Czym jest zarządzanie pocztą elektroniczną?
Poczta elektroniczna to świetny wynalazek. Funkcjonowanie bez niej wydaje się niemożliwe. Jednak choć posiada ona wiele zalet, może być również źródłem wielu błędów związanych z zarządzaniem czasem. Każdemu z nas zdarzyło się kiedyś po zalogowaniu na pocztę zobaczyć ponad 50 nowych wiadomości i chcieć je wszystkie zignorować. Jednak taka nieuporządkowana skrzynka mailowa może wpłynąć na Twoje ogólne nastawienie do pracy. Odłożenie jednego zadania na później łatwością prowadzi do ogólnej prokrastynacji.
Zadaj sobie pytanie: W jakim celu korzystam z poczty e-mail? Jeśli chodzi o korespondencję z klientami i dane do logowania, poczta e-mail jest niezastąpiona, jednak co do reszty istnieją bardziej efektywne rozwiązania, np. Dropbox. Dzięki Dropbox zespoły mogą pracować mądrzej, a nie ciężej i z łatwością dostosować przepływ pracy tak, aby współpraca, edycja i udostępnianie odbywały się bezproblemowo.
Oto kilka propozycji Dropbox na zmianę procesów stosowanych w pracy w celu zwiększenia produktywności zespołu i płynności współpracy. Czy do wysyłania dużych plików, udostępniania zmian lub aktualizowania starych dokumentów potrzebujesz poczty e-mail? Zastanów się, czy jest to najlepsze rozwiązanie.
Udostępnianie opinii
W Dropbox możesz dodawać adnotacje bezpośrednio w dokumencie, nad którym pracujesz, zaznaczając konkretne zdanie, a nawet słowo, do którego odnosi się Twój komentarz. Członkowie Twojego zespołu muszą jedynie przejrzeć dokument z Twoimi opiniami oraz wprowadzić zmiany. Mogą oznaczyć dany problem jako rozwiązany lub odpowiedzieć na Twój komentarz – wszystkie wiadomości zostaną zapisane bezpośrednio w dokumencie. Dropbox kompiluje wszystkie komentarze, tworząc z nich łatwe do przyswojenia podsumowania wysyłane w aktualizacjach e-mail. Dzięki temu nic nie zostanie przeoczone, a jednocześnie nie ma konieczności otrzymywania oddzielnego maila na temat każdego komentarza. Co więcej, możesz w komentarzach @wspomnieć o konkretnych użytkownikach. Jest to idealne rozwiązanie, jeśli np. chcesz zwrócić uwagę osoby z działu prawnego na konkretną modyfikację – dzięki temu nie musi ona czytać całości dokumentu.
Wysyłanie dużych plików
Próby wysyłania dużych plików mailem nie są dla nikogo przyjemnością. Czy ten plik nie jest za duży? Czy format jest odpowiedni? Czy odbiorca będzie go w stanie pobrać? Dzięki Dropbox nie musisz się o to martwić. Dropbox w bezpieczny sposób udostępnia Twoje pliki i obsługuje szeroką gamę różnych formatów. Możesz z łatwością wysyłać długie wideo , które można przeglądać w Dropbox w skompresowanym rozmiarze pozwalającym na szybkie ładowanie lub pobierać w postaci pliku w pełnej rozdzielczości. To idealne rozwiązanie, jeśli jesteś w podróży i nie masz dostępu do Wi-Fi.
Udostępnianie wszelkich materiałów
W Dropbox możesz przechowywać online w bezpieczny i uporządkowany sposób wszystko, co tylko chcesz: od plików i folderów po zdjęcia i dokumenty. Dzięki temu Twój zespół nie będzie już musiał zaprzątać sobie głowy zgrywaniem plików na pendrive'y, a zdanie „zostawiłem dokumenty w biurze” stanie się dla Was przeszłością. Aby mieć dostęp do swoich plików, potrzebujesz tylko dostępu do Internetu. Dodatkowo dzięki łatwemu udostępnianiu za pomocą łączy możesz udzielić dostępu do plików wybranym przez siebie osobom za pomocą kilku kliknięć. Z kolei możliwość ochrony hasłem i ustawienia daty wygaśnięcia łącza zagwarantują Ci, że nikt nie natknie się na Twoje pliki „przez przypadek” ani nie będzie mieć do nich dostępu dłużej, niż uznasz za stosowne.
Współpraca
Współpraca to centralny punkt wszystkich naszych działań. Zamiast ciągłego przesyłania sobie wiadomości e-mail można ułatwić pracę zespołową, umieszczając dokument w Dropbox. Zmiany, komentarze i opinie są aktualizowane w czasie rzeczywistym, co daje całemu zespołowi, a nie tylko osobom, do których wysłany został e-mail, jasny obraz sytuacji.
Jest to idealne rozwiązanie również dla klientów. Nie musisz już się martwić, czy klient ma najnowszą wersję programu Word lub czy chce otrzymać dokumenty w formacie .doc, .docx, czy PDF — wystarczy tylko, że kliknie dokument znajdujący się w Dropbox. Teraz, kiedy długie wątki mailowe nie są już potrzebne, Twój zespół i Twoi klienci mogą cieszyć się współpracą szybką jak błyskawica. Potwierdzą to zadowoleni klienci Ben & Jerry's , według których „Dropbox Business pozwolił wyeliminować niepotrzebne konwersacje”.
Inne rady dotyczące zarządzania pocztą e-mail
Niektóre kwestie zwyczajnie wymagają korzystania z poczty elektronicznej. Poniżej znajdziesz więc kilka rad, jak najlepiej wykorzystać swoją służbową skrzynkę e-mail:
Unikaj przepełnienia skrzynki mailowej
Czy wyskakujące powiadomienia o nowej wiadomości e-mail często odwracają Twoją uwagę od pracy? Spróbuj ustalić konkretne godziny w ciągu dnia, które poświęcisz na sprawdzenie poczty. Dzięki temu powiadomienia nie będą Cię bez przerwy rozpraszać. Możesz zastosować to w praktyce poprzez korzystanie z danej platformy, np. Microsoft Outlook, jedynie w przeglądarce. Daje Ci to możliwość zamknięcia karty i ponownego jej otwarcia, kiedy przyjdzie pora sprawdzenia poczty. Częstotliwość tej czynności zależy od Twojego planu dnia. Jednak sama świadomość, że nie musisz myśleć o przychodzących mailach aż do konkretnego momentu dnia sprawia, że łatwiej jest Ci skupić się na wykonywanych zadaniach.
Traktuj sprawdzanie poczty jak wszystkie inne zadania zawarte w Twoim planie dnia. Oznacza to, że powinno znajdować się ono na Twojej liście rzeczy do zrobienia przy zarządzaniu zadaniami , podobnie jak przerwy na odświeżenie umysłu czy przerwa na lunch.
Zapisuj załączniki
Przeglądanie maili z całego tygodnia, a nawet miesiąca, w poszukiwaniu jednego załącznika może być bardzo uciążliwe. Oczywiście udostępnianie materiałów w Dropbox pozwoliłoby całkowicie wyeliminować ten problem. Jeśli jednak wciąż korzystasz z maila do wysyłania załączników, mamy dla Ciebie kilka przydatnych funkcji. Pobieraj wszystkie załączniki bezpośrednio po ich otrzymaniu, nadawaj im odpowiednie nazwy i przesyłaj do folderu Dropbox, aby móc z łatwością odnieść się do nich lub udostępnić je w przyszłości.
Nie należy również zapominać, że Twoja skrzynka mailowa może zacząć automatycznie usuwać bardzo stare wiadomości. A przecież nigdy nie wiadomo, czy wysłany rok temu załącznik nie będzie jeszcze kiedyś potrzeby. Dlatego uchroń swoje dokumenty przed usunięciem i przechowuj je w bezpiecznym miejscu.
Spróbuj małego sprzątania poczty
Zrezygnuj z subskrypcji newsletterów i maili promocyjnych, których nawet nie czytasz. Jeśli pozwolisz, aby Twoja osobista skrzynka mailowa została zasypana ofertami promocyjnymi, nie jest to jeszcze duży problem. Jeśli jednak to samo stanie się z Twoją skrzynką służbową, możesz wtedy łatwo zgubić ważne maile.
Wysyłaj odpowiedzi tak szybko, jak to możliwe
Wiadomości e-mail przychodzą do nas bez końca. Dlatego bardzo łatwo jest zapomnieć odpowiedzieć na którąś z nich. Wyrób sobie nawyk odpowiadania zaraz po przeczytaniu e-maila – w odpowiedzi wyślij informacje, o które prosił Cię nadawca lub, jeśli ich nie masz, zapewnij, że wyślesz je w późniejszym terminie. Bardzo możliwe, że będziesz już w ich posiadaniu zanim osoba przeczyta Twoją wiadomość i zdąży na nią odpowiedzieć.
Stwórz filtry
Pomocnym może być stworzenie różnych folderów na skrzynce mailowej. Na przykład możesz stworzyć oddzielny folder dla każdego projektu lub podzielić je na kategorie, np. „faktury”, „HR”, „firmowe spotkania towarzyskie”, „różne” itd. Większość skrzynek mailowych pozwala na tworzenie filtrów na podstawie różnych kryteriów. Na przykład maile przychodzące zawierające dane słowa mogą być kierowane do wybranego folderu, np. wszystkie maile opatrzone „@example.com” trafią do odpowiedniego folderu. Wszystkie maile zawierające frazę „Wigilia firmowa” mogą być skierowane bezpośrednio do folderu „firmowe spotkania towarzyskie”.
Jest to również powód, dla którego należy używać jasnych tematów w wiadomościach e-mail – może to pomóc Twojemu odbiorcy w przypisaniu maila do odpowiedniej kategorii, by nie trafił do folderu ze spamem.
