Wat is e-mail management?
E-mail is geweldig. Zonder e-mail zijn we nergens, maar naast alle voordelen heeft het ook veel nadelen, zoals bijv. slecht tijdbeheer. We doen het allemaal: de inbox openen, meer dan 50 nieuwe e-mails zien en deze willen negeren. Een rommelige inbox beïnvloedt jouw hele werkmentaliteit en door één taak uit te stellen loop je de kans om alles op de lange baan te schuiven.
Vraag jezelf maar eens af, waar gebruik je e-mail eigenlijk voor? Om met klanten te communiceren en inloggegevens te verkrijgen is e-mail onvervangbaar, maar voor bijna alle andere mogelijkheden zijn er waarschijnlijk efficiëntere alternatieven, zoals Dropbox. Dropbox zorgt ervoor dat teams slimmer werken i.p.v. harder en past zich eenvoudig aan jouw workflows aan om moeiteloos samen te werken, te bewerken en te delen.
Dit zijn enkele manieren waarop Dropbox jouw werkprocessen aanpast voor meer teamproductiviteit en een eenvoudige samenwerking. Denk je dat je e-mail nodig hebt om grote bestanden te verzenden, bewerkingen te delen of oude documenten bij te werken? Denk er nog eens over na.
Feedback delen
Met Dropbox kun je aantekeningen toevoegen in het document waar je aan werkt, waarbij je de precieze zin of zelfs het woord waar je opmerking naar verwijst, markeert. Het enige wat jouw teamleden hoeven te doen is door het document scrollen, de feedback bekijken en de veranderingen doorvoeren. Ze kunnen aangeven dat het probleem is opgelost, of een reactie geven op jouw opmerking; alle berichten worden direct in het document opgeslagen. Dropbox verzamelt de opmerkingen en vat ze samen in hapklare e-mails om ervoor te zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien. Ook wordt er niet voor elke nieuwe opmerking een nieuwe e-mail verstuurd. Daarnaast kun je specifieke gebruikers @vermelden, ideaal voor als je iemand van de juridische afdeling nodig hebt voor een specifieke bewerking, maar je deze persoon niet alles wilt laten doorlezen.
Grote bestanden verzenden
Het is voor niemand leuk om grote bestanden via e-mail te versturen. Past het wel? Klopt de indeling wel? Kan de ontvanger het überhaupt wel downloaden? Met Dropbox verdwijnen deze zorgen als sneeuw voor de zon. Dropbox deelt jouw bestanden veilig en ondersteunt een groot aantal bestandsformaten. Je kunt eenvoudig lange video's verzenden, die in Dropbox kunnen worden bekeken op een gecomprimeerd formaat, waardoor ze snel worden geladen, of ze kunnen op volledige resolutie worden gedownload. Perfect om onderweg te gebruiken als je geen wifi hebt.
Alles delen
Van bestanden en mappen tot afbeeldingen en documenten, Dropbox bewaart alles netjes en veilig online. Dat betekent dus dat jij en jouw team nooit meer hoeven te prutsen met USB-flashdrives en dat ze de gevreesde woorden "Ik heb het op kantoor laten liggen" nooit meer hoeven te horen. Zolang je online bent, kun je bij jouw bestanden. Bovendien kun je met links delen iedereen in een paar klikken toegang geven. En met wachtwoordbeveiliging en datumgevoelige toegangscontrole voor links zorg je ervoor dat niemand anders 'per ongeluk' jouw bestanden vindt of er langer dan gepland toegang toe heeft.
Samenwerking
Samenwerking is waar het allemaal om draait. In plaats van voortdurend heen en weer te mailen, zet je het document gewoon op Dropbox voor eenvoudig teamwork. Veranderingen, opmerkingen en feedback worden in realtime bijgewerkt en bieden een duidelijk overzicht voor het hele team, dus meer dan alleen de naam van de gebruiker.
Ook perfect voor opdrachtgevers en klanten. Geen gedoe meer over of ze de nieuwste versie van Word hebben, als ze een .doc, .docx of pdf nodig hebben: het enige wat ze hoeven te doen is op het door Dropbox gehoste document te klikken. Nu lange e-maildiscussies niet langer nodig zijn, genieten jouw team én jouw klanten van een supersnelle samenwerking. Onze tevreden klanten Ben & Jerry's zeggen: "Dropbox Business is cruciaal om een einde te maken aan overbodige gesprekken".
Nog meer tips voor e-mail management
Voor sommige zaken kun je niet zonder e-mail, dus haal je met deze tips het beste uit jouw werkinbox:
Voorkom dat jouw mailbox vol raakt
Gaat je aandacht tijdens je werkdag regelmatig naar de pop-upmelding van een nieuwe e-mail? Probeer vaste tijden aan te houden om je inbox te controleren, zodat je niet voortdurend wordt afgeleid door de meldingen. Dit kan betekenen dat je het door jou gekozen platform, zoals Microsoft Outlook, alleen vanuit een browser kunt gebruiken, zodat je dat tabblad kunt sluiten en pas weer kunt openen als het tijd is om jouw e-mail te controleren. Hoe regelmatig je dit doet hangt af van jouw agenda, maar als je weet dat je niet de hele dag aan jouw e-mails hoeft te denken, kun je je in de tussentijd beter concentreren op andere taken.
Zie e-mail niet als onderdeel van je andere dagelijkse taken, maar zie het als een aparte taak. Dat betekent dat je het op je takenlijst voor taakbeheer moet zetten, net als jouw dagelijkse stand-ups of jouw lunchpauze.
Sla bijlagen op
Soms moet je door weken of zelfs maanden aan e-mails zoeken naar die ene bijlage. Als je dit via Dropbox had gedeeld, bestond dit probleem natuurlijk niet, maar dat betekent niet dat je niet alsnog gebruik kunt maken van onze handige functies. Download al jouw bijlagen op het moment dat je ze ontvangt, geef ze een passende naam en upload ze naar een Dropbox-map zodat je ze in de toekomst gemakkelijk kunt terugvinden of delen.
Je moet er ook rekening mee houden dat jouw inbox zeer oude e-mails automatisch kan verwijderen en dat je nooit weet wanneer je die bijlage van vorig jaar weer nodig hebt. Bescherm je documenten dus tegen verwijdering en zorg ervoor dat ze veilig worden opgeslagen.
Probeer je e-mails eens op te ruimen
Schrijf je uit voor nieuwsbrieven en reclamemails waarvan je weet dat je ze nooit leest. Een persoonlijke inbox die overspoeld wordt met aanbiedingen, is één ding, maar als je ze in jouw werkinbox toelaat, kunnen ze je belangrijke e-mails ondersneeuwen.
Stuur zo snel mogelijk een reactie of plan een actie in
Je vergeet snel e-mails te beantwoorden als ze continu blijven binnenkomen. Maak er een gewoonte van om e-mails te beantwoorden zodra je ze hebt gelezen; óf met het antwoord op de gestelde vragen óf met de belofte het antwoord te sturen zo gauw je die informatie zelf hebt. Tegen de tijd dat je ontvanger dit leest en reageert, heb je waarschijnlijk zelf je antwoord al.
Filters maken
Het kan handig zijn om een e-mailmap te maken voor verschillende soorten e-mails. Je kunt bijvoorbeeld een map per project maken of simpelweg categoriseren op type, bijvoorbeeld 'Facturen', 'HR', 'Sociaal', 'Overige', etc. In de meeste e-mailprogramma's kun je filters maken op basis van verschillende criteria. Zo kunnen inkomende e-mails die bepaalde woorden bevatten bijvoorbeeld naar een geselecteerde map worden gestuurd, bijvoorbeeld elke "@example.com" e-mail gaat naar een speciale map. Elke e-mail met het woord 'Kerstborrel' kan direct naar 'Sociaal' gaan.
Dit is ook een goede reden om heldere onderwerpen te gebruiken in jouw eigen berichten; zo help je het e-mailprogramma van de ontvanger om jouw bericht correct te filteren en ervoor te zorgen dat het niet naar spam wordt gestuurd.
