팀을 보살펴야 하는 관리자라면 지난 18개월간 업무 환경의 변화를 따라가기가 쉽지 않았을 겁니다.
팬데믹 기간 동안에는 단기적이고 반동적인 대응책도 사람들이 어느 정도 이해심과 포용력을 가지고 받아들였습니다. 하지만 원격 근무가 표준이 된 오늘날에는 비즈니스 리더들에게 이전만큼 너그러운 실수의 여지가 주어지지 않습니다. 특히 직원들의 업무 환경에 관해서는요.
그렇다면 소규모 기업들은 어떻게 원격 근무를 단순히 팬데믹 대응을 위한 생존 전략에서 미래의 번영을 위한 경쟁 요소로 바꾸고 있을까요? 그 해답은 Dropbox가 최근 전 세계 8개국에서 총 2,000명 이상의 소규모 기업 임직원을 대상으로 시행한 설문조사 결과를 바탕으로 작성한 선택 경제 보고서에서 찾아볼 수 있습니다. 이 설문조사는 18개월간의 유연근무제가 근본적으로 직원들이 업무 방식, 장소, 시간을 대하는 태도에 어떤 영향을 미쳤는지 알아보기 위해 시행되었습니다. 그 결과, 약 2/3의 기업이 협업을 활성화하기 위해 팬데믹 기간에 비즈니스 구조, 도구, 사례를 상당 부분 개선했다고 응답했죠. 참으로 좋은 출발이 아닐 수 없습니다.
새로운 기술이 팀의 원격 근무에 도움이 되는 것은 입증된 사실입니다. 하지만 직장인들이 회사로 복귀하는 오늘날에는 어떻게 해야 이전과 동일한 수준의 유연성을 유지할 수 있을까요?
결국, 앞으로 몇 년 간의 생존을 모색하는 기업이라면 장소의 구애 없이 전 세계 어디서나 우수한 성과를 낼 수 있는 업무 환경을 구축하는 것을 최우선순위로 둬야 합니다. 그래서 설문조사 결과를 기반으로 Dropbox가 원격 근무 전문가들의 의견을 정리해봤습니다. 아래에서 유연근무제를 성공적으로 이끄는 네 가지 팁을 살펴보세요.
1. 직원들의 의견 반영
갑작스럽고 전면적으로 시행된 원격 근무도 이제 어느 정도 자리를 잡았고, 직원들도 적응을 마쳤습니다. 지금은 팀이 정말로 원하는 것이 무엇인지를 파악해야 할 시기이죠.즉, 일괄적인 해결책이나 지정된 업무 방식 대신 직원들에게 선택권을 제공해야 합니다.
특정한 상황에서 자신에게 가장 적합한 업무 환경이 어떤 것인지는 직원들 스스로가 가장 잘 압니다. Global Workplace Analytics 회장 Kate Lister는 "집중해서 일할 때는 재택근무를 하고, 브레인스토밍이나 협업이 필요할 때는 출근하는 등 직원들 각자가 독립적인 결정을 내릴 수 있다. 직원들에게 선택권을 주면 결과적으로 생산성이 높아진다"라고 말합니다.
그러니 성급하게 직원들을 대신해 결정을 내리지 말고 직원들이 어떤 업무 환경을 원하는지 묻고, 그 결정에 따라 직원들을 이끌어주세요. 비록 그 결과에 놀라게 된다고 해도 말이죠. Lister에 따르면 "최근 설문조사를 진행해 직원들에게 회사에 다시 출근하게 될 경우 같은 건물에 있는 사람과 대면으로 회의를 하고 싶은지 비대면으로 하고 싶은지 물었는데, 약 70%가 같은 건물에 있어도 모든 회의를 비대면으로 하고 싶다고 응답했다"고 합니다.
2. 원격 근무를 고려한 조직 문화 구축
팬데믹으로 인해 많은 사람이 2년 동안 비상사태 속에서 살아야만 했습니다. 그리고 조직 문화는 그대로 방치되었죠.
7th Mind Inc의 CEO, Britt Andreatta 박사는 "(지난 2년 동안에는) 그 누구도 '진정한' 조직 문화에 접근할 수 없었다. '진정한' 조직 문화란 경영진이 직원들의 웰빙을 진심으로 생각할 때 번성하기 때문이다"라고 말합니다.
전 세계 여러 국가가 다시 국경을 개방하기 시작하며 직원들의 환영을 받았던 조직 문화의 면면을 다시 되살릴 기회가 찾아왔습니다. 하지만 많은 사람이 정기적으로 재택근무를 하는 오늘날에는 전적으로 회사 사무실을 기반으로 한 조직 문화는 실효성이 떨어집니다. 너무 어렵게 생각하진 마세요. 필요한 것은 약간의 계획뿐이니까요. 한번 생각해보세요. 미리 계획을 세우지 않을 경우 퇴근 후 갑자기 회식을 잡는 일도 쉽지 않았습니다.
그렇다면 대안은 무엇일까요?
꼭 화려한 도구에 큰돈을 들여야만 올바른 조직 문화를 구축할 수 있는 것은 아닙니다. 중요한 것은 이미 모두가 익숙한 영상 통화를 꼭 업무에만 사용할 필요는 없다는 사실을 아는 것이죠. 원격 근무 중에도 업무 시간에 동료, 지인들과 영상 통화를 하며 도란도란 이야기를 나누는 시간을 갖도록 권장해 커피 한 잔의 휴식 시간을 재현할 수 있습니다.
하지만 조직 문화는 단순히 술 한 잔, 커피 한 잔을 함께하는 것에 그치지 않습니다. 팬데믹 기간에 그 소중함을 절실히 깨달은 조직 문화의 개인적인 측면도 여기에 반영해야 하죠. Andreatta는 이러한 변화는 상부에서부터 시작된다면서 "조직 문화의 90%는 관리자가 만든다. 하지만 관리자 교육에 투자하는 기업은 거의 없다"라고 말합니다.
결국 조직 문화의 대부분은 도움을 요청하고, 휴가를 내고, 문제를 논의하기가 얼마나 쉬운지 등 기본을 제대로 갖추는 것에서부터 시작합니다. 이러한 면에서 관리자 교육은 정말 중요하죠. 유연근무제를 성공적으로 이끌고 싶은 기업이라면 양 측면을 모두 고려해야 합니다.
3. 적절한 협업 도구 사용
커뮤니케이션과 협업은 모든 프로젝트, 워크플로, 비즈니스의 기본입니다. 그중 한 가지만 제대로 돌아가지 않아도 모든 것이 무너지고 말죠.
설문조사 결과로도 그 사실을 알 수 있습니다. 설문조사에 참여한 기업 중 1/3(36%)이 적절한 협업 도구의 부재가 원격 근무를 어렵게 만든다고 응답했고, 48%가 협업이 제대로 진행되지 않아 직원들의 생산성이 저하되었다고 응답했죠. 또한, 87%의 기업이 팀 협업을 개선하는 것이 조직의 미래에 굉장히 중요하다고 응답했습니다.
이는 기업이 팀을 한 공간으로 간편하게 불러모으고, 팀이 이미 사용 중인 도구를 통합해 프로젝트를 간편하게 관리할 수 있는 플랫폼을 찾아야 한다는 것을 의미합니다. 하지만 어설프게 표면적으로만 접근해서는 안 됩니다. 업무 프로세스를 근본적이고, 장기적으로 변화시켜 이익을 극대화할 수 있는 기술을 사용해야 하죠.
Andreatta는 "회의에서 공유하는 정보는 비동기식 도구로도 공유할 수 있다. 필요한 것은 업무란 무엇이고, 어떻게 측정할 것이며, 어디서, 어떻게 업무를 진행할 지에 대한 인식을 바꾸는 것이다"라고 말합니다.
Dropbox가 그 대표적인 예시입니다. Dropbox는 원활한 협업, 간편한 프로젝트 관리, 수월한 정보의 공유와 동기화, 그리고 그 이외의 많은 것을 가능하게 하는 다양한 도구를 제공하죠.
4. 혁신, 또 혁신
마지막 팁은 혁신을 일회성 프로세스로 여기지 않아야 한다는 것입니다. 어떤 방식으로 유연한 업무 환경을 구축하든 지속적으로 그 환경을 개선해야 하죠.
그 방법은 간단합니다. 정기적으로 피드백을 수집하고, 꾸준히 비즈니스 프로세스에 대한 감사 작업을 진행하고, 그래도 미심쩍다면 외부 전문가를 고용하는 것이죠. 새로운 기술에 투자하기로 결정했다면 이 투자의 가치를 극대화할 수 있는 협력업체를 선택하고, 기술의 배포와 전반적인 사용을 감독하는 교차기능팀을 꾸리도록 하세요.
마지막으로, 이 여정의 모든 단계에 관계자 모두를 참여시키도록 하세요. 고위 경영진은 비즈니스의 변화를 이끈다는 점에서 중요한 역할을 하지만, 직원들이 새로운 도구를 얼마나 잘 사용하느냐도 이에 못지않게 중요합니다. 직원들이 조직이 제공하는 도구와 프로세스의 가치를 알아보지 못하거나, 직원들에게 도구를 어떤 방식으로 사용해야 하는지 알려주지 않으면 직원들은 이 도구를 제대로 사용하지 않을 것이고, 그러면 유연근무제의 성공 가능성도 적어집니다.
