Що таке керування електронною поштою?
Електронна пошта — чудова річ. Сьогодні без неї не обійтися, але, незважаючи на численні переваги, цей засіб зв'язку має низку недоліків, пов'язаних із керуванням часом. Коли всі ми заходимо в поштову скриньку та бачимо понад 50 нових електронних листів, у нас виникає бажання проігнорувати їх. Однак якщо ми сприйматимемо безлад у поштовій скриньці як належне, це впливатиме на наш хід думок, а відкладання одного завдання на потім може з легкістю призвести до прокрастинації.
Запитайте себе, для чого ви використовуєте електронну пошту. Без неї не обійтися для листування з клієнтами та входу в систему, але майже для всього іншого можна користуватися ефективнішими альтернативами, як-от Dropbox. Dropbox дає командам змогу оптимізувати й спростити робочі процеси, і легко адаптовується до них для полегшення співпраці, редагування та спільного доступу до даних.
Ось лише кілька прикладів того, як за допомогою Dropbox можна трансформувати робочі процеси, підвищити продуктивність команди та полегшити співпрацю. Думаєте, електронна пошта потрібна вам, щоб надсилати великі файли, ділитися правками чи оновлювати старі документи? Подумайте ще раз.
Обмін відгуками
Із Dropbox ви можете додавати примітки одразу в документ, який опрацьовуєте, виділяючи певне речення чи навіть слово, котрого стосується ваш коментар. Учасникам вашої команди достатньо прокрутити вміст екрана, переглянути ваш відгук і внести зміни. Вони можуть позначити проблему як вирішену чи відповісти на ваш коментар: усі повідомлення зберігатимуться безпосередньо в документі. Dropbox збирає коментарі, упорядковує їх і розсилає оновлення електронною поштою. Завдяки цьому ви нічого не пропустите, а також заощадите час, адже не отримуватимете новий лист для кожного нового коментаря. Крім того, ви можете @згадувати конкретних користувачів — ідеальне рішення, якщо, наприклад, потрібно привернути увагу юриста до певної правки, не примушуючи його читати весь документ до кінця.
Надсилання великих файлів
Нікому не подобається надсилати великі файли електронною поштою. Чи не надто великий файл? Чи файл у правильному форматі? Чи зможе одержувач завантажити його зі свого боку? Із Dropbox ви не матимете жодних проблем. Dropbox гарантує безпечний доступ до файлів і підтримує величезну кількість їхніх форматів. Із легкістю надсилайте довгі відеозаписи: одержувачі зможуть переглядати їх у Dropbox у стисненому вигляді для швидкого завантаження чи завантажувати файли з повною роздільною здатністю. Це ідеальне рішення, якщо ви в дорозі та не можете під'єднатися до мережі Wi-Fi.
Обмін будь-яким умістом
Dropbox дає змогу впорядковано та безпечно зберігати в інтернеті будь-який вміст: від файлів і папок до зображень і документів. Це означає, що вам і вашій команді більше ніколи не доведеться мати справу з флеш-накопичувачами USB або чути страшні слова «Я забув це в офісі». Ви завжди можете отримати свої файли, поки є інтернет-з'єднання. Крім того, завдяки легкому обміну посиланнями ви можете ділитися файлами з будь-ким за декілька кліків. А завдяки захисту паролем і елементам керування доступом до даних із урахуванням дати ви можете бути певні, що сторонні особи не отримають ваші файли та не користуватимуться ними довше, ніж потрібно.
Співпраця
Співпраця — основа нашої роботи. Замість того щоб постійно обмінюватись електронними листами, ви можете зберегти документ у Dropbox, щоб полегшити командну роботу. Зміни, коментарі та відгуки оновлюються в режимі реального часу, що забезпечує перегляд усіма учасниками команди, а не лише іменем у рядку «Кому:».
Це також ідеальне рішення для клієнтів і замовників. Їм більше не потрібно турбуватися про те, чи в них інстальовано останню версію Word, чи потрібен їм DOC-, DOCX- або PDF-файл — достатньо клікнути на документ, розміщений у Dropbox. Позбавившись довгих ланцюжків електронних листів, ваша команда та клієнти зможуть користуватися всіма перевагами блискавично швидкої співпраці. Просто послухайте щасливих клієнтів із компанії Ben & Jerry's: «Завдяки Dropbox Business ми припинили марні розмови та перейшли до справи».
Інші поради щодо керування електронною поштою
Для вирішення певних завдань потрібна електронна пошта. Нижче наведено рекомендації щодо того, як використовувати робочу поштову скриньку на повну.
Уникайте переповнення поштової скриньки
Чи часто протягом робочого дня ви звертаєте увагу на спливаюче сповіщення про новий електронний лист? Спробуйте приділити певний час для щоденної перевірки своєї поштової скриньки, щоб вам не доводилося постійно відстежувати сповіщення. Якщо ви користуєтеся певною платформою, як-от Microsoft Outlook, можливо, слід перейти на її версію для браузера, щоб відкривати вкладку поштової скриньки, лише коли ви перевіряєте електронну пошту в призначений час. Регулярність таких перевірок залежатиме від вашого розкладу, але можливість не відволікатися на електронну пошту до певного часу допоможе зосередитися на інших поточних завданнях.
Не думайте про електронну пошту як про щось, що відрізняється від інших щоденних завдань. Сприймайте її як окреме завдання. Це означає, що перевірку електронної пошти слід додавати до списків завдань із керування завданнями, як щоденні планерки чи обідню перерву.
Зберігайте вкладення
Дуже складно шукати потрібне вкладення серед безлічі електронних листів, що накопичувалися тижнями чи навіть місяцями. Звичайно, у разі обміну файлами через Dropbox цю проблему було б повністю усунено, але це не означає, що її не можна вирішити за допомогою наших зручних функцій. Завантажуйте всі вкладення відразу після отримання, присвоюйте їм належні імена й завантажуйте в папку Dropbox, щоб потім із легкістю знаходити їх або ділитися ними.
Також пам'ятайте, що дуже старі електронні листи можуть автоматично видалятися з поштової скриньки, і ви ніколи не знаєте, коли надіслане рік тому вкладення може знову стати актуальним. Тому захистіть свої документи від видалення та надійно зберігайте їх.
Спробуйте очистити електронну пошту
Скасуйте підписки на бюлетені та рекламні електронні листи, яких ви ніколи не читаєте. Одна справа, коли гарячими пропозиціями переповнено особисту електронну пошту, але якщо ви дозволите таким листам накопичуватися в поштовій скриньці, то згодом можете не помічати важливих листів.
Якомога швидше відповідайте на електронні листи
Електронні листи — це нескінченний потік інформації. Можна легко забути відповісти на один із них, коли постійно надходять нові листи. Сформуйте звичку відповідати на листи відразу після прочитання: надайте запитану інформацію чи запевніть відправника, що надішлете її, щойно отримаєте. Імовірно, ви вже матимете відповідь, доки одержувач не прочитає ваш лист і не відповість на нього.
Створюйте фільтри
Задля зручності створіть папку електронної пошти для різних листів. Наприклад, у вас може бути окрема папка для кожного проєкту чи ви можете просто класифікувати листи за типом, наприклад, «Рахунки», «Відділ кадрів», «Громадські заходи компанії», «Різне» тощо. У більшості поштових клієнтів можна створювати фільтри на основі різних критеріїв. Наприклад, вхідні електронні листи, які містять певні слова, як-от «@example.com», можна перенаправляти в обрану папку. Будь-які електронні листи, які містять слова «Різдвяна вечірка», можуть надходити прямо в папку «Громадські заходи компанії».
Через це вам також слід точно вказувати тему своїх електронних листів у власних повідомленнях: завдяки цьому вони правильно фільтруватимуться в поштовому клієнті та не потраплятимуть у папку зі спамом.
