O que é gerenciamento de e-mail?
E-mail é algo ótimo. Não estaríamos em lugar nenhum sem ele, mas, assim como tem muitas virtudes, também pode ser a porta de entrada para muitos pecados de gerenciamento de tempo. Somos todos culpados de fazer login na nossa caixa de entrada, ver os mais de 50 novos e-mails e querer ignorá-los. Aceitar uma caixa de entrada confusa começará a afetar sua mentalidade geral de trabalho e adiar uma tarefa pode facilmente abrir caminho para procrastinação.
Pergunte a si mesmo: para que você está usando o e-mail? Para correspondência com clientes e detalhes de login, o e-mail é insubstituível, mas, para praticamente qualquer outra coisa, pode haver alternativas mais eficientes, como o Dropbox. O Dropbox permite que as equipes trabalhem de forma mais inteligente, não mais difícil, e possam se adaptar facilmente aos seus fluxos de trabalho para colaboração, edição e compartilhamento sem esforço.
Aqui estão algumas das maneiras pelas quais o Dropbox pode transformar seus processos de trabalho, para aumentar a produtividade da equipe e facilitar a colaboração. Pensa que precisa de um e-mail para enviar arquivos grandes, compartilhar edições ou atualizar documentos antigos? Pense novamente.
Compartilhando feedback
Com o Dropbox, você pode adicionar anotações diretamente ao documento em que está trabalhando, destacando a frase precisa, ou até mesmo a palavra, a que seu comentário se refere. Tudo o que os membros da sua equipe precisam fazer é percorrer, visualizar seus comentários e fazer as alterações. Eles podem marcar o problema como resolvido ou responder ao seu comentário, com todas as mensagens salvas diretamente no documento. O Dropbox compila comentários, resumindo-os em atualizações de e-mail digeríveis, garantindo que nada seja esquecido e, ao mesmo tempo, poupa você de receber um novo e-mail para cada novo comentário. Além disso, você pode mencionar por @ usuários específicos, perfeito para quando você quiser chamar a atenção de alguém do departamento jurídico para uma edição específica, em vez de fazê-los ler todo o documento.
Enviando arquivos grandes
Ninguém gosta de tentar enviar arquivos grandes por e-mail. Será que vai caber? É o formato certo? O destinatário conseguirá baixá-lo quando receber? Com o Dropbox, você não precisa se preocupar. O Dropbox compartilha seus arquivos com segurança e é compatível com uma grande variedade de formatos de arquivo. Você pode enviar vídeos longos com facilidade, que podem ser visualizados no Dropbox em um tamanho compactado que permite tempos de carregamento rápidos ou downloads em resolução total. Perfeito para quando você estiver em trânsito e não tiver Wi-Fi.
Compartilhando qualquer coisa
De arquivos e pastas a imagens e documentos, o Dropbox mantém tudo armazenado on-line de forma segura e organizada. Isso significa que você e sua equipe nunca mais terão que mexer com pen drives USB ou ouvir as terríveis palavras “Esqueci no escritório”. Desde que você possa ficar on-line, conseguirá usar seus arquivos. Além disso, com o compartilhamento de links fácil, você pode dar acesso a quem quiser com apenas alguns cliques. E com a proteção por senha e os controles de acesso sensíveis a data para links, você pode garantir que ninguém use seus arquivos “acidentalmente” ou tenha acesso por mais tempo do que você deseja.
Colaboração
A colaboração está no centro do que fazemos. Em vez de trocas constantes de e-mails, seu documento pode estar no Dropbox para facilitar o trabalho em equipe. Alterações, comentários e feedbacks são atualizados em tempo real e oferecem uma visão geral clara para toda a equipe, não apenas para o nome na barra “Para:”.
É perfeito para clientes também. Você não precisa mais se preocupar se eles têm a versão mais recente do Word, se precisarem de um .doc, .docx, ou PDF, tudo o que precisam é clicar no documento hospedado no Dropbox. Com as longas trocas de e-mail fora do caminho, sua equipe e seus clientes podem desfrutar de uma colaboração extremamente rápida. Basta perguntar aos clientes felizes Ben & Jerry's que dizem “O Dropbox Business é o segredo para o fim das longas conversas pouco produtivas”.
Outras dicas de gerenciamento de e-mail
Algumas coisas exigem e-mail, não importa o que aconteça, então veja como aproveitar ao máximo sua caixa de entrada de trabalho:
Evite sobrecarga de e-mail
Ao longo do dia de trabalho, seus olhos são frequentemente atraídos para a notificação pop-up de um novo e-mail? Tente criar horários definidos ao longo do dia para verificar sua caixa de entrada para que você não permaneça trabalhando constantemente com um olho em suas notificações. Talvez isso signifique usar a plataforma escolhida, como o Microsoft Outlook, somente em um navegador, para poder fechar essa aba e abri-la novamente somente quando o der o tempo designado aos e-mails. A regularidade dependerá da sua agenda, mas só saber que você pode evitar pensar em e-mail até um horário específico no dia vai ajudá-lo a se concentrar em outras tarefas nesse meio tempo.
Não pense no e-mail como uma entidade separada para suas outras tarefas diárias, pense nele como sua própria tarefa. Isso significa que ele deve ter um lugar em suas listas de gerenciamento de tarefas, assim como suas pausas diárias ou sua hora de almoço.
Salvar anexos
Perder tempo equivalente a semanas, ou mesmo meses, revirando e-mails a procura de um anexo específico pode ser uma experiência dolorosa. É claro que o compartilhamento via Dropbox removeria esse problema completamente, mas isso não significa que você ainda não possa aproveitar nossos recursos úteis. Baixe todos os anexos no momento em que os receber, nomeie-os apropriadamente e envie-os para uma pasta do Dropbox para que você possa facilmente retornar a eles ou compartilhá-los no futuro.
Você também deve ter em mente que sua caixa de entrada pode começar a excluir automaticamente e-mails muito antigos, e nunca se sabe quando um anexo que foi enviado há um ano pode se tornar relevante novamente. Portanto, proteja seus documentos contra exclusão e mantenha-os armazenados de forma segura.
Experimente uma pequena limpeza de e-mail
Cancele a assinatura de boletins informativos e e-mails promocionais que você sabe que nunca leu. Uma coisa é ter um e-mail pessoal inundado com ofertas em flash, mas deixá-los entrar em sua caixa de entrada do trabalho pode acabar sufocando seus e-mails importantes.
Envie acompanhamentos assim que puder
Os e-mails são um fluxo interminável e é fácil esquecer de responder a um quando eles continuam chegando. Crie o hábito de responder assim que terminar de ler o e-mail, seja com a informação solicitada ou, se não a tiver, com a garantia de que a terá. No momento em que seu destinatário ler e responder, você provavelmente terá sua resposta.
Crie filtros
Isso pode ajudar a criar uma pasta de e-mail para e-mails diferentes. Por exemplo, você pode ter uma pasta por projeto ou simplesmente categorizada por tipo, por exemplo, “faturas”, “RH”, “social da empresa”, “Diversos”, etc. A maioria dos clientes de e-mail permitirá que você crie filtros com base em diferentes critérios. Por exemplo, e-mails recebidos que contêm certas palavras podem ser direcionados para uma pasta selecionada, por exemplo, qualquer e-mail “@exemplo.com” pode ir para uma pasta dedicada. Qualquer e-mail contendo as palavras “festa de Natal” pode ir direto para “social da empresa”.
Essa também é uma ótima razão pela qual você deve usar linhas de assunto de email objetivas em suas próprias mensagens. Isso pode ajudar o cliente de e-mail do destinatário a filtrar sua mensagem corretamente e garantir que você não seja enviado para o spam.
