Qu’est-ce que la gestion des courriels?
Les courriels sont très pratiques. Nous ne pourrions pas nous en passer aujourd’hui. Mais malgré leurs nombreux atouts, nous avons souvent tendance à ne pas les gérer dans les règles de l’art. Qui n’a jamais eu envie d’ignorer la cinquantaine de nouveaux courriels qui s’affichent à l’ouverture de sa boîte de réception? Laisser le chaos s’installer dans sa boîte de réception a un impact sur votre mental au travail, et remettre une tâche à plus tard peut facilement mener à la procrastination.
Demandez-vous à quoi vous servent les courriels. Pour échanger avec vos clients et servir d’identifiant de connexion, le courriel est irremplaçable. Mais pour à peu près tout le reste, des solutions de rechange plus efficaces existent, comme Dropbox. Dropbox permet aux équipes de travailler plus intelligemment et peut facilement s’adapter à vos processus de travail pour simplifier la collaboration, ainsi que la modification et le partage de documents.
Voici quelques façons d’utiliser Dropbox pour transformer vos processus de travail et accroître la productivité et la collaboration des équipes. Vous pensez avoir besoin de votre boîte d'envoi pour envoyer des fichiers volumineux, partager des modifications ou mettre à jour d’anciens documents? Aujourd’hui, ce n’est plus le cas.
Partage de la rétroaction
Avec Dropbox, vous pouvez ajouter des annotations directement dans le document sur lequel vous travaillez, en surlignant la phrase précise, ou même le mot, auquel votre commentaire fait référence. Vos collègues n’auront plus qu’à faire défiler la page jusqu’à votre commentaire et effectuer les modifications. Ils peuvent marquer le problème comme résolu ou répondre à votre commentaire. Tous les messages sont enregistrés directement dans le document. Dropbox compile les commentaires dans un courriel récapitulatif afin que chacun soit informé des derniers ajouts sans pour autant recevoir un courriel à chaque nouveau commentaire. Vous pouvez également préciser des utilisateurs (@mention), ce qui est idéal si, par exemple, vous voulez attirer l’attention d’une personne du service juridique sur une modification particulière sans qu’elle ait à lire tout le document.
Envoi de fichiers volumineux
Envoyer un fichier volumineux par courriel n’est jamais simple. On ne sait jamais s’il sera transmis au complet, s’il est au bon format ou si le destinataire va pouvoir le télécharger. Avec Dropbox, tout devient plus facile. Dropbox partage vos fichiers en toute sécurité et prend en charge un grand nombre de formats de fichiers. Vous pouvez envoyer facilement de longues vidéos, qui peuvent être visualisées dans Dropbox dans un format compressé permettant un chargement rapide, ou téléchargées en haute résolution. C’est la solution idéale lorsque vous êtes en déplacement et que vous n’avez pas de connexion Wi-Fi.
Partage intégral
Fichiers, dossiers, images, documents... Avec Dropbox, tout est organisé et conservé en ligne de façon sécurisée. Votre équipe et vous n’aurez plus jamais à vous encombrer de clés USB ni à vous inquiéter en cas d’oubli d’un dossier au bureau. Tant que vous pouvez vous connecter à Internet, vous avez accès à vos fichiers. Et grâce au partage de liens, vous pouvez donner accès au contenu aux personnes de votre choix en quelques clics seulement. Enfin, avec la protection par mot de passe et les délais de validité des liens, vous pouvez vous assurer que personne d’autre ne trouvera vos fichiers par accident ou n’y aura accès plus longtemps que vous ne le souhaitez.
Collaboration
La collaboration est au cœur de nos activités. Pour éviter les échanges incessants de courriels, vous pouvez travailler en équipe sur vos documents dans Dropbox. Les modifications, les commentaires et la rétroaction sont mis à jour en temps réel. Toute l’équipe peut ainsi consulter les documents, et non seulement les personnes qui les ont reçus par courriel.
Dropbox est également idéal pour échanger avec les clients. Vous n’avez plus à vous demander s’ils ont bien la version la plus récente de Word, ou s’ils ont besoin d’un fichier au format .doc, .docx ou PDF. Il leur suffit de cliquer sur votre document hébergé dans Dropbox. En éliminant les longs fils de discussion par courriel, votre équipe et vos clients peuvent collaborer bien plus rapidement. C’est d’ailleurs ce qu’apprécient nos clients satisfaits. Pour Ben & Jerry’s par exemple, « Dropbox Business est l’élément indispensable [pour] mettre un terme aux conversations inutiles ».
Autres conseils pour la gestion des courriels
Les courriels demeurent toutefois indispensables dans certains cas. Voici donc comment utiliser au mieux votre boîte de réception professionnelle :
Éviter la surabondance de courriels
Votre œil est constamment attiré par les notifications de courriel? Essayez d'établir des horaires fixes pour consulter votre boîte de réception afin de ne pas passer la journée à surveiller les notifications. Par exemple, vous pouvez consulter votre messagerie Microsoft Outlook uniquement à partir d'un navigateur. Ainsi, vous pouvez fermer l’onglet correspondant et n’y revenir qu’à la prochaine période de consultation en fonction de l'horaire établi. La fréquence de consultation dépendra de votre emploi du temps, mais le simple fait de ne pas avoir à penser à vos courriels jusqu’à une certaine heure de la journée peut vous aider à vous concentrer davantage sur vos autres tâches.
Considérez le traitement des courriels comme une tâche à part entière. Elle doit donc figurer sur votre liste de tâches au même titre que vos rendez-vous ou votre pause pour le lunch.
Enregistrer les pièces jointes
Rechercher une pièce jointe dans les nombreux courriels reçus au cours des dernières semaines, voire des derniers mois, est un véritable casse-tête. Même si le partage à l’aide de Dropbox résout complètement ce problème, cela ne vous empêche pas de profiter de nos autres fonctionnalités pratiques. Téléchargez toutes vos pièces jointes au moment où vous les recevez, nommez-les de manière appropriée et importez-les dans un dossier Dropbox afin de pouvoir les consulter ou les partager facilement à l’avenir.
Vous devez également garder à l’esprit que vos courriels les plus anciens seront tôt ou tard supprimés automatiquement, et que vous pourriez très bien avoir besoin un jour d’une pièce jointe reçue il y a un an. Pensez donc à protéger vos documents et à les conserver en toute sécurité.
Effectuer un peu de ménage dans les courriels
Désinscrivez-vous des bulletins et des courriels promotionnels que vous ne lisez jamais. Avoir une boîte de réception personnelle pleine de publicités est une chose, mais si vous laissez ces courriels remplir votre boîte de réception professionnelle, vous risquez de manquer certains courriels importants.
Répondez à vos courriels dès que possible
Le flot de courriels est ininterrompu, et on oublie facilement de répondre aux courriels reçus alors que de nouveaux courriels ne cessent d’arriver. Prenez l’habitude de répondre dès que vous avez fini de lire le message, soit avec les informations demandées ou, si vous ne les avez pas, en indiquant que vous les transmettrez dès que vous les aurez. Au moment où votre destinataire lira votre réponse et y répondra, vous aurez probablement eu le temps de trouver ces informations.
Créer des filtres
Il peut être utile de créer des dossiers pour regrouper vos différents courriels. Vous pouvez définir un dossier par projet ou des catégories comme « factures », « ressources humaines », « événements entreprise », « divers », etc. La plupart des applications de messagerie électronique vous permettent de créer des filtres basés sur différents critères. Par exemple, les courriels entrants qui contiennent certains mots peuvent être déplacés vers un dossier précis. Tous les courriels de type « @exemple.com » pourraient ainsi se retrouver dans un dossier dédié. Tous les courriels contenant les mots « fête de Noël » peuvent par exemple aller directement dans la catégorie « événements entreprise ».
C’est pour cela également que nous vous conseillons d’indiquer un objet clair. L'application de messagerie de votre destinataire pourra ainsi le mettre dans le bon dossier, sans risque qu’il finisse dans les pourriels.
