Als je manager van een team bent, is het niet eenvoudig om de veranderingen op de werkvloer van de afgelopen 18 maanden bij te houden.
De pandemie werd gedurende een groot deel van de tijd beantwoord met reactionaire, kortetermijnoplossingen die werden beantwoord met een zekere mate van vergevingsgezindheid en begrip. Nu werken op afstand de norm is geworden, zijn de foutenmarges voor bedrijfsleiders kleiner geworden, vooral als het gaat om de juiste werkopstellingen voor hun medewerkers.
De vraag is hoe kleine bedrijven werken op afstand kunnen veranderen van een overlevingstactiek in een concurrentievoordeel, waarmee ze in de toekomst goed kunnen gedijen. Dropbox probeert deze vraag te beantwoorden in ons Choice Economy-rapport, een onderzoek onder meer dan 2000 leidinggevenden en medewerkers van kleine bedrijven in acht landen. Wat we wilden weten, is hoe 18 maanden flexibiliteit de houding van medewerkers heeft veranderd ten opzichte van hoe, waar en wanneer ze werken. Uit onze bevindingen blijkt dat bijna twee derde van de bedrijven merkbare of aanzienlijke verbeteringen heeft aangebracht in hun bedrijfsstructuur, tools en praktijken om samenwerking tijdens de pandemie mogelijk te maken. Dat is een goed begin.
Hoewel het is bewezen dat nieuwe technologie teams kan helpen om werk op afstand te doen, is de vraag hoe we dezelfde mate van flexibiliteit kunnen behouden nu mensen weer terug naar kantoor beginnen te komen.
Het opbouwen van goed presterende teams, waar ook ter wereld, is immers prioriteit nummer één voor elk bedrijf dat de komende jaren wil overleven. Op basis van ons onderzoek hebben we inzichten verzameld van deskundigen op het gebied van werken op afstand om uit te zoeken hoe je dat doet. Hier zijn vier tips om een flexibele werkomgeving mogelijk te maken.
1. Vraag medewerkers wat ze willen
De behoefte om werken op afstand mogelijk te maken was enorm en urgent, maar nu het stof is neergedaald en iedereen zich heeft aangepast, moet je begrijpen wat je teams echt willen.En dat houdt in dat je ze keuze moet geven, in plaats van algemene oplossingen of manieren van werken te bieden.
Medewerkers zijn eigenlijk vrij goed in staat om te beslissen welke omgeving op een bepaald moment het beste voor ze is. "Misschien werken ze liever thuis voor focuswerk of op kantoor voor brainstormsessies en samenwerking, maar deze beslissing kunnen ze zelfstandig nemen. Als je ze de kans geeft om dit te doen, zul je zien dat hun productiviteit toeneemt", zegt Kate Lister, president bij Global Workplace Analytics.
Het antwoord is dus om geen overhaaste beslissingen te nemen namens je medewerkers, maar ze gewoon te vragen wat ze eigenlijk willen en ze daarbij te ondersteunen, zelfs als hun keuze je verrast. "We hebben onlangs een enquête gehouden en medewerkers gevraagd: als je weer naar kantoor gaat, wil je dan een virtuele vergadering of een persoonlijke vergadering als de persoon zich in hetzelfde gebouw bevindt als jij? Bijna 70% zei dat ze liever al die vergaderingen virtueel zouden houden, zelfs als ze zich in hetzelfde gebouw bevinden", zegt Lister.
2. Blijf de cultuur ontwikkelen, zelfs als je niet bij elkaar bent
Als gevolg van de pandemie zijn velen van ons in een twee jaar durende noodtoestand terechtgekomen. Cultuur is in veel gevallen aan de kant geschoven.
"[De afgelopen jaren] heeft niemand toegang gehad tot de 'echte' cultuur van de werkplek. De 'echte' cultuur heeft zich vertaald in hoeveel de leiders echt om het welzijn van hun medewerkers geven", vertelt Britt Andreatta, PhD, chief executive officer bij 7th Mind Inc.
Naarmate de wereld zich weer opent, zijn er nieuwe mogelijkheden om alle uiterlijke kenmerken terug te brengen van de werkcultuur waar veel medewerkers van genoten. Nu velen van ons regelmatig blijven thuiswerken, moeten we ervoor zorgen dat deze cultuur niet volledig is gebaseerd op kantoor. Dit hoeft niet moeilijk te zijn, het vereist alleen wat meer planning. Wanneer je erover nadenkt, waren spontane koffie en drankjes na het werk voor veel medewerkers nooit echt eenvoudig, flexibel of inclusief om zich bij aan te sluiten.
Wat is het alternatief?
De juiste cultuur ontwikkelen, betekent niet dat je veel geld aan nieuwe tools moet uitgeven. Iedereen is bekend met videogesprekken en het is belangrijk om te onthouden dat we ze ook voor andere dingen dan werk kunnen gebruiken. Bedrijven kunnen de koffiepauze levend houden door medewerkers op afstand aan te moedigen om tijdens kantooruren gesprekken met collega's en vrienden op het werk te plannen om gewoon even bij te praten.
Dat gezegd hebbende: cultuur gaat verder dan bier en koffie. Het is belangrijk dat we de plezierige aspecten afstemmen op de meer persoonlijke cultuurelementen die velen tijdens de pandemie erg hebben gewaardeerd. Die sturing begint aan de top, zegt Andreatta: "managers bepalen voor 90% van de medewerkers de beleving van de werkcultuur. Toch hebben veel bedrijven nooit echt in de training van managers geïnvesteerd."
Managementtraining is zo belangrijk omdat een groot deel van de cultuur uiteindelijk een kwestie is van het op orde hebben van de basis: hoe makkelijk is het om hulp te vragen, verlof te krijgen, problemen te bespreken, enzovoort. Bedrijven die willen slagen in een wereld van flexibel werk, moeten beide kanten van de medaille goed aanpakken.
3. Deel de juiste samenwerkingstools
Communicatie en samenwerking zijn fundamenteel voor elk project, elke workflow en elk bedrijf. Als je het één probeert te hebben zonder het ander, valt alles uit elkaar.
Dit wordt bevestigd door ons onderzoek: ruim een derde van de bedrijven (36%) ziet een gebrek aan de juiste samenwerkingstools als een belangrijke belemmering voor werken op afstand. Daarnaast zegt 48% dat het niet kunnen samenwerken een negatieve invloed heeft op de productiviteit van medewerkers. Bovendien was 87% van de bedrijven het ermee eens dat het verbeteren van de samenwerking tussen teams van cruciaal belang is voor de toekomst van hun organisatie.
Voor bedrijven is het noodzakelijk om een platform te vinden dat teams eenvoudig samenbrengt, waarmee ze de tools kunnen integreren die ze elders al gebruiken en dat projectbeheer eenvoudig maakt. Dit houdt niet in dat je alleen maar aan de oppervlakte hoeft te sleutelen. Bedrijven moeten technologie gebruiken om ingrijpende, langdurige veranderingen in hun werkprocessen door te voeren om er echt het maximale voordeel uit te halen.
"Er wordt tijdens vergaderingen veel informatie gedeeld die ook via asynchrone tools zou kunnen worden gedaan. We moeten echt veranderen hoe we werk definiëren, hoe het wordt gemeten, hoe we het doen en waar we het doen", zegt Andreatta.
Dropbox is daar een voorbeeld van. We bieden een volledige reeks tools die naadloze samenwerking, eenvoudig projectbeheer, het delen en synchroniseren van informatie zonder barrières en nog veel meer mogelijk maakt.
4. Innoveer, innoveer, innoveer
Tot slot is het belangrijk om innovatie niet te zien als een eenmalig proces. Wat je ook doet om een flexibele werkomgeving te realiseren, stop niet met het verbeteren ervan.
Dat is eenvoudig: zorg niet alleen voor regelmatige feedback, maar controleer ook regelmatig je bedrijfsprocessen. En huur een externe professional in om dit te doen als je twijfelt. Wanneer je in nieuwe technologie investeert, werk dan samen met de gekozen leveranciers om de gedane investering te maximaliseren. Stel daarnaast een multifunctioneel team samen om toezicht te houden op de implementatie en het bredere gebruik in het hele bedrijf.
Zorg er ten slotte voor dat alle belanghebbenden bij elke stap van het traject worden betrokken. Het hogere management speelt een cruciale rol bij het stimuleren van bedrijfsveranderingen, maar dat geldt ook voor de acceptatie onder alle medewerkers in je bedrijf. Als je medewerkers niet de waarde kunt laten inzien van de tools en processen die je ze geeft of als je ze niet hebt geraadpleegd over hoe en of ze deze zullen gebruiken, dan laten ze die waarschijnlijk op de plank liggen, waardoor je strategie voor flexibel werken waarschijnlijk niet zal slagen.
