หากคุณเป็นผู้จัดการที่รับผิดชอบดูแลทีม คุณจะทราบดีว่าการก้าวทันการเปลี่ยนแปลงในสถานที่ทำงานตลอดช่วง 18 เดือนที่ผ่านมานั้นไม่ใช่เรื่องง่าย
ในช่วงการแพร่ระบาดส่วนใหญ่ ผู้คนมักจะผ่อนปรนและทำความเข้าใจกับโซลูชันการทำงานระยะสั้นที่เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ไม่น่ายอมรับในระดับหนึ่ง แต่เมื่อปัจจุบันการทำงานจากระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติที่ทำกัน โอกาสของความผิดพลาดสำหรับเหล่าผู้นำธุรกิจก็ได้ลดลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นเรื่องของการกำหนดรูปแบบการทำงานที่เหมาะสมสำหรับพนักงานของตน
ธุรกิจขนาดเล็กเปลี่ยนการทำงานจากระยะไกลจากกลยุทธ์การเอาตัวรอดในช่วงการแพร่ระบาดให้กลายเป็นความได้เปรียบในการแข่งขันที่จะช่วยให้พวกเขาเติบโตในอนาคตได้อย่างไร Dropbox มุ่งมั่นที่จะตอบคำถามดังกล่าวในรายงาน Choice Economy ซึ่งเป็นการสำรวจผู้นำและพนักงานจากธุรกิจขนาดเล็กกว่า 2,000 คนใน 8 ประเทศ เราต้องการทราบว่าความยืดหยุ่นตลอด 18 เดือนได้เปลี่ยนแปลงทัศนคติของพนักงานที่มีต่อวิธีการทำงาน สถานที่ทำงาน และเวลาในการทำงานโดยพื้นฐานไปอย่างไร เราพบว่าเกือบ 2 ใน 3 ของธุรกิจได้ดำเนินการปรับปรุงโครงสร้างธุรกิจ เครื่องมือ และแนวทางปฏิบัติอย่างเด่นชัดหรือมีนัยสำคัญ เพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกันในระหว่างการแพร่ระบาด ซึ่งถือเป็นการเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยม
แต่ขณะที่เทคโนโลยีใหม่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถช่วยให้ทีมทำงานจากระยะไกลได้ เราจะรักษาความยืดหยุ่นในระดับเดิมไว้ได้อย่างไรเมื่อตอนนี้ผู้คนเริ่มกลับมาทำงานที่สำนักงานแล้ว
ท้ายที่สุดแล้ว การสร้างทีมประสิทธิภาพสูงไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดในโลกก็ถือเป็นสิ่งสำคัญอันดับหนึ่งสำหรับธุรกิจที่ต้องการอยู่รอดต่อไปในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า เช่นนั้นแล้ว ด้วยงานวิจัยของเรา เราจึงได้รับข้อมูลเชิงลึกจากผู้นำในแวดวงการทำงานจากระยะไกลเพื่อค้นหาวิธีการสร้างทีมประสิทธิภาพสูงดังกล่าว ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ 4 ประการที่จะช่วยให้คุณสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่นได้
1. ถามความต้องการของพนักงาน
แม้ว่าการอำนวยความสะดวกในการทำงานจากระยะไกลจะเคยเป็นสิ่งจำเป็นเร่งด่วน แต่ตอนนี้สถานการณ์วุ่นวายได้สงบลงและทุกคนปรับตัวได้แล้ว คุณจึงต้องทำความเข้าใจว่าสิ่งที่ทีมของคุณต้องการจริงๆ คืออะไรและนั่นหมายถึงการให้ทางเลือกแก่พวกเขา แทนที่จะเป็นโซลูชันหรือวิธีการทำงานแบบเหมารวม
เหล่าพนักงานนั้นค่อนข้างตัดสินใจได้ดีว่าสภาพแวดล้อมใดเหมาะกับตนมากที่สุดในช่วงเวลาที่กำหนด “พวกเขาอาจต้องการทำงานจากที่บ้านเพื่อเพิ่มสมาธิในการทำงาน หรือทำงานในสำนักงานสำหรับเซสชันการระดมความคิดและการทำงานร่วมกัน แต่พวกเขาสามารถตัดสินใจเรื่องนี้ได้อย่างอิสระ และหากคุณอนุญาตให้พนักงานได้ตัดสินใจเอง คุณจะเห็นประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นตามมา” Kate Lister ประธานของ Global Workplace Analytics กล่าว
ดังนั้น คำตอบจึงไม่ใช่การตัดสินใจแบบด่วนสรุปแทนพนักงานของคุณ แต่เป็นเพียงการถามและนำพาพนักงานไปสู่สิ่งที่พวกเขาต้องการจริงๆ แม้ว่าคุณอาจเกิดความประหลาดใจก็ตาม “เมื่อเร็วๆ นี้เราได้ทำแบบสำรวจและถามพนักงานว่า เมื่อคุณกลับไปทำงานที่สำนักงาน คุณจะอยากให้มีการประชุมแบบเสมือนหรือการประชุมแบบพบปะกัน หากผู้เข้าร่วมประชุมอยู่ในตึกเดียวกันในสำนักงานเดียวกันกับคุณ พนักงานกว่า 70% บอกว่าพวกเขาต้องการให้การประชุมทั้งหมดอยู่ในรูปแบบเสมือน แม้ว่าพวกเขาจะอยู่ในตึกเดียวกันก็ตาม” Lister กล่าว
2. สร้างวัฒนธรรมอย่างต่อเนื่อง แม้ในขณะที่อยู่ห่างกัน
การแพร่ระบาดทำให้พวกเราหลายคนต้องอยู่ภายใต้สถานการณ์ฉุกเฉินนานถึง 2 ปี ในหลายกรณี วัฒนธรรมการทำงานก็ได้ล่มสลายไปในระหว่างนั้น
“[ในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา] ไม่มีใครเข้าถึงวัฒนธรรมที่ “แท้จริง” ของที่ทำงานได้เลย วัฒนธรรมที่ “แท้จริง” อยู่ที่ว่าผู้นำให้ความสำคัญกับความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานมากน้อยเพียงใด” ดร. Britt Andreatta ประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ 7th Mind Inc. กล่าว
เมื่อโลกเริ่มเปิดกว้างขึ้นอีกครั้ง เราก็มีโอกาสใหม่ๆ ที่จะนำวัฒนธรรมการทำงานที่พนักงานหลายคนชื่นชอบซึ่งขาดหายไปกลับคืนมา แต่เนื่องจากพวกเราหลายคนยังคงทำงานจากที่บ้านเป็นประจำ เราจึงจำเป็นต้องทำให้แน่ใจว่าวัฒนธรรมนี้ไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะที่สำนักงานทั้งหมด ซึ่งไม่ใช่เรื่องยาก แค่ต้องมีการวางแผนเพิ่มขึ้นสักเล็กน้อย หากคุณลองพิจารณา การพักดื่มกาแฟและการดื่มหลังเลิกงานนั้นไม่เคยเป็นกิจกรรมที่ง่าย ยืดหยุ่น หรือครอบคลุมสำหรับพนักงานหลายคนที่จะมีส่วนร่วม
ถ้าอย่างนั้นแล้วทางเลือกคืออะไร
การสร้างวัฒนธรรมที่เหมาะสมไม่ได้หมายถึงการใช้จ่ายเงินจำนวนมากกับเครื่องมือสุดล้ำใหม่ๆ เราทุกคนล้วนคุ้นเคยกับการสนทนาทางวิดีโอ และเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่าเราสามารถใช้การสนทนาทางวิดีโอเพื่อทำสิ่งอื่นๆ นอกเหนือจากการทำงานได้ หลายบริษัทยังคงมีช่วงพักดื่มกาแฟได้โดยสนับสนุนให้คนที่ทำงานระยะไกลกำหนดเวลาการสนทนากับเพื่อนร่วมงานและเพื่อนที่ทำงานในเวลาทำการเพื่อพูดคุยเรื่องสัพเพเหระ
อย่างที่กล่าวไปแล้ว วัฒนธรรมเป็นมากกว่าแค่การดื่มเบียร์และกาแฟร่วมกัน เราจำเป็นต้องสร้างสมดุลระหว่างกิจกรรมบันเทิงสนุกสนานกับแง่มุมที่เป็นส่วนตัวมากขึ้นของวัฒนธรรมที่หลายคนให้ความสำคัญในช่วงการแพร่ระบาด ทิศทางดังกล่าวเริ่มต้นจากด้านบน ดังที่ Andreatta กล่าวว่า “ผู้จัดการมีส่วนในการสร้างประสบการณ์ด้านวัฒนธรรมการทำงานให้แก่พนักงานกว่า 90% แต่ก็ยังมีอีกหลายบริษัทที่ไม่เคยลงทุนในการฝึกอบรมผู้จัดการเลย”
การฝึกอบรมด้านการจัดการนั้นมีความสำคัญมาก เนื่องจากท้ายที่สุดแล้ว วัฒนธรรมจำนวนมากก็เป็นเพียงการทำความเข้าใจข้อมูลพื้นฐานให้ถูกต้องเท่านั้น เช่น ความสะดวกในการขอความช่วยเหลือ การหาเวลาว่าง และการหารือเกี่ยวกับปัญหาที่คุณอาจจะพบ และอื่นๆ บริษัทที่ต้องการประสบความสำเร็จในโลกแห่งการทำงานที่ยืดหยุ่นจะต้องเข้าใจว่าเหรียญมีสองด้านเสมอ
3. แบ่งปันเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เหมาะสม
การสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นพื้นฐานของทุกๆ โปรเจ็กต์ เวิร์กโฟลว์ หรือธุรกิจ หากคุณพยายามที่จะผลักดันสิ่งใดสิ่งหนึ่งโดยขาดอีกสิ่งหนึ่ง ทุกอย่างจะไม่ประสบความสำเร็จ
งานวิจัยของเราพบว่า มากกว่า 1 ใน 3 ของธุรกิจ (36%) มองว่าการขาดเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมเป็นอุปสรรคสำคัญในการทำงานจากระยะไกล และกว่า 48% กล่าวว่าความล้มเหลวในการทำงานร่วมกันส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน นอกจากนี้ 87% ของธุรกิจยังเห็นพ้องกันว่าการปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีมจะมีความสำคัญต่ออนาคตขององค์กร
ธุรกิจต่างๆ มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องหาแพลตฟอร์มที่ผสานทีมเข้าด้วยกันอย่างง่ายดาย ช่วยเหลือทีมในการบูรณาการเครื่องมือที่ใช้งานอยู่แล้วในที่อื่น และลดความซับซ้อนของการจัดการโปรเจ็กต์โดยพื้นฐาน ซึ่งไม่ได้หมายถึงการดำเนินการในระดับผิวเผินเท่านั้น ธุรกิจจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญและคงอยู่อย่างยาวนานให้กับกระบวนการในที่ทำงานเพื่อให้ได้มาซึ่งผลประโยชน์สูงสุดอย่างแท้จริง
“มีการแบ่งปันข้อมูลมากมายที่เกิดขึ้นในการประชุมที่สามารถทำได้ผ่านเครื่องมือแบบอะซิงโครนัส เราเพียงต้องเปลี่ยนวิธีที่เรานิยามงาน วิธีการวัดผล วิธีการทำงาน และสถานที่ที่เราทำงาน” Andreatta กล่าว
Dropbox เป็นตัวอย่างหนึ่ง เรานำเสนอชุดเครื่องมือเต็มรูปแบบที่ช่วยให้เกิดการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น การจัดการโปรเจ็กต์ที่ง่ายดาย การแบ่งปันและการซิงค์ข้อมูลที่ไร้อุปสรรค และอื่นๆ อีกมากมาย
4. คิดค้น สร้างสรรค์ และสร้างนวัตกรรม
ประการสุดท้าย สิ่งสำคัญคือต้องไม่มองว่านวัตกรรมเป็นกระบวนการที่ทำครั้งเดียวเสร็จ ไม่ว่าคุณจะทำสิ่งใดเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่น อย่าหยุดพัฒนาปรับปรุงอยู่เสมอ
โดยความหมายง่ายๆ ของสิ่งนี้คือ นอกเหนือจากการเปิดรับข้อคิดเห็นอย่างสม่ำเสมอแล้ว ให้ตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจของคุณบ่อยๆ และหากคุณมีข้อสงสัย ให้ว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกองค์กรมาเพื่อช่วยทำการตรวจสอบดังกล่าว หากคุณลงทุนในเทคโนโลยีใหม่ ให้ทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ที่คุณเลือกเพื่อให้การลงทุนของคุณเกิดประโยชน์สูงสุด ตลอดจนจัดตั้งทีมข้ามสายงานเพื่อดูแลการนำไปใช้และการใช้งานในวงกว้างทั่วทั้งธุรกิจ
สุดท้ายนี้ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีส่วนร่วมในทุกขั้นตอนของการเดินทาง ผู้นำระดับสูงมีบทบาทสำคัญในการผลักดันการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ แต่การรับเอาการเปลี่ยนแปลงนั้นมาใช้ในหมู่พนักงานทุกคนในธุรกิจของคุณก็มีบทบาทสำคัญเช่นกัน หากคุณไม่สามารถทำให้พนักงานเห็นคุณค่าในเครื่องมือและกระบวนการที่คุณมอบให้ หรือไม่ได้ปรึกษาพวกเขาว่าจะใช้งานเครื่องมือและกระบวนการเหล่านั้นอย่างไรหรือจะใช้หรือไม่ พวกเขาอาจไม่ได้ใช้สิ่งนั้นให้เกิดประโยชน์ และกลยุทธ์การทำงานที่ยืดหยุ่นของคุณก็ไม่น่าจะประสบความสำเร็จ
