Apa itu manajemen email?
Email itu adalah hal yang sangat luar biasa. Kita tidak ada artinya tanpa email, namun seperti manfaatnya yang banyak, email juga menjadi awal bagi permasalahan manajemen waktu. Kita semua bersalah karena membuka kotak masuk kita, melihat lebih dari 50 email baru, dan ingin mengabaikannya. Menerima kotak masuk yang berantakan akan berdampak pada mentalitas Anda di pekerjaan dan menunda satu tugas dapat mengakibatkan penundaan.
Tanya diri Anda, untuk apa Anda memakai email? Untuk berkorespondensi dengan klien dan untuk login, email itu tidak tergantikan, namun untuk segala hal lainnya, ada banyak alternatif yang jauh lebih efisien, seperti Dropbox. Dropbox memungkinkan tim untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras, dan dapat dengan mudah diadaptasikan dengan alur kerja Anda untuk melakukan kolaborasi, pengeditan, dan berbagai yang mudah.
Berikut beberapa cara Dropbox dapat mengubah proses kerja Anda, untuk meningkatkan produktivitas tim dan kolaborasi yang mudah. Anda merasa perlu mengirim file besar, berbagi editan, atau memperbarui dokumen lawas? Pikirkan kembali.
Berbagi masukan
Dengan Dropbox Anda dapat menambahkan anotasi langsung di dokumen yang sedang Anda kerjakan, menyoroti kalimat secara tepat, atau bahkan kata, yang dirujuk oleh komentar Anda. Apa yang harus dilakukan oleh semua anggota tim Anda hanyalah menggulir, melihat masukan Anda, dan membuat perubahan. Mereka dapat menandai bahwa tugas telah diselesaikan, atau menanggapi komentar Anda, dengan semua pesannya tersimpan langsung pada dokumen. Dropbox mengompilasi komentar, merangkumnya dalam pembaruan email yang mudah dipahami, sehingga tidak ada yang terlewat serta membuat Anda tidak perlu lagi menerima email baru untuk setiap komentar. Selain itu, Anda dapat @menyebut pengguna khusus, sesuai jika Anda ingin menarik perhatian seseorang dari bagian legal pada editan khusus, daripada mengharuskan dia untuk membaca seluruh dokumen.
Mengirim file berukuran besar
Tidak ada yang suka mengirim email berukuran besar lewat email. Apakah akan muat? Apakah formatnya sudah benar? Apakah penerima bisa mengunduhnya di sana? Dengan Dropbox, Anda tidak perlu khawatir. Dropbox dengan aman berbagi file Anda dan mendukung beragam format file. Anda dapat mengirim video berdurasi panjang dengan mudah, yang dapat dilihat di Dropbox pada ukuran yang dikompresikan sehingga waktu memuat lebih cepat, atau diunduh dalam resolusi penuh. Cocok bila Anda sedang di luar kantor dan tidak memiliki Wi-Fi.
Berbagi apa saja
Mulai dari file dan folder hingga gambar dan dokumen. Dropbox menjaga semua file tempat rapi dan tersimpan aman secara online. Ini berarti Anda dan tim Anda tidak pernah harus berurusan dengan USB flash disk atau mendengar lagi kata-kata "Ketinggalan di kantor". Sepanjang dapat terhubung ke internet, file-file Anda dapat diperoleh. Plus, dengan berbagi tautan yang mudah, Anda dapat memberi akses kepada siapa saja yang Anda sukai dengan hanya beberapa klik saja. Dan dengan perlindungan kata sandi serta kontrol akses yang sensitif ke tautan, Anda dapat memastikan bahwa tidak ada lagi yang akan secara "tidak sengaja" menemukan file atau memiliki akses melebihi yang Anda izinkan.
Kolaborasi
Kolaborasi merupakan jantung pekerjaan yang kami lakukan. Daripada berkirim email bolak balik, dokumen Anda dapat disimpan di Dropbox untuk dikerjakan bersama oleh tim dengan mudah. Perubahan, komentar, dan masukan diperbarui secara real time, dan menawarkan gambaran yang jelas kepada seluruh tim, tidak hanya pada nama dalam kolom "Kepada:".
Dropbox juga sangat cocok untuk klien dan pelanggan. Tidak perlu lagi khawatir apakah mereka memasang Word versi terbaru, apakah mereka butuh file berekstensi .doc, .docx, atau PDF—yang perlu mereka lakukan hanyalah klik pada dokumen yang disimpan di Dropbox. Dengan tiadanya utas email yang berkepanjangan, tim dan klien Anda dapat menikmati kolaborasi yang sangat cepat. Tanya saja pelanggan kami yang puas di Ben & Jerry’s yang mengatakan “Dropbox Business adalah kunci untuk menghilangkan percakapan yang tidak berguna.”
Tips manajemen email lainnya
Ada beberapa hal yang benar-benar memerlukan email, jadi berikut beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk memanfaatkan kotak masuk pekerjaan Anda secara maksimal:
Hindari email yang berlimpah
Selama hari kerja, apakah mata Anda sering harus terpaku pada notifikasi sembul yang menginformasikan bahwa ada email baru yang masuk? Cobalah mengatur waktu di sepanjang hari untuk memeriksa kotak masuk, sehingga Anda tidak terus menerus dengan satu mata pada notifikasi. Ini dapat dilakukan menggunakan platform yang Anda pilih, seperti Microsoft Outlook, dari browser saja, sehingga Anda dapat menutup tab itu dan membukanya lagi saat waktu memeriksa email lagi tiba. Frekuensi ini bergantung pada jadwal Anda, namun mengetahui bahwa Anda dapat menghindari memikirkan email hingga waktu tertentu hari itu akan membantu Anda berkonsentrasi pada tugas-tugas lain di antara waktu-waktu tersebut.
Jangan beranggapan email sebagai satu entitas terpisah dari tugas-tugas harian Anda yang lain, anggap email sebagai satu tugas sendiri. Ini berarti harus ada ruangdi daftar hal-hal yang harus dilaksanakan dalam manajemen tugas Anda, sama seperti kegiatan harian atau makan siang.
Simpan lampiran
Mengais-ngais email yang diterima beberapa minggu atau bulan lalu untuk mencari satu lampiran tertentu itu melelahkan. Tentu, berbagi lewat Dropbox akan meniadakan masalah ini sepenuhnya namun itu tidak berarti bahwa Anda tidak bisa memanfaatkan fitur kami yang praktis. Unduh semua lampiran Anda pada saat Anda menerimanya, namai sebagaimana mestinya, dan unggah ke folder Dropbox agar Anda dapat merujuknya kembali atau membagikannya nanti.
Anda harus mengingat bahwa kotak masuk dapat otomatis menghapus email lama, dan Anda tidak akan tahu kapan lampiran yang Anda kirim tahun lalu mungkin relevan kembali. Jadi, lindungilah dokumen Anda agar tidak terhapus, dan simpan di tempat yang aman.
Lakukan pembersihan email
Berhentilah berlangganan pada email buletin dan promosi yang Anda tahu tidak akan pernah Anda baca. Email yang dibanjiri dengan berbagai penawaran promosi atau diskon mungkin berguna, tapi jika email ini masuk ke kotak masuk kerja, email-email seperti ini bisa mengubur email penting Anda.
Kirim email tindak lanjut segera
Email itu tidak akan pernah ada habisnya, dan Anda akan mudah lupa untuk membalasnya saat email lain terus masuk. Biasakan segera membalas setelah membaca email, entah itu email ini memiliki informasi yang diminta, atau jika tidak ada, jaminan bahwa Anda akan menerimanya. Pada saat penerima membaca dan membalas email Anda, kemungkinan besar Anda akan memperoleh jawabannya.
Buat filter
Filter dapat membantu membuat folder email untuk email berbeda. Misalnya, Anda dapat memiliki folder per proyek, atau hanya kategori menurut jenis, misalnya "faktur", "SDM", "kegiatan sosial perusahaan", "Rupa-rupa". dll. Sebagian besar aplikasi email memungkinkan Anda membuat filter berdasarkan kriteria berbeda. Misalnya, email yang masuk yang mengandung kata-kata tertentu dapat diarahkan ke folder tertentu, misalnya, setiap email yang berasal dari "@example.com" dapat masuk ke folder tertentu. Setiap email yang mengandung kata-kata "Pesat Natal" dapat masuk ke "Kegiatan sosial perusahaan".
Ini juga menjadi alasan paling tepat mengapa Anda harus memiliki judul email yang jelas di pesan Anda sendiri—karena hal itu dapat membantu aplikasi email penerima Anda dalam menyaring pesan Anda dengan tepat, dan memastikan bahwa email tidak terkirim ke spam.
