Wenn Sie Manager eines Teams sind, hatten sie es in den letzten 18 Monaten nicht einfach, mit den Veränderungen am Arbeitsplatz Schritt zu halten.
Während eines Großteils der Pandemie stießen reaktionäre, kurzfristige Arbeitslösungen auf ein gewisses Maß an Vergebung und Verständnis. Aber jetzt, da die Remote-Arbeit zur Norm wird, ist der Spielraum für die Unternehmensführung kleiner geworden, insbesondere wenn es darum geht, die richtigen Arbeitsbedingungen für ihre Mitarbeiter zu schaffen.
Wie machen kleine Unternehmen aus dem Home-Office als Überlebenstaktik in Reaktion auf die Pandemie einen Wettbewerbsvorteil, der ihnen hilft, in der Zukunft zu gedeihen? In unserem Choice Economy Report, einer Umfrage unter mehr als 2.000 Führungskräften und Mitarbeitern kleiner Unternehmen in acht Ländern, haben wir bei Dropbox versucht, diese Frage zu beantworten. Wir wollten herausfinden, wie 18 Monate Flexibilität die Einstellung der Mitarbeiter dazu, wie, wo und wann sie arbeiten, grundlegend verändert haben. Wir fanden heraus, dass fast zwei Drittel der Unternehmen bemerkenswerte oder erhebliche Verbesserungen an ihrer Unternehmensstruktur, ihren Instrumenten und Praktiken vorgenommen haben, um die Zusammenarbeit während der Pandemie zu ermöglichen. Das ist ein guter Anfang.
Es ist zwar erwiesen, dass neue Technologien Teams dabei helfen können, ihre Arbeit remote zu erledigen, aber wie können wir das gleiche Maß an Flexibilität aufrechterhalten, wenn die Mitarbeiter jetzt wieder ins Büro zurückkehren?
Schließlich hat der Aufbau leistungsstarker Teams für Unternehmen, die in den nächsten Jahren überleben möchten, oberste Priorität, unabhängig davon, wo auf der Welt sie sich befinden. Deshalb haben wir auf der Grundlage unserer Recherchen führende Persönlichkeiten aus dem Home-Office-Bereich befragt, um herauszufinden, wie man dies erreicht. Hier sind vier Tipps, die Ihnen helfen, ein flexibles Arbeitsumfeld zu schaffen.
1. Fragen Sie die Mitarbeiter, was sie sich wünschen
Während die Notwendigkeit, die Arbeit im Home-Office zu erleichtern, absolut und sofort gegeben war, müssen Sie nun, da sich der Staub gelegt hat, verstehen, was Ihre Teams wirklich möchten. Und das bedeutet, ihnen die Wahl zu geben, anstatt pauschale Lösungen oder Arbeitsweisen vorzugeben.
Mitarbeiter sind eigentlich ziemlich gut darin zu entscheiden, welche Umgebung für sie zu einem bestimmten Zeitpunkt am besten ist. "Sie ziehen es vielleicht vor, von zu Hause aus zu arbeiten, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren, oder im Büro, um Brainstorming-Sitzungen abzuhalten und zusammenzuarbeiten, aber diese Entscheidung können sie unabhängig treffen. Und wenn Sie zulassen, dass sie dies tun, werden Sie als Folge eine Produktivitätssteigerung beobachten", sagt Kate Lister, President bei Global Workplace Analytics.
Die Antwort lautet also, keine voreiligen Entscheidungen für Ihre Mitarbeiter zu treffen, sondern sie einfach zu fragen und sich an ihren tatsächlichen Wünschen zu orientieren, selbst wenn diese Sie überraschen. "Wir haben kürzlich eine Umfrage durchgeführt und Mitarbeiter gefragt: Wenn Sie zurück ins Büro gehen, würden Sie ein virtuelles Meeting oder ein persönliches Meeting vorziehen, wenn sich die Person im selben Gebäude wie Sie auf demselben Gelände befindet? Etwa 70 % der Befragten gaben an, dass sie es vorziehen würden, alle diese Meetings virtuell abzuhalten, selbst wenn sie sich im selben Gebäude befinden", so Lister.
2. Die Kultur weiter aufbauen – auch wenn die Mitarbeiter räumlich getrennt sind
Die Pandemie hat viele von uns tatsächlich in einen zwei Jahre andauernden Ausnahmezustand versetzt. In vielen Fällen ist die Unternehmenskultur dabei verloren gegangen.
"[In den letzten Jahren] hatte niemand Zugang zu dieser 'wahren' Kultur des Arbeitsplatzes. Die 'wahre' Kultur zeigt sich darin, wie sehr sich die Führungskräfte um das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter kümmern", so Britt Andreatta, Ph.D., Chief Executive Officer bei 7th Mind Inc.
Da sich die Welt wieder zu öffnen beginnt, bieten sich neue Möglichkeiten, um all die Annehmlichkeiten der Arbeitskultur wiederherzustellen, die viele Arbeitnehmer genossen haben. Da viele von uns jedoch weiterhin regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, müssen wir sicherstellen, dass diese Kultur nicht vollständig bürobasiert ist. Das muss gar nicht schwierig sein – es erfordert nur ein wenig mehr Planung. Wenn Sie darüber nachdenken, waren spontane Treffen auf einen Kaffee oder einen Drink nach der Arbeit ohnehin nie besonders einfach, flexibel oder inklusiv für viele Mitarbeiter.
Was ist also die Alternative?
Um die Kultur richtig aufzubauen, muss man nicht viel Geld für ausgefallene neue Tools ausgeben. Wir alle sind mit Videoanrufen vertraut, und es ist wichtig, nicht zu vergessen, dass wir sie auch für andere Zwecke als die Arbeit nutzen können. Unternehmen können die Kaffeepause am Leben erhalten, indem sie Mitarbeiter im Home-Office ermutigen, während der Geschäftszeiten Anrufe mit Kollegen und Freunden am Arbeitsplatz zu fühlen, um sich auszutauschen.
Allerdings geht die Kultur natürlich über Bier und Kaffee hinaus. Wir müssen Spaß und Spiel mit einigen der persönlicheren Elemente der Kultur verbinden, die viele während der Pandemie wirklich geschätzt haben. Dies beginnt ganz oben, sagt Andreatta: "Manager machen die Erfahrung der Arbeitsplatzkultur für 90 % der Arbeitnehmer aus. Und doch haben so viele Unternehmen nie wirklich in die Ausbildung von Führungskräften investiert."
Management-Schulungen sind deshalb so wichtig, weil ein Großteil der Unternehmenskultur letztlich nur darin besteht, die Grundlagen zu schaffen: Wie einfach ist es, um Hilfe zu bitten, sich freistellen zu lassen, Probleme zu besprechen und so weiter. Unternehmen, die in einer Welt der flexiblen Arbeit erfolgreich sein möchten, müssen alle Aspekte richtig gestalten.
3. Die richtigen Tools für die Zusammenarbeit teilen
Kommunikation und Zusammenarbeit sind für jedes Projekt, jeden Arbeitsablauf und jedes Unternehmen von grundlegender Bedeutung. Wenn Sie versuchen, eines ohne das andere zu erreichen, fällt alles auseinander.
Dies wird durch unsere Untersuchung bestätigt: Mehr als ein Drittel der Unternehmen (36 %) sahen im Fehlen geeigneter Tools für die Zusammenarbeit ein wesentliches Hindernis für die Arbeit im Home-Office, und 48 % gaben an, dass sich die fehlende Zusammenarbeit negativ auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirkt. 87 % der Unternehmen stimmten auch darin überein, dass die Verbesserung der Zusammenarbeit im Team für die Zukunft ihres Unternehmens entscheidend sein wird.
Unternehmen kommen eindeutig nicht umhin, eine Plattform zu finden, die Teams auf einfache Weise zusammenbringt, die es ihnen ermöglicht, die Tools zu integrieren, die sie bereits anderweitig verwenden, und die im Grunde genommen das Projektmanagement vereinfacht. Das bedeutet nicht, dass man nur an der Oberfläche herumkratzt. Unternehmen müssen Technologie einsetzen, um erhebliche, langlebige Änderungen an Arbeitsplatzprozessen vorzunehmen und so den maximalen Nutzen zu erzielen.
"In Meetings werden viele Informationen ausgetauscht, die auch über asynchrone Tools ausgetauscht werden könnten. Wir müssen einfach ändern, wie wir Arbeit definieren, wie sie gemessen wird, wie wir sie ausführen und wo wir sie ausführen", so Andreatta weiter.
Ein Beispiel dafür ist Dropbox. Wir bieten eine vollständige Suite von Tools, die eine nahtlose Zusammenarbeit, einfaches Projektmanagement sowie eine barrierefreie Freigabe und Synchronisierung von Informationen und vieles mehr ermöglichen.
4. Innovation, Innovation, Innovation
Schließlich ist es wichtig, Innovationen nicht als einmaligen Prozess zu betrachten. Was auch immer Sie tun, um ein flexibles Arbeitsumfeld zu schaffen, hören Sie nicht auf, es weiter zu verbessern.
Das bedeutet ganz einfach: Neben der Sicherstellung eines regelmäßigen Feedbacks sollten Sie Ihre Geschäftsprozesse regelmäßig überprüfen und im Zweifelsfall einen externen Fachmann damit beauftragen. Wenn Sie in neue Technologien investieren, arbeiten Sie mit Ihren ausgewählten Lieferanten zusammen, um die von Ihnen getätigten Investitionen zu maximieren. Richten Sie auch ein funktionsübergreifendes Team ein, das die Bereitstellung und den breiteren Einsatz im gesamten Unternehmen überwacht.
Stellen Sie schließlich sicher, dass alle Stakeholder in jeden Schritt des Prozesses einbezogen sind. Die Senior Manager spielen eine entscheidende Rolle bei der Förderung von geschäftlichen Veränderungen, aber auch bei der Akzeptanz unter allen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie die Mitarbeiter nicht dazu bringen können, den Wert der Tools und Prozesse, die Sie ihnen zur Verfügung stellen, zu erkennen, oder sie nicht dazu befragt haben, wie und ob sie sie nutzen würden, werden sie sie wahrscheinlich auch nicht einsetzen – und Ihre flexible Arbeitsstrategie dürfte wahrscheinlich nicht von Erfolg gekrönt sein.
