Vad är e-posthantering?
E-post är fantastiskt. Vi skulle inte ha kommit någon vart utan det men på samma sätt som det har många fördelar kan det också ligga tidsplaneringens i fatet. Vi är alla skyldiga till att logga in och se vår inkorg, där det finns 50+ nya e-postmeddelanden som vi har lust att ignorera. Att acceptera en stökig inkorg börjar påverka din arbetsmentalitet som helhet och att skjuta upp en uppgift kan lätt bana väg för fler uppskjutanden.
Ställ en fråga till dig själv, vad använder du e-post till? Till korrespondens med klienter och inloggningsinformation är e-post oersättligt men för i stort sett allt annat kan det finns mer effektiva alternativ, exempelvis Dropbox. Dropbox gör det möjligt för team att arbeta smartare och inte hårdare och kan enkelt anpassas till dina arbetsflöden för samarbeten, redigering och delning.
Här följer ett axplock av de sätt Dropbox kan omvandla din arbetsprocess på för att få högre teamproduktivitet och enkelt samarbete. Anser du att du behöver e-post till att skicka stora filer, dela redigeringar eller uppdatera befintliga dokument? Dags att revidera tankegången.
Dela feedback
Med Dropbox kan du lägga till anteckningar direkt i det dokument du arbetar i, markera den exakta meningen, eller till och med ordet, som din kommentar hänvisar till. Allt dina teammedlemmar behöver göra är att rulla igenom, granska din feedback och göra ändringarna. De kan markera problemet som åtgärdat eller svara på din kommentar. Alla meddelanden blir sparade direkt i dokumentet. Dropbox kompilerar kommentarer och sammanfattar dem till systematisk form i e-postuppdateringar och säkerställer på så sätt att inget förbises. På samma gång slipper du få ett nytt e-postmeddelande för varje ny kommentar. Ett plus är att det går att @nämna specifika användare. Det är perfekt om du vill att någon från juridiska avdelningen ska uppmärksamma en särskild redigering. Då slipper de läsa hela innehållet.
Skicka stora filer
Ingen tycker om att försöka skicka stora filer per e-post. Passar den? Har den rätt format? Kommer mottagaren i sin tur att kunna ladda ner den? Med Dropbox behöver du inte bekymra dig. Dropbox delar dina filer säkert och har stöd för en omfattande mängd filformat. Du kan enkelt skicka långa videor, något som kan granskas i Dropbox med en komprimerad storlek som möjliggör snabba inläsningstider eller så kan de laddas ner i full upplösning. Perfect om du är ute och rör på dig och saknar WiFi-uppkoppling.
Dela vad som helst
Från filer och mappar till bilder och dokument, Dropbox förvarar allt prydligt och säkert online. Det betyder att du och ditt team aldrig kommer att behöva kämpa med USB-minnen eller höra de fruktade orden ”Jag lämnade det på kontoret” någonsin igen. Så länge du kan gå online når du dina filer. Plus att du med enkel länkdelning kan ge åtkomst till vem du än vill, med bara några få klick. Du kan använda lösenordsskydd och datumkänsliga åtkomstkontroller av länkar för att vara säker på att ingen annan ”oavsiktligt” kommer åt dina filer eller kommer åt dem längre tid än du tänkte dig.
Samarbete
Samarbete finns i hjärteroten av det vi gör. Istället för att konstant skicka e-postmeddelanden fram och tillbaka kan dina dokument finnas i Dropbox för enkelt teamarbete. Ändringar, kommentarer och feedback uppdateras i realtid och ger en tydlig översikt för hela teamet, inte bara namnet i fältet "Till:".
Det är perfekt för klienter och kunder också. Inga fler bekymrade undringar huruvida de har den senaste versionen av Word eller om de behöver en fil i formatet .doc, .docx, eller PDF – allt de behöver göra är att klicka på ditt dokument som finns i Dropbox. När långrandiga e-posttrådar är blott ett minne kan ditt team och dina klienter ha ett blixtsnabbt samarbete. Fråga bara våra nöjda kunder Ben & Jerry’s som säger: "Dropbox Business är nyckeln till att stoppa intetsägande konversationer."
Andra tips om e-posthantering
En del saker kräver e-post oavsett vad. Du får ut det mesta av din arbetsinkorg så här:
Undvik att e-posten hopar sig
Är det så att du under hela din arbetsdag hela tiden sneglar till på popup-meddelandet som visas när det kommer ett nytt e-postmeddelande? Försök att ha fasta tider på dagen då du kontrollerar din inkorg. Då undviker du att konstant arbeta med ett öga på dina meddelanden. Kanske det innebär att du ska använda den plattform du valt, till exempel Microsoft Outlook, endast från en webbläsare, så att du kan stänga den där fliken och bara öppna den igen när den tid du bestämt dig för inträffar. Regelbundenheten blir beroende av ditt schema men bara att känna att du kan undvika att tänka på e-post fram till en specifik tid på dagen kommer att hjälpa dig fokusera på andra uppgifter under tiden.
Betrakta inte e-post som en separat enhet för dina andra dagliga uppgifter, betrakta det som en egen uppgift. Det betyder att du ska ha en plats i din tidsplanerares att-göra-uppgift, på samma sätt som dina dagliga pausaktiviteter eller din lunch.
Spara bilagor
Att plöja igenom veckor eller till och månader med e-postmeddelanden på jakt efter den där enda bilagan kan vara smärtsamt. Att dela via Dropbox skulle ju förstås helt och hållet ta bort det problemet men det innebär inte att du inte kan dra fördel av våra praktiska funktioner. Ladda ner alla dina bilagor i samma ögonblick som du får dem. Ge dem ett lämpligt namn och ladda upp dem till en Dropbox-mapp så att du i framtiden enkelt kan gå tillbaka eller till dem eller dela dem.
Du bör också vara medveten om att din inkorg kan börja radera mycket gamla e-postmeddelanden automatisk och du kan aldrig så noga vet när en bilaga som du skickat för ett år sedan kan bli aktuell igen. Så, skydda dina dokument från att bli raderade och ha dem säkert lagrade.
Försök att städa lite bland e-posten
Avsluta prenumerationen på nyhetsbrev och marknadsföringsmeddelanden som du vet att du aldrig kommer att läsa. Det är en sak att få sin personliga e-post översvämmad med extraerbjudanden men om du släpper in dem i din arbetsinkorg kan det hända att de kväver dina vikta e-postmeddelanden.
Skicka uppföljningsmeddelandet snarast möjligt
E-postmeddelanden är en aldrig sinande ström och det är så enkelt att glömma att besvara ett när de hela tiden väller in. Gör det till en vana att svara genast efter att du läst e-postmeddelandet, antingen med den begärda informationen eller, om du inte har den, med en försäkran om att du kommer att inhämta den. När din mottagare läser och svarar på det är det troligt att du fått ditt svar.
Skapa filter
Det kan vara till hjälp att skapa olika mappar för olika e-postmeddelanden. Du kan exempelvis ha en mapp per projekt eller helt enkelt kategorisera per typ, till exempel "fakturor", "HR", "företagssocialt", "blandat" och dylikt. I de flesta e-postklienter är det möjligt att skapa filter baserat på olika kriterier. Exempelvis kan inkommande e-postmeddelanden som innehåller särskilda ord dirigeras till en vald mapp och då kan till exempel alla e-postmeddelanden från "@example.com" gå direkt till en utsedd mapp. Alla e-postmeddelanden som innehåller ordet "Julfest" kan hamna direkt i "företagssocialt".
Det är även en utmärkt anledning för dig att använda avskalade ärenderader i dina egna meddelanden – det kan bidra till att din mottagares e-postklient filtrerar ditt meddelande korrekt och säkerställa att du inte åker in i skräpposten.
