Si eres responsable de un equipo, seguro que te habrá costado estar al día de todos los cambios relacionados con el trabajo que se han producido en este último año y medio.
Durante una gran parte de la pandemia, surgieron varias opciones laborales —pensadas como soluciones a corto plazo— que se enfocaron con cierta comprensión y benevolencia. Sin embargo, ahora que el trabajo remoto se está normalizando, los márgenes de error con los que cuentan los líderes empresariales se han reducido, sobre todo a la hora de diseñar un entorno de trabajo adecuado para los empleados.
¿Cómo pueden las empresas pequeñas transformar el trabajo remoto —que surgió como una estrategia de supervivencia ante la pandemia— en una ventaja competitiva que les ayude a prosperar? En Dropbox, nos propusimos encontrar la respuesta con el informe Choice Economy, una encuesta a 2000 líderes y empleados de empresas pequeñas de ocho países distintos. Queríamos ver qué cambios fundamentales se habían producido en la postura de los empleados con respecto a cómo, dónde y cuándo trabajar tras año y medio de flexibilidad. Llegamos a la conclusión de que cerca de dos terceras partes de las empresas llevaron a cabo mejoras considerables en su estructura empresarial, herramientas y prácticas para que sus empleados pudieran colaborar durante la pandemia. Lo cierto es que fue gran comienzo.
Aunque, si bien se ha demostrado que las nuevas tecnologías pueden ayudar a los equipos a trabajar en remoto, ¿cómo se puede mantener el mismo grado de flexibilidad ahora que estamos empezando a volver a la oficina?
Al fin y al cabo, crear equipos muy eficientes —independientemente de dónde estén— es la máxima prioridad de toda empresa que quiera sobrevivir durante los próximos años. Así pues, y basándonos en nuestra investigación, hemos recopilado opiniones de perfiles expertos en el trabajo en remoto para encontrar soluciones. A continuación, te daremos cuatro consejos para implementar un entorno de trabajo flexible.
1. Pregúntales a los empleados qué quieren
Es cierto que la necesidad de poder trabajar en remoto fue absoluta e inmediata, pero ahora la situación está más calmada y todo el mundo se ha adaptado, por lo que es un buen momento para comprender qué es lo que quieren de verdad tus equipos. Esto implica que puedan decidir, no ofrecerles soluciones de trabajo universales.
De hecho, a los empleados se les da muy bien decidir qué entorno les conviene más en cada momento. “Quizás prefieran trabajar desde casa cuando tengan que concentrarse mucho, o en la oficina para hacer lluvias de ideas y colaborar. Sea como sea, pueden decidirlo por su cuenta. Si se les permite hacerlo, serán más productivos”, afirma Kate Lister, presidenta de Global Workplace Analytics.
Parece ser que la respuesta es no tomar decisiones precipitadas por los empleados, sino, simplemente, consultar los cambios con ellos y tomar la iniciativa para darles lo que quieran, aunque no sea lo que esperas. “Recientemente, hicimos una encuesta en la que les preguntábamos esto a los empleados: al volver a la oficina, y teniendo en cuenta que la otra persona estuviera en el mismo edificio o recinto que tú, ¿preferirías las reuniones virtuales o las presenciales? Alrededor del 70 % dijeron que preferirían que todas las reuniones fueran virtuales, aunque ambas personas estuvieran en el mismo edificio”, explica Kate.
2. Sigue desarrollando la cultura, incluso a distancia
La pandemia hizo que muchos de nosotros pasásemos dos años en estado de emergencia. En muchos casos, la cultura laboral cayó en el olvido.
“[Durante los últimos dos años], nadie pudo disfrutar de una cultura de trabajo ‘auténtica’. Esta cultura ‘auténtica’ ha perdurado en la importancia que los líderes le han dado al bienestar de los empleados”, opina Britt Andreatta, doctorada y directora general de 7th Mind Inc.
A medida que el mundo comienza a abrirse de nuevo, van surgiendo oportunidades para recuperar los aspectos atractivos de la cultura empresarial que convencían a muchos empleados. Por otro lado, no son pocas las personas que siguen trabajando sobre todo desde casa, por lo que hay que asegurarse de que esa cultura no gire solo alrededor de la oficina. La solución no tiene por qué ser compleja; solo hace falta un poco de planificación. De hecho, el café en la oficina y tomar algo después del trabajo nunca fueron propuestas especialmente sencillas, flexibles o inclusivas para muchos empleados.
Entonces, ¿qué alternativa hay?
Una buena cultura no implica invertir un gran presupuesto en herramientas nuevas y sofisticadas. Todo el mundo sabe qué son las videollamadas, y no hay que olvidar que sirven para más cosas aparte de trabajar. Por ejemplo, las empresas pueden mantener la pausa del café fomentando que las personas que trabajen en remoto se reúnan con sus compañeros y amigos durante la jornada laboral para, simplemente, ponerse al día.
Dicho esto, la cultura va más allá de las cervezas y el café. Hay que unir los aspectos más ligados al ocio con elementos más personales de la cultura que tanto se han valorado durante la pandemia. Según Britt, el camino a seguir se marca desde los puestos más altos: “Los responsables definen cómo vive la cultura el 90 % de los trabajadores. Aun así, muchas empresas nunca han invertido en formar a sus responsables”.
La formación de los responsables es crucial porque, al fin y al cabo, la cultura se resume en gran medida en hacer bien lo más básico: que no cueste pedir ayuda o tiempo libre, hablar de los problemas que surjan, etc. Para que una empresa prospere en un entorno de trabajo flexible, tendrá que dominar los diferentes aspectos.
3. Comparte las herramientas de colaboración adecuadas
La comunicación y la colaboración son fundamentales en cualquier proyecto, flujo de trabajo o negocio. Cuando se intenta lograr una, pero no la otra, las cosas empiezan a fallar.
Nuestra investigación lo corrobora: más de una tercera parte de las empresas (el 36 %) identificó la falta de herramientas de colaboración adecuadas como un obstáculo importante a la hora de trabajar en remoto, y el 48 % afirmaron que el hecho de no poder colaborar afecta negativamente a la productividad de los empleados. Además, el 87 % estuvieron de acuerdo en que mejorar la colaboración en equipo sería vital para su futuro.
Desde el punto de vista de las empresas, encontrar una plataforma que permita a los equipos colaborar de manera sencilla, integrar las herramientas que ya usan en todas partes y que, en esencia, ayude a gestionar los proyectos, es una necesidad más que evidente. Y no hablamos de hacer unos pocos cambios superficiales. Las empresas deben aprovechar la tecnología para hacer cambios de calado y duraderos en los procesos laborales a fin de conseguir el máximo beneficio.
“En las reuniones, se comparte mucha información, pero eso se podría hacer con herramientas asíncronas. Solo hay que cambiar cómo se define, mide y hace el trabajo, y dónde se trabaja”, afirma Britt.
Dropbox nos sirve de ejemplo: ofrecemos un conjunto de herramientas con el que se puede colaborar de forma fluida, gestionar proyectos fácilmente, compartir contenido sin obstáculos y sincronizar información, entre otras cosas.
4. Innova todo lo que puedas
Por último, es importante que no enfoques la innovación como un proceso puntual. Hagas lo que hagas para crear un entorno de trabajo flexible, no dejes de buscar mejoras.
En realidad es bastante sencillo: además de ir recopilando comentarios, audita tus procesos empresariales a menudo y, en caso de duda, pídeles ayuda a profesionales externos. Si inviertes en nuevas tecnologías, colabora con tus proveedores de confianza para aprovechar al máximo la inversión. Por otro lado, organiza un equipo multidisciplinar que se encargue de supervisar la implementación y el uso general en la empresa.
Por último, asegúrate de que todas las personas implicadas formen parte de cada fase del proceso. Los perfiles de dirección más veteranos son fundamentales para impulsar los cambios en la empresa, pero también lo es que todos los empleados adopten estos cambios. Si no consigues que los trabajadores vean el valor de las herramientas y los procesos que les proporciones, o no les consultas cómo o si las usan, probablemente ni las prueben, y tu estrategia de trabajo flexible estará abocada al fracaso.
