У теорії співпраця здається досить простою — вам лише потрібно бути відкритими до ідей і вирішувати проблеми спільно. На жаль, дрібні складності можуть зробити співпрацю набагато більш трудомісткою, ніж ви думаєте.
Тому ми розробили функції, які допоможуть вам уникнути перешкод і об’єднати зусилля до роботи над спільним проєктом.
Ось чотири способи, у які Dropbox може полегшити вашу роботу.
1. Вашій команді не вистачає місця
Це був продуктивний місяць: ваша команда щойно зняла п’ять відеороликів про запуск продуктів і кожен із них був перекладений більш ніж десятком різних мов.
На жаль, усі ці спільні відеоролики тепер зберігаються у величезній папці команди, через що кільком співробітникам не вистачає місця в локальному сховищі. Подібні проблеми починаються з дрібниць і з часом лише посилюється.
Замість того, щоб змушувати співробітників економити місце на жорсткому диску, використовуйте можливості Dropbox. Програма Dropbox для комп’ютерів дозволяє вашій команді отримувати доступ до файлів прямо з робочого столу, не витрачаючи місце на жорсткому диску.
Файли й папки, збережені в хмарі, доступні лише в онлайн-режимі. Файли й надалі відображаються на робочому столі, і учасники команди зможуть отримати до них доступ у будь-який час, коли є підключення до Інтернету. Дайте можливість своїй команді відразу ділитися робочими файлами, не турбуючись про те, як знайти для них місце.
2. Спілкування в команді не скоординовано
Ви розіслали дані про рекламну кампанію, а через два дні десяток колег надсилають вам свої відгуки. На жаль, коментарі розкидані по трьох електронних листах, двох звітах, дошках і текстових повідомленнях. Наступного разу рекомендуємо скористатися Dropbox Paper. Ця функція дозволяє зберігати листування в одному місці, незалежно від часу та способу надсилання відповідей колегами. Ваші співавтори можуть залишати коментарі до текстів, фотографій чи відео, переглядати відгуки один одного та додавати власні ідеї в документ із відстеженням змін у реальному часі.
Ви й ваші колеги по команді можете з легкістю зробити та вставити запис екрана, щоб кожен міг чітко передати свою ідею.
Як власник документа, ви можете додавати нових рецензентах, контролювати надання доступу й вирішувати, який рівень зворотного зв’язку вам потрібен — тільки коментарі або правки в документі. Paper створює спільний робочий простір, у якому всі беруть участь у процесі та залишаються в курсі всіх змін.
3. Відстеження співавторів забирає занадто багато часу
Вам терміново потрібен зворотний зв’язок, але минуло вже більше тижня, а половина колег по команді досі не надіслали свої відгуки. Вони забули про вас? Вони пропустили ваше повідомлення?
Учасники команд Dropbox Business тепер можуть відстежувати співавторів у розділі інформації про переглядачів, де містяться постійно оновлювані відомості про користувачів, які відкривали файл, і час останнього перегляду. Тут можна дізнатися, кому надано доступ до файлу та хто його зараз переглядає. Потрібно нагадати про себе колегам? Ви можете визначити, хто ще не ознайомився з файлом, і зв’язатися з цими колегами, не втручаючись у роботу решти групи.
4. Ви не контролюєте доступ до робочих документів
Іноді вам потрібен приватний відгук лише від одного чи двох користувачів. Але минулого разу, коли ви надіслали попередній макет дизайну електронною поштою, ваш колега розіслав його всій маркетинговій команді та його обговорювали цілу годину, забувши про роботу.
Dropbox дозволяє безпечно поділитися файлом лише з кількома обраними колегами. Вашим співавторам спочатку буде потрібно ввійти до обліковки, таким чином доступ до файлу отримають тільки люди, яким ви довіряєте. А щойно ваш дизайн буде повністю готовий до презентації, ви зможете створити посилання на спільний доступ. Будь-хто зможе переглядати файли, надіслані за допомогою цього посилання, навіть не маючи обліковки Dropbox.
Докладніше про параметри спільного доступу в Dropbox можна дізнатися в центрі довідки.
Що менше часу ви витрачаєте на організаційні моменти, то більше часу у вас залишається для спільної праці. І коли ви усунете перешкоди для співпраці, вам набагато більше сподобається працювати разом.
