Jika anda seorang pengurus yang perlu memantau sebuah pasukan, mengikuti perubahan tempat kerja sepanjang 18 bulan yang lalu bukanlah mudah.
Semasa pandemik, penyelesaian segera, jangka pendek telah dipenuhi, dengan tahap kelonggaran dan persefahaman. Tetapi kini kerja jarak jauh telah menjadi kebiasaan, ruang untuk kesilapan bagi pemimpin perniagaan telah berkurangan, terutamanya dari segi mewujudkan pengaturan kerja yang optimum untuk pekerja mereka.
Bagaimanakah perniagaan kecil mengubah kerja jarak jauh daripada taktik bertahan semasa pandemik kepada kelebihan daya saing dalam membantu kejayaan masa depan mereka? Dropbox akan memberikan jawapan dalam laporan Ekonomi Pilihan kami, satu tinjauan yang melibatkan lebih daripada 2,000 pemimpin perniagaan kecil dan pekerja dari lapan negara berbeza. Kami berhasrat untuk mengkaji perubahan asas dalam sikap pekerja terhadap cara, tempat, dan waktu mereka bekerja hasil daripada peningkatan fleksibiliti selama 18 bulan. Kami mendapati hampir dua pertiga perniagaan telah melaksanakan penambahbaikan yang penting atau ketara pada struktur, alat dan amalan perniagaan mereka untuk membolehkan kerjasama, semasa pandemik. Itu permulaan yang hebat.
Namun, walaupun terbukti bahawa teknologi baru boleh membantu pasukan menyelesaikan kerja dari jarak jauh, bagaimana kita boleh mengekalkan tahap fleksibiliti yang setara apabila orang mula kembali ke pejabat?
Akhirnya, membina pasukan berprestasi tinggi, tanpa mengira lokasi geografi mereka, adalah keutamaan bagi mana-mana perniagaan yang ingin bertahan dalam beberapa tahun seterusnya. Oleh itu, disokong oleh penyelidikan kami, kami telah memperoleh statistik berharga daripada pakar terkemuka dalam bidang kerja jarak jauh untuk menentukan pendekatan terbaik. Berikut ialah empat tip untuk membantu anda mewujudkan persekitaran kerja yang fleksibel.
1. Bertanya tentang kehendak pekerja
Walaupun keperluan untuk memudahkan kerja jarak jauh adalah menyeluruh dan serta-merta, kini keadaan telah stabil dan semua orang telah menyesuaikan diri, anda perlu memahami keinginan sebenar pasukan anda.Dan ini bermakna menawarkan mereka pilihan, bukannya memberikan penyelesaian atau cara bekerja yang umum untuk semua.
Pekerja secara amnya mahir dalam menentukan persekitaran yang paling sesuai untuk diri mereka sendiri berdasarkan keadaan. “Mereka mungkin memilih untuk bekerja dari rumah bagi kerja yang memerlukan tumpuan, atau di pejabat untuk sesi sumbang saran dan usahasama, namun, mereka mempunyai kebebasan untuk membuat keputusan sendiri. Dan, jika anda membenarkan mereka melakukan ini, anda akan melihat peningkatan dalam produktiviti sebagai hasil,” kata Kate Lister, Presiden di Global Workplace Analytics.
Oleh itu, penyelesaiannya adalah dengan tidak membuat keputusan terburu-buru bagi pekerja anda, tetapi dengan hanya bertanya kepada mereka dan mengutamakan keperluan mereka, walaupun hasilnya mungkin mengejutkan anda. “Kami membuat tinjauan baru-baru ini dan bertanya kepada pekerja: Apabila anda kembali ke pejabat, adakah anda lebih suka pertemuan maya atau bersemuka dengan individu yang berada di bangunan atau kampus yang sama? Kira-kira 70% menyatakan mereka memilih untuk mengadakan semua mesyuarat tersebut secara maya, walaupun mereka berada di dalam bangunan yang sama,” kata Lister.
2. Teruskan membina budaya—walaupun semasa berjauhan
Pandemik telah meletakkan kita dalam keadaan kecemasan yang berpanjangan selama dua tahun. Dalam banyak keadaan, budaya telah diabaikan.
“[Sejak beberapa tahun lalu], tiada siapa mempunyai akses kepada mana-mana budaya ‘sebenar’ tempat kerja. Budaya ‘sebenar’ terletak pada keprihatinan yang dimiliki oleh pemimpin terhadap kesejahteraan pekerja mereka,” kata Britt Andreatta, Ph.D., ketua pegawai eksekutif di 7th Mind Inc.
Apabila dunia mula dibuka semula, terdapat peluang baru untuk memperkenalkan semula pelbagai elemen budaya kerja yang pernah diraikan oleh ramai pekerja. Memandangkan sebilangan besar daripada kita terus bekerja dari rumah secara tetap, kita perlu memastikan bahawa budaya ini tidak sepenuhnya berasaskan pejabat. Ini tidak perlu menjadi rumit – hal ini hanya memerlukan perancangan tambahan. Apabila anda fikirkan, perjumpaan sosial yang tidak dirancang selepas waktu bekerja tidak sesuai, fleksibel atau menyeluruh untuk disertai oleh kebanyakan pekerja.
Oleh itu, apakah alternatif lain?
Mewujudkan budaya yang ideal tidak memerlukan perbelanjaan yang banyak ke atas alat baru yang mahal. Kami sudah biasa dengan panggilan video, dan penting untuk kami ingatkan yang panggilan video ini juga boleh digunakan untuk perkara selain daripada kerja. Syarikat boleh mengekalkan sesi rehat sebentar dengan menggalakkan pekerja jarak jauh untuk menjadualkan panggilan dengan rakan sekerja dan rakan di tempat kerja semasa waktu perniagaan, hanya untuk mengetahui perkembangan terkini.
Namun, budaya melangkaui aktiviti bersosial. Kita harus mengimbangi aspek keseronokan dan rekreasi dengan unsur budaya yang lebih peribadi yang telah dihargai oleh ramai individu semasa pandemik. Hala tuju ini bermula dari pihak atasan, kata Andreatta: “Pengurus mempengaruhi pengalaman budaya tempat kerja untuk kira-kira 90% pekerja. Namun, banyak syarikat tidak mengutamakan pelaburan dalam latihan pengurus.”
Latihan pengurusan amat penting kerana pada akhirnya, sebahagian besar daripada budaya berkisar pada penguasaan aspek asas: seperti kemudahan meminta bantuan, mendapatkan masa rehat, membincangkan isu yang anda mungkin hadapi, dan banyak lagi. Syarikat yang ingin berjaya dalam era kerja fleksibel perlu mencapai keseimbangan dan menangani kedua-dua aspek persamaan dengan berkesan.
3. Berkongsi alat kerjasama yang sesuai
Komunikasi dan kerjasama merupakan asas kepada mana-mana projek, aliran kerja, atau perniagaan. Percubaan untuk mempunyai salah satu elemen tanpa yang lain, keseluruhan struktur akan runtuh.
Penyelidikan kami telah membuktikan: Lebih satu pertiga daripada perniagaan (36%) mengenal pasti alat kerjasama yang tidak mencukupi sebagai halangan ketara kepada kerja jarak jauh, manakala 48% mengakui kekurangan kerjasama mempunyai kesan buruk terhadap produktiviti pekerja. Sebanyak 87% perniagaan bersetuju bahawa meningkatkan kerjasama pasukan adalah amat diperlukan untuk masa depan organisasi mereka.
Untuk perniagaan, penting untuk mengutamakan pencarian pelantar yang menyatukan pasukan dengan lancar, membolehkan penyepaduan dengan alat sedia ada dan secara asasnya memudahkan pengurusan projek. Ini tidak bermakna hanya membuat perubahan dangkal. Perniagaan mesti menggunakan teknologi untuk melaksanakan perubahan ketara yang berkekalan dalam proses di tempat kerja, untuk meraih manfaat maksimum sepenuhnya.
“Terdapat banyak perkongsian maklumat yang berlaku semasa mesyuarat yang boleh dilakukan melalui alat tak selaras. Kita hanya perlu mengubah cara kita mentakrifkan kerja, cara penilaian, cara pelaksanaan dan lokasi kerja dilakukan,” kata Andreatta.
Dropbox sebagai satu contoh. Kami menawarkan set penuh alat yang membolehkan kerjasama yang lancar, pengurusan projek yang mudah, perkongsian tanpa halangan dan penyelarasan maklumat, serta banyak lagi.
4. Inovasi, inovasi, inovasi
Akhirnya, penting untuk tidak melihat inovasi sebagai proses sekali sahaja. Apa jua yang anda lakukan untuk mewujudkan persekitaran kerja yang fleksibel, jangan berhenti untuk meningkatkannya.
Maksudnya mudah: Selain mendapatkan maklum balas berkala, audit proses perniagaan anda dengan kerap, dan, jika tidak pasti, ambil profesional luar untuk melaksanakan tugas. Jika anda melabur dalam teknologi baru, berganding bahulah dengan pembekal pilihan anda untuk memaksimumkan pelaburan yang telah anda lakukan, dan sediakan pasukan rentas fungsi yang bertanggungjawab untuk mengawasi pelaksanaan dan penggunaan meluas teknologi dalam perniagaan.
Akhirnya pastikan semua pihak berkepentingan terlibat pada setiap peringkat perjalanan. Kepimpinan kanan memegang peranan penting dalam memacu perubahan perniagaan, begitu juga penerimaan perubahan oleh semua pekerja dalam perniagaan anda. Jika anda gagal menunjukkan nilai alatan dan proses yang anda sediakan kepada pekerja anda, atau tidak melibatkan mereka dalam perbincangan tentang penggunaannya, kemungkinan besar mereka akan mengabaikannya – dan menyebabkan strategi kerja fleksibel anda tidak mungkin berjaya.
