Hvis du er en leder med ansvar for et team, har det ikke vært lett å følge med på endringer på arbeidsplassen de siste 18 månedene.
Under store deler av pandemien ble kortsiktige arbeidsløsninger møtt med tilgivelse og forståelse. Nå som fjernarbeid er i ferd med å bli normen, har feilmarginene blitt mindre for bedriftsledere, spesielt når det gjelder å finne de riktige arbeidskonfigurasjonene for de ansatte.
Hvordan forvandler små bedrifter fjernarbeid fra en overlevelsestaktikk som svar på en pandemi til et konkurransefortrinn som vil bidra til fremtidig utvikling? Dropbox forsøkte å svare på det i vår Choice Economy-rapport, en undersøkelse blant over 2000 småbedriftsledere og ansatte i åtte land. Vi ønsket å finne ut av hvordan 18 måneder med fleksibilitet fundamentalt har endret ansattes holdninger til hvordan, hvor og når de jobber. Vi fant ut at nesten to tredjedeler av bedriftene har gjort bemerkelsesverdige eller betydelige forbedringer i forretningsstrukturen, verktøyene og praksisene deres for å muliggjøre samarbeid under pandemien. Det er en flott start.
Men selv om det er bevist at ny teknologi kan hjelpe team med fjernarbeid, hvordan kan vi opprettholde samme grad av fleksibilitet nå som folk begynner å returnere til kontoret?
Tross alt er det å bygge høypresterende team, uansett hvor de er i verden, førsteprioritet for alle bedrifter som ønsker å overleve de neste årene. Støttet av våre undersøkelser, har vi sikret oss innsikt fra ledere innen fjernarbeid for å finne ut hvordan det kan gjøres. Her er fire tips som hjelper deg med å skape et fleksibelt arbeidsmiljø.
1. Spør de ansatte om hva de ønsker
Under pandemien hastet det å legge til rette for fjernarbeid. Nå som ting har roet seg, er det viktig å forstå hva teamene virkelig vil ha. Det betyr at de må få mulighet til å velge, heller enn å finne en universell arbeidsmetode.
Ansatte er faktisk ganske flinke til å bestemme hvilket miljø som er best for dem på et gitt tidspunkt. «De foretrekker kanskje å jobbe hjemmefra for fokusere på arbeidet, eller på kontoret for idédugnad og samarbeid, men de kan ta denne avgjørelsen selv. Og hvis du lar dem gjøre dette, vil du deretter opplever forbedret produktivitet», sier Kate Lister, president i Global Workplace Analytics.
Så svaret er å ikke ta forhastede beslutninger på vegne av dine ansatte, men ganske enkelt spørre dem og arbeide ut ifra det de faktisk ønsker, selv om det kan overraske deg. «Vi gjennomførte nylig en undersøkelse og spurte ansatte: Når du returnerer til kontoret, vil du ha et virtuelt møte eller et personlig møte hvis personen er i samme bygning på samme campus som deg? Rundt 70 % foretrekker å ha alle disse møtene som et virtuelt møte, selv om de er i samme bygning», sier Lister.
2. Fortsett å bygge et godt arbeidsmiljø – selv under fjernarbeid
Pandemien har effektivt satt mange av oss i en to år lang unntakstilstand. Arbeidsmiljøet har i mange tilfeller blitt sidestilt.
«[I løpet av de siste par årene] har ingen hatt tilgang til noen av det 'virkelige' arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. Det 'virkelige' arbeidsmiljøet har eksistert i hvor mye lederne virkelig bryr seg om de ansattes velvære», sier Britt Andreatta, Ph.D., administrerende direktør i 7th Mind Inc.
Etter hvert som verden åpnes igjen, er det nye muligheter til å bringe tilbake det mange ansatte likte ved arbeidsmiljøet. Da mange av oss fortsetter å regelmessig jobbe hjemmefra, må vi sørge for at dette miljøet ikke bare er kontorbasert. Dette trenger ikke være vanskelig – det krever bare litt mer planlegging. Når du tenker over det, var det ikke like enkelt, fleksibelt eller inkluderende for alle de ansatte å møtes under eller etter arbeidstiden uansett.
Så hva er alternativet?
Å få riktig arbeidsmiljø betyr ikke at du må bruke mye penger på nye, fancy verktøy. Vi er alle kjent med videosamtaler, og det er viktig å huske at vi kan bruke dem til andre ting enn jobb. Bedrifter kan gjennomføre kaffepauser ved å oppmuntre fjernarbeidere til å planlegge samtaler med kolleger og venner på jobben i arbeidstiden, slik at de kan holde seg oppdatert.
Når det er sagt, handler miljø om mer enn øl og kaffe. Vi må komplementere moroa og lekene med noen av de mer personlige elementene i miljøet som mange virkelig har verdsatt under pandemien. Den retningen starter på toppen, sier Andreatta: «Ledere skaper opplevelsen av arbeidsplassmiljø for 90 % av arbeiderne. Og likevel har så mange selskaper aldri virkelig investert i lederopplæring.»
Lederopplæring er så viktig fordi, på slutten av dagen, er mye av arbeidsmiljøet egentlig bare å få gjort det grunnleggende på riktig måte: hvor enkelt det er å be om hjelp, få fri, diskutere problemer du kanskje har, og så videre. Bedrifter som ønsker å lykkes i en verden med fleksibelt arbeid, må få gjort alt på riktig måte.
3. Del de riktige samarbeidsverktøyene
Kommunikasjon og samarbeid er grunnleggende for ethvert prosjekt, arbeidsflyt eller bedrift. Hvis du prøver å ha den ene uten den andre, faller alt fra hverandre.
Dette bekreftes av våre undersøkelser: Over en tredjedel av bedriftene (36 %) så mangel på de riktige samarbeidsverktøyene som en betydelig barriere for fjernarbeid, og 48 % sa at en mangel på samarbeid hadde en negativ innvirkning på ansattes produktivitet. 87 % av bedriftene var også enige om at forbedring av teamets samarbeid vil være avgjørende for fremtiden til organisasjonen deres.
For bedrifter er det viktig å finne en plattform som enkelt bringer team sammen, lar dem integrere verktøyene de allerede bruker andre steder, og som i bunn og grunn gjør prosjektledelsen enkel. Dette betyr ikke bare å tukle rundt på overflatenivå. Bedrifter må bruke teknologi for å gjøre betydelige, langvarige endringer i arbeidsplassprosesser for å virkelig få maksimalt utbytte.
«Det er mye informasjonsdeling som skjer i møter som kan gjøres gjennom asynkrone verktøy. Vi trenger egentlig bare å endre hvordan vi definerer arbeid, hvordan det måles, hvordan vi gjør det og hvor vi gjør det», sier Andreatta.
Dropbox er ett eksempel. Vi tilbyr en komplett pakke med verktøy som muliggjør sømløst samarbeid, enkel prosjektstyring, barrierefri deling og synkronisering av informasjon og mye mer.
4. Innover, innover, innover
Til slutt er det viktig å ikke se innovasjon som en engangsprosess. Uansett hva du gjør for å skape et fleksibelt arbeidsmiljø, ikke slutt å forbedre det.
Hva det betyr er enkelt: I tillegg til å sikre regelmessig tilbakemelding, bør du revidere forretningsprosessene dine ofte, og hvis du er i tvil, ansett en ekstern fagmann til å gjøre det. Hvis du investerer i ny teknologi, samarbeid med leverandørene du har valgt for å maksimere investeringen du har gjort, og sett opp et tverrfunksjonelt team for å overvåke distribusjonen og den bredere bruken i hele bedriften.
Påse at alle interessenter inkluderes i hvert trinn av reisen. Seniorledelse spiller en avgjørende rolle i å drive endringer i virksomheten, men det gjør også adaptering blant alle ansatte i virksomheten din. Hvis du ikke kan få arbeiderne til å se verdien i verktøyene og prosessene du gir dem, eller ikke har konsultert dem om hvordan og om de vil bruke dem, vil de sannsynligvis la dem støve ned – og din fleksible arbeidsstrategi vil neppe lykkes.
