Кажучи відверто, робота з паперовими документами — це суцільний головний біль.
І хоча в багатьох компаніях уже відмовилися від друкування й сканування документів, перейшовши на роботу з цифровими копіями, ще залишається велика кількість компаній і галузей, які досі працюють із документами, як у стародавні часи. Але існує кращий спосіб!
Нижче описано шість способів, за допомогою яких можна полегшити роботу з документами в офісі, колективі, відділі чи компанії. Ці рекомендації ідеально підійдуть будь-якій галузі, яка готова позбутися незручної роботи з паперовими документами. Кожна з рекомендацій передбачає наявність активної обліковки Dropbox Sign (попередня назва HelloSign).
Зареєструйте ознайомлювальну версію обліковки.
1. Заощаджуйте час, створивши шаблони часто використовуваних документів
Навіщо робити одну й ту саму операцію 100 разів, коли можна зробити її лише один раз, а потім виконувати автоматично? Шаблони Dropbox Sign надають змогу відформатувати документ один раз і зберегти форматування для використання в майбутньому. Це чудовий спосіб позбутися зайвого форматування та заощадити час і розумові зусилля.
Дізнайтесь, як налаштувати перший шаблон.
2. Заощаджуйте ще більше часу за допомогою функції автозаповнення
Уявіть, що ви отримали складний пакет документів, але замість того, щоб заповнювати сотні текстових полів, вам потрібно лише перевірити автоматично підставлену в них інформацію та поставити підпис? Яке б це було полегшення! На щастя, це цілком можливо завдяки використанню текстових міток у APIDropbox Sign .
Текстові мітки надають змогу користувачам API форматувати шаблони документів, про які йдеться вище, за допомогою спеціальних міток, які автоматично підставляють дані в текстові поля. До них можуть належати назва посади, адреса, номер телефону, адреса електронної пошти тощо.
3. Активуйте нагадування електронною поштою, щоб контролювати роботу з документами
Нагадування електронною поштою від Dropbox Sign надають змогу відстежувати документ протягом усього циклу роботи з ним. Тепер ви не забудете підписати потрібний документ або нагадати іншій відповідальній особі про необхідність поставити підпис.
Нагадування електронною поштою надають повний огляд дій, які виконуються із документом, що дозволяє уникнути незручних перевірок і ревізій. Ви знатимете, коли документ було відкрито, переглянуто, підписано тощо.
Перейдіть на вкладку налаштувань у вашій обліковці Dropbox Sign для керування настройками сповіщень електронної пошти.
4. Призначте порядок підписання, щоб усе було організовано
У вашій компанії чи галузі є документи, які мають підписувати кілька відповідальних осіб? Визначивши порядок підписування документів, ви суттєво полегшите й організуєте роботу із ними.
Визначення порядку підписування документа позбавляє необхідності розсилати цей документ на кілька адрес електронної пошти та відстежувати процес підписання. Цей метод особливо ефективний у поєднанні з нагадуваннями електронною поштою. Тепер жоден документ не буде втрачено!
Порядок підписування можна призначити під час налаштування документа для підписування. Тепер у вас також є можливість призначити порядок підписування під час налаштування шаблону документа.
5. Використовуйте автоматичну перевірку даних, щоб уникнути помилок
Людям властиво помилятися, тому ми впровадили функцію перевірки даних, яка видає попередження, якщо підписант вводить дані в неправильному форматі.
Наприклад, якщо хтось помилково введе номер телефону в поле адреси електронної пошти, з'явиться повідомлення про помилку. Ця функція гарантує правильність усіх даних у документі й позбавляє необхідності ретельно перевіряти їх у пошуках помилок.
6. Додайте функцію електронного підпису в свій робочий процес
Якщо ви хотіли б повністю контролювати процес підписування, розгляньте можливість впровадження електронного підпису у ваш робочий процес, додаток чи платформу за допомогою Dropbox Sign API.
API надає змогу впровадити функціональні можливості Dropbox Sign у вказаний вами робочий процес. Це докорінно змінить процес керування документами!
Дізнайтесь більше про те, як працює інтеграція робочих процесів.
Робота з документами може бути простою
Вам потрібно перейти на цифровий документообіг, автоматизувати перевірку даних чи впровадити на своєму вебсайті можливість електронного підпису? Можете розраховувати на допомогу Dropbox Sign та Dropbox.
