Шість способів спростити роботу з документами завдяки HelloSign

Людина переглядає шаблон електронного підпису на стандартному договорі оренди

Кажучи відверто, робота з паперовими документами — це суцільний головний біль.

І хоча в багатьох компаніях уже відмовилися від друкування й сканування документів, перейшовши на роботу з цифровими копіями, ще залишається велика кількість компаній і галузей, які досі працюють із документами, як у стародавні часи. Але існує кращий спосіб!

Нижче описано шість способів, за допомогою яких можна полегшити роботу з документами в офісі, колективі, відділі чи компанії. Ці рекомендації ідеально підійдуть будь-якій галузі, яка готова позбутися незручної роботи з паперовими документами. Кожна з рекомендацій передбачає наявність активної обліковки HelloSign.

Зареєструйте ознайомлювальну версію обліковки.

1. Заощаджуйте час, створивши шаблони часто використовуваних документів

Навіщо робити одну й ту саму операцію сто разів, коли можна зробити її лише один раз, а потім виконувати автоматично? Шаблони HelloSign надають змогу відформатувати документ один раз і зберегти форматування для використання в майбутньому. Це чудовий спосіб позбутися зайвого форматування та заощадити час і розумові зусилля.

Дізнайтесь, як налаштувати перший шаблон.

2. Заощаджуйте ще більше часу за допомогою функції автозаповнення

Уявіть, що ви отримали складний пакет документів, але замість того, щоб заповнювати сотні текстових полів, вам потрібно лише перевірити автоматично підставлену в них інформацію та поставити підпис? Яке б це було полегшення! На щастя, це цілком можливо завдяки використанню текстових міток у HelloSign API.

Текстові мітки надають змогу користувачам API форматувати шаблони документів, про які йдеться вище, за допомогою спеціальних міток, які автоматично підставляють дані в текстові поля. До них можуть належати назва посади, адреса, номер телефону, адреса електронної пошти тощо.

Дізнайтеся про інші можливості, які надає HelloSign API.

3. Активуйте нагадування електронною поштою, щоб контролювати роботу з документами

Нагадування електронною поштою від HelloSign надають змогу відстежувати документ протягом усього циклу роботи з ним. Тепер ви не забудете підписати потрібний документ або нагадати іншій відповідальній особі про необхідність поставити підпис.

Нагадування електронною поштою надають повний огляд дій, які виконуються із документом, що дозволяє уникнути незручних перевірок і ревізій. Ви знатимете, коли документ було відкрито, переглянуто, підписано тощо.

Перейдіть на вкладку настройок у вашій обліковці HelloSign для керування настройками сповіщень електронної пошти.

4. Призначте порядок підписання, щоб усе було організовано

У вашій компанії чи галузі є документи, які мають підписувати кілька відповідальних осіб? Визначивши порядок підписування документів, ви суттєво полегшите й організуєте роботу із ними.

Визначення порядку підписування документа позбавляє необхідності розсилати цей документ на кілька адрес електронної пошти та відстежувати процес підписання. Цей метод особливо ефективний у поєднанні з нагадуваннями електронною поштою. Тепер жоден документ не буде втрачено!

Порядок підписування можна призначити під час налаштування документа для підписування. Тепер у вас також є можливість призначити порядок підписування під час налаштування шаблону документа.

5. Використовуйте автоматичну перевірку даних, щоб уникнути помилок

Людям властиво помилятися, тому ми впровадили функцію перевірки даних, яка видає попередження, якщо підписант вводить дані в неправильному форматі.

Наприклад, якщо хтось помилково введе номер телефону в поле адреси електронної пошти, з'явиться повідомлення про помилку. Ця функція гарантує правильність усіх даних у документі й позбавляє необхідності ретельно перевіряти їх у пошуках помилок.

Дізнайтеся більше про функцію перевірки даних.

6. Додайте функцію електронного підпису в свій робочий процес

Якщо ви хотіли б  повністю контролювати процес підписування, розгляньте можливість впровадження електронного підпису у ваш робочий процес, додаток чи платформу за допомогою HelloSign API.

API надає змогу впровадити функціональні можливості HelloSign у вказаний вами робочий процес. Це докорінно змінить процес керування документами!

Ось кілька наших клієнтів, які скористалися цією можливістю:

Робота з документами може бути простою

Вам потрібно перейти на цифровий документообіг, автоматизувати перевірку даних чи впровадити на своєму вебсайті можливість електронного підпису? Можете розраховувати на нашу допомогу! Зареєструйте ознайомлювальну версію обліковки.

Бажаєте позбутися рутинної роботи з паперовими документами?

Дізнайтеся більше про HelloSign