Är du chef och har ett team att ta hand om har det troligen varit tufft att hänga med i de många ändringarna på arbetsplatsen under de senaste 18 månaderna.
Under en stor del av pandemin möttes kortvariga reaktionslösningar med viss förståelse och förlåtelse. Men nu har distansarbetet blivit till normen och företagsledarnas marginaler har minskat, särskilt när det gäller att hitta rätt arbetssituation för medarbetarna.
Hur kan små företag ta distansarbetet från en taktik för pandemiöverlevnad till en konkurrensfördel som kan bidra till en bättre framtid för företaget? Dropbox försökte hitta svaret i vår Choice Economy-rapport – en undersökning med över 2 000 ledare och medarbetare i små företag i åtta länder. Vi ville se hur 18 månader med flexibelt arbete i grunden har förändrat medarbetarnas attityd till hur, när och var de arbetar. Vi upptäckte att nästan två tredjedelar av företagen hade gjort märkbara eller betydande förbättringar av företagets struktur, verktyg och praxis för att möjliggöra samarbeten under pandemin. Det är en bra start.
Så det har bevisats att ny teknik kan hjälpa team att få jobbet gjort på distans, men hur behåller vi samma nivå av flexibilitet nu när människor börjar komma tillbaka till kontoret?
Trots allt är det av högsta prioritet att forma högpresterande team, oavsett var de finns i världen, för alla företag som vill överleva de kommande åren. Utifrån vår forskning har vi därför tagit fram insikter från ledande personer inom distansarbete för att ta reda på hur det ska gå till. Här är fyra tips som kan hjälpa dig att skapa en flexibel arbetsmiljö.
1. Fråga medarbetarna vad de vill ha
Behovet av att göra distansarbetet till en möjlighet var totalt och omedelbart. Men nu när krisen är över och vi alla har anpassat oss är det dags att ta reda på vad det är dina team faktiskt vill. Och det betyder att du måste ge dem ett val istället för att erbjuda dem heltäckande lösningar eller arbetssätt.
Medarbetare är faktiskt ganska bra på att fastställa vilken miljö som fungerar bäst för dem i olika situationer. ”De kanske föredrar att arbeta hemifrån vid fokusarbete eller på kontoret under brainstorming och samarbetet, men de kan välja själva. Och tillåter du dem att göra detta kommer du att få se bättre produktivitet”, säger Kate Lister, President på Global Workplace Analytics.
Så svaret är att inte ta några förhastade beslut åt dina medarbetare, utan helt enkelt fråga dem och köra på det de vill, även om det förvånar dig. ”Vi gjorde nyligen en undersökning och frågade våra medarbetare: När du går tillbaka till kontoret, vill du ha ett virtuellt möte eller ett fysiskt möte om personen är i samma byggnad på samma campus som du? Ungefär 70 % sade att de skulle föredra att ha alla dessa möten som virtuella möten, även när de är i samma byggnad”, sade Lister.
2. Fortsätt bygga upp kulturen – även på distans
Pandemin försatte många av oss i ett två år långt nödläge. Vår kultur har i många fall fått ta ett steg tillbaka.
”[Under de senaste par åren] hade ingen tillgång till den där 'riktiga' arbetsplatskulturen. Denna 'riktiga' kultur har levt vidare till stor del i hur mycket ledarna faktiskt bryr som om medarbetarnas välbefinnande”, säger Britt Andreatta, Ph.D, Chief Executive Officer på 7th Mind Inc.
I takt med att världen börjar öppnas upp finns det nya möjligheter att återuppväcka alla de aspekter av arbetsplatskulturen som många medarbetare hade nöje av. Men eftersom många av oss fortsatt att regelbundet arbeta hemifrån måste vi se till att kulturen inte kretsar helt och hållet kring kontoret. Det behöver inte vara svårt – det kräver bara lite mer planering. Tänk efter, de spontana fikasessionerna eller drinkarna efter jobbet var trots allt inte alltid så enkla, flexibla och inklusiva för många av medarbetarna i alla fall.
Så vad är alternativet?
Det behöver inte kosta pengar eller kräva tjusiga verktyg att få till arbetskulturen. Vi är alla vana vid videosamtal nu och det är viktigt att komma ihåg att vi kan använda dem till annat än bara arbetet. Företag kan hålla fikapauserna igång genom att uppmuntra distansarbetare att boka in samtal med kollegorna och vännerna på jobbet under arbetstid för att småprata.
Men arbetskulturen består av mycket mer än bara öl och kaffe. Vi behöver väga upp allt det roliga med några av de mer personliga elementen som många satte stort värde på under pandemin. Och detta börjar ovanifrån, säger Andreatta: ”Cheferna skapar arbetsplatskulturen för 90 % av medarbetarna. Och ändå brukar väldigt få företag investera i ledarutbildningar.”
Ledarutbildningen är viktig, för i slutändan består en stor del av arbetskulturen av att få till de grundläggande sakerna: hur enkelt är det att be om hjälp, att få ledigt, att diskutera eventuella problem, och så vidare. Företag som vill ha framgångar i en flexibel arbetsvärld måste få rätt på båda sidorna.
3. Dela rätt samarbetsverktyg
Kommunikation och samarbeten är viktiga grundstenar i alla projekt, arbetsflöden och verksamheter. Försöker du ha den ena utan den andra faller allt samman.
Vi ser detta i vår forskning: Över en tredjedel av företagen (36 %) såg en brist på lämpliga samarbetsverktyg som ett stort hinder till distansarbetet och 48 % sade att bristande samarbeten påverkade medarbetarnas produktivitet. 87 % av företagen höll med om att bättre teamsamarbeten skulle bli avgörande för deras företags framtid.
För företaget finns det ett tydligt behov av att hitta en plattform som enkelt kan föra samman teamet, göra det möjligt för dem att integrera verktygen de redan använder och i grund och botten kan göra projektledningen enklare. Det betyder inte bara att meka lite på en ytlig nivå. Företagen behöver använda sig av tekniken för att göra stora, långvariga ändringar i sina arbetsplatsprocesser för att verkligen kunna få bästa möjliga resultat.
”Det är mycket information som delas i möten som skulle kunna delas med asynkrona verktyg. Vi behöver bara ändra hur vi definierar arbete, hur vi mäter det, hur vi gör det och var vi gör det”, säger Andreatta.
Dropbox är ett exempel. Vi erbjuder en full svit med verktyg som möjliggör smidiga samarbeten, enkel projektledning, hindersfri delning och synkning av information med mera.
4. Innovera, innovera, innovera
Slutligen så är det viktigt att inte se innovation som en engångsprocess. Vad du än gör för att skapa en flexibel arbetsmiljö måste du fortsätta att ständigt förbättra den.
Och vad betyder det? Enkelt: Förutom att regelbundet be om feedback ska du granska företagets processer ofta och skulle det finnas några tvivel kan du alltid anlita ett externt proffs. Investerar du i ny teknik ska du arbeta med den valda leverantören för att maximera avkastningen på investeringen du gjort och inrätta ett team med personer från flera avdelningar för att övervaka implementeringen och den bredare användningen i företaget.
Och slutligen, se till att alla intressenter är med på varje steg av resan. Den högre ledningen har en viktig roll i att genomföra ändringar i företaget men ändringarna måste samtidigt antas av medarbetarna i företaget. Kan du inte få medarbetarna att se värdet i verktygen och processerna du vill införa, eller om du inte rådfrågat dem om hur eller ens om de tänker använda dem, kommer de troligen stanna kvar på hyllan – och då kommer din flexible arbetsstrategi inte att lyckas.
