Cómo hacer que el trabajo flexible sea un éxito en 2022

Ahora lo sabemos con certeza: darle a tu equipo el control sobre cuándo y dónde trabaja es el ingrediente secreto para empleados productivos y colaborativos (y la clave para reclutar a los mejores talentos). Pero ¿cómo se construye ese modelo de trabajo mixto perfecto? Nuestra nueva encuesta de 2000 líderes empresariales de todo el mundo tiene respuestas.

Ilustración en línea negra de una habitación con una persona escribiendo en una computadora con una pantalla verde y un icono de verificación

Si eres un gerente con un equipo a cargo, mantenerte al día con los cambios en el lugar de trabajo en los últimos 18 meses no ha sido tarea fácil. 

Durante gran parte de la pandemia, las soluciones laborales reaccionarias a corto plazo se encontraron con un nivel de perdón y comprensión. Pero ahora que el trabajo remoto se está convirtiendo en la norma, los márgenes de error para los líderes empresariales se han reducido, sobre todo cuando se trata de perfilar las preparaciones laborales adecuadas para sus empleados.

¿Cómo transforman las pequeñas empresas el trabajo remoto de una táctica de supervivencia de respuesta a la pandemia en una ventaja competitiva que les ayudará a prosperar en el futuro? Dropbox se propuso responder a eso en nuestro informe Economía de la elección, una encuesta de más de 2000 líderes y empleados de pequeñas empresas en ocho países. Queríamos ver cómo 18 meses de flexibilidad han cambiado fundamentalmente las actitudes de los empleados sobre cómo, dónde y cuándo trabajan. Descubrimos que casi dos tercios de las empresas han hecho mejoras notables o significativas en su estructura de negocio, herramientas y prácticas para posibilitar la colaboración durante la pandemia. Ese es un gran comienzo.

Sin embargo, aunque se ha demostrado que la nueva tecnología puede ayudar a los equipos a realizar el trabajo de forma remota, ¿cómo mantenemos el mismo nivel de flexibilidad ahora que las personas están comenzando a volver a la oficina?

Después de todo, la creación de equipos de alto rendimiento, sin importar en qué parte del mundo se encuentren, es la prioridad número uno para cualquier empresa que busque sobrevivir en los próximos años. Entonces, respaldados por nuestra investigación, hemos obtenido información de figuras líderes en el campo del trabajo remoto para descubrir cómo hacerlo. Aquí hay cuatro sugerencias para ayudarte a posibilitar un entorno de trabajo flexible. 

1. Pregunta a los empleados qué quieren

Si bien la necesidad de facilitar el trabajo remoto era total e inmediata, ahora que el polvo se ha asentado y todos se han adaptado, debes comprender lo que en realidad quieren tus equipos. Y eso significa darles opciones en lugar de soluciones generales o formas de trabajar.

Los empleados son bastante buenos para decidir qué entorno es mejor para ellos en un momento determinado. “Es posible que prefieran trabajar desde casa para concentrarse en el trabajo, o en la oficina para sesiones de intercambio de ideas y colaboración, pero pueden tomar esta decisión de forma independiente. Y, si les permites hacer esto, verás una mayor productividad como resultado”, indica Kate Lister, presidenta de Global Workplace Analytics. 

Entonces, la respuesta es no tomar decisiones precipitadas en nombre de tus empleados, sino simplemente preguntarles y liderar con lo que realmente quieren, incluso si eso te sorprende. “Hace poco hicimos una encuesta y les preguntamos a los empleados: cuando vuelvas a la oficina, ¿querrás tener una reunión virtual o una reunión en persona si la persona está en el mismo edificio en el mismo campus que tú? Alrededor del 70 % respondió que preferiría tener todas esas reuniones como una reunión virtual, incluso si están en el mismo edificio”, agrega Lister. 

2. Sigue construyendo cultura, incluso si están separados

La pandemia ha puesto efectivamente a muchos de nosotros en un estado de emergencia de dos años. La cultura, en muchos casos, ha quedado al borde del camino. 

“[Durante los últimos dos años], nadie ha tenido acceso a esa cultura ‘verdadera’ del lugar de trabajo. La cultura ‘verdadera’ ha vivido en la medida en que los líderes realmente se preocupan por el bienestar de sus empleados”, comenta Britt Andreatta, Ph. D., directora ejecutiva de 7th Mind Inc.

A medida que el mundo comienza a abrirse de nuevo, hay nuevas oportunidades para recuperar todos los elementos de la cultura laboral que muchos empleados disfrutaron. Sin embargo, muchos de nosotros continuamos trabajando desde casa regularmente, por lo que debemos asegurarnos de que esta cultura no esté del todo basada en la oficina. Esto no tiene por qué ser difícil, solo exige un poco más de planificación.  Cuando lo piensas, el café y las bebidas ad hoc después del trabajo nunca fueron particularmente fáciles, flexibles o inclusivos para que muchos empleados se unieran, de todos modos. 

Entonces, ¿cuál es la alternativa? 

Comprender bien la cultura no significa gastar mucho dinero en nuevas y sofisticadas herramientas. Todos estamos familiarizados con las videollamadas y es importante recordar que podemos utilizarlas para otras situaciones además del trabajo. Las empresas pueden mantener viva la pausa para el café al incentivar a los trabajadores remotos a programar llamadas con colegas y amigos en el trabajo durante el horario laboral solo para ponerse al día.

Dicho esto, la cultura va más allá de las cervezas y el café. Debemos combinar la diversión y los juegos con algunos de los elementos culturales más personales que muchos han valorado realmente durante la pandemia. Esa dirección comienza en la parte superior, agrega Andreatta: “Los gerentes hacen que la experiencia de la cultura laboral sea del 90 % de los trabajadores. Y, no obstante, muchas empresas nunca han invertido realmente en capacitación para gerentes”.

La capacitación de la gerencia es muy importante porque, al fin y al cabo, una gran parte de la cultura consiste en realmente solo tener los conceptos básicos correctos: lo fácil que es pedir ayuda, tomarse tiempo libre, analizar los problemas que podrías tener, etcétera. Las empresas que desean tener éxito en un mundo de trabajo flexible deberán tener ambos lados de la moneda correcta.

3. Comparte las herramientas de colaboración adecuadas

La comunicación y la colaboración son fundamentales para cualquier proyecto, flujo de trabajo o negocio. Si intentas tener una sin la otra, todo se desmorona. 

Esto lo confirma nuestra investigación: más de un tercio de las empresas (36 %) vio la falta de las herramientas de colaboración adecuadas como una barrera significativa para trabajar de forma remota y el 48 % señaló que la falta de colaboración tuvo un impacto negativo en la productividad de los empleados. El 87 % de las empresas también estuvo de acuerdo en que mejorar la colaboración en equipo será fundamental para el futuro de su organización.

Para las empresas, es un imperativo claro encontrar una plataforma que reúna a los equipos de forma sencilla, les permita integrar las herramientas que ya utilizan en otros lugares y que, fundamentalmente, simplifique la gestión de proyectos. Esto no significa solo hacer ajustes a nivel superficial. Las empresas deben utilizar la tecnología para realizar cambios significativos y duraderos en los procesos del lugar de trabajo para obtener realmente el máximo beneficio.

“Hay mucho intercambio de información que ocurre en las reuniones que podría realizarse a través de herramientas asincrónicas. En verdad solo debemos cambiar cómo definimos el trabajo, cómo se mide, cómo lo hacemos y dónde lo hacemos”, comenta Andreatta.

Dropbox es un ejemplo. Ofrecemos un conjunto completo de herramientas que permiten una colaboración fluida, una gestión sencilla de proyectos, compartir y sincronizar información sin barreras, y mucho más.

4. Innova, innova, innova 

Finalmente, es importante no ver la innovación como un proceso único. Hagas lo que hagas para crear un entorno de trabajo flexible, no dejes de mejorarlo. 

Lo que eso significa es simple: más allá de obtener comentarios periódicos, audita tus procesos empresariales con frecuencia y, en caso de duda, contrata a un profesional externo para que lo haga. Si inviertes en tecnología nueva, trabaja con los proveedores elegidos para maximizar la inversión que has realizado y organiza un equipo multifuncional para supervisar su implementación y uso más amplio en toda la empresa.

Por último, asegúrate de que todas las partes interesadas estén incluidas en cada tramo del viaje. El liderazgo sénior desempeña un papel fundamental para impulsar el cambio empresarial, pero también lo hace la adopción entre todos los empleados de tu empresa. Si no puedes hacer que los trabajadores vean el valor de las herramientas y los procesos que les proporcionas, o si no les has consultado sobre cómo y si los usarán, tal vez los dejarán en el estante, y es poco probable que la estrategia de trabajo flexible tenga éxito.

Para obtener más información y opiniones de expertos sobre la Economía de la elección emergente y el impacto que tiene en las empresas, lee el informe completo aquí.