywa?
Wytworzenie właściwej kultury nie oznacza wydawania dużych pieniędzy na nowe, wymyślne narzędzia. Wszyscy znamy rozmowy wideo i warto pamiętać, że możemy ich używać nie tylko do pracy. Firmy mogą utrzymać zwyczajową przerwę na kawę, zachęcając pracowników zdalnych do planowania rozmów z kolegami i znajomymi z biura w godzinach pracy, aby nadrobić zaległości towarzyskie.
Niemniej jednak kultura to coś więcej niż piwo i kawa. Musimy połączyć zabawę i gry z bardziej osobistymi aspektami kultury, które podczas pandemii wielu naprawdę ceniło. Jak mówi Britt Andreatta, przykład idzie z góry: „Menedżerowie tworzą kulturę miejsca pracy dla 90% pracowników. Mimo to wiele firm nigdy tak naprawdę nie zainwestowało w szkolenie menedżerów”.
Szkolenia dla kadry zarządzającej są bardzo ważne, ponieważ w ostatecznym rozrachunku kultura pracy w dużej mierze opiera się na sprawnym postępowaniu w podstawowych kwestiach: czy łatwo jest poprosić o pomoc, uzyskać czas wolny, omówić ewentualne problemy itp. Firmy, które chcą odnieść sukces w świecie elastycznej pracy, będą musiały dobrze wykorzystać potencjał obu sposobów wykonywania pracy.
3. Udostępnianie odpowiednich narzędzi do współpracy
Komunikacja i współpraca mają fundamentalne znaczenie dla każdego projektu, przepływu pracy czy biznesu. Jeśli spróbuje się mieć jedno bez drugiego, wszystko przestanie działać.
Potwierdzają to nasze badania: ponad jedna trzecia firm (36%) uznała brak odpowiednich narzędzi do współpracy za istotną przeszkodę w pracy zdalnej, a 48% stwierdziło, że brak współpracy negatywnie wpłynął na produktywność pracowników. Z kolei 87% firm zgodziło się, że poprawa współpracy między członkami zespołu będzie miała kluczowe znaczenie dla przyszłości ich organizacji.
Dla firm oczywistym imperatywem jest znalezienie platformy, która w prosty sposób połączy zespoły, pozwoli im zintegrować używane już narzędzia oraz zasadniczo ułatwi zarządzanie projektami. Nie oznacza to jedynie powierzchownych zmian. Aby naprawdę czerpać maksymalne korzyści, firmy muszą używać rozwiązań technicznych do wprowadzania znaczących, długotrwałych zmian w procesach w miejscu pracy.
„Podczas spotkań wymienia się wiele informacji i mogą to zapewnić narzędzia asynchroniczne. Naprawdę musimy tylko zmienić sposób, w jaki definiujemy pracę, jak ją mierzymy oraz jak i gdzie ją wykonujemy” – mówi Britt Andreatta.
Przykładem jest platforma Dropbox. Oferujemy pełny zestaw narzędzi, które umożliwiają płynną współpracę, łatwe zarządzanie projektami, udostępnianie plików bez barier, synchronizację informacji oraz wiele innych funkcji.
4. Innowacje, innowacje i jeszcze raz innowacje
Ważne jest również, aby nie postrzegać innowacji jako jednorazowego procesu. Niezależnie od tego, co zrobiono, aby stworzyć elastyczne środowisko pracy, należy stale je ulepszać.
To proste: poza uzyskiwaniem regularnych informacji zwrotnych należy często przeprowadzać audyty procesów biznesowych, a w razie wątpliwości zatrudnić w tym celu zewnętrznego specjalistę. Jeśli zainwestuje się w nowe rozwiązanie techniczne, warto współpracować z wybranym dostawcą, aby zmaksymalizować korzyści z inwestycji, oraz powołać interdyscyplinarny zespół, który będzie nadzorował wdrażanie i popularyzowanie tego rozwiązania w całej firmie.
Ostatnia uwaga: należy dbać o to, aby na każdym etapie zmian byli uwzględniani wszyscy zainteresowani. Kluczową rolę w napędzaniu zmian biznesowych odgrywa kierownictwo wyższego szczebla, ale równie ważna jest akceptacja wśród wszystkich pracowników firmy. Jeśli nie uda się sprawić, by pracownicy dostrzegli wartość w zapewnionych im narzędziach i procesach – lub jeśli nie skonsultowano z nimi, jak i czy będą z nich korzystać – prawdopodobnie rozwiązania te nie wejdą do użytku, a strategia elastycznej pracy raczej poniesie klęskę.
