Qu’est-ce que la gestion d’e‑mails ?
Les e‑mails sont très pratiques. Nous ne pourrions pas vivre sans aujourd’hui. Mais malgré leurs nombreux atouts, nous avons souvent tendance à ne pas les gérer dans les règles de l’art. Qui n’a jamais eu envie d’ignorer la cinquantaine de nouveaux e‑mails qui s’affichent à l’ouverture de sa boîte mail ? Laisser le chaos s’installer dans sa boîte mail a un impact sur votre mental au travail, et remettre à plus tard une tâche peut facilement mener à la procrastination.
Demandez-vous à quoi vous servent les e‑mails. Pour échanger avec vos clients et servir d’identifiant de connexion, l’e‑mail est irremplaçable. Mais pour à peu près tout le reste, des alternatives plus efficaces existent, comme Dropbox. Dropbox permet aux équipes de travailler plus intelligemment et peut facilement s’adapter à vos workflows pour simplifier la collaboration, ainsi que la modification et le partage de documents.
Voici quelques façons dont Dropbox peut transformer vos processus professionnels pour booster la productivité et la collaboration des équipes. Vous pensez avoir besoin de votre boîte mail pour envoyer des fichiers volumineux, partager des modifications ou mettre à jour d’anciens documents ? Aujourd’hui, ce n’est plus le cas.
Partager du feedback
Avec Dropbox, vous pouvez ajouter des annotations directement dans le document sur lequel vous travaillez, en surlignant la phrase précise, ou même le mot, auquel votre commentaire fait référence. Vos collègues n’auront plus qu’à faire défiler la page jusqu’à votre commentaire et effectuer les modifications. Ils peuvent marquer le problème comme résolu ou répondre à votre commentaire. Tous les messages sont enregistrés directement dans le document. Dropbox compile les commentaires dans un e‑mail récapitulatif afin que chacun soit informé des derniers ajouts sans pour autant recevoir un e‑mail à chaque nouveau commentaire. Vous pouvez également mentionner des utilisateurs, ce qui est idéal si vous voulez attirer l’attention d’une personne du département juridique sur une modification spécifique sans qu’elle ait à lire tout le document.
Envoyer des fichiers volumineux
Envoyer un fichier volumineux par e‑mail n’est jamais simple. On ne sait jamais s’il va passer, s’il est au bon format ou si le destinataire va pouvoir le télécharger. Avec Dropbox, tout devient plus facile. Dropbox partage vos fichiers en toute sécurité et prend en charge un grand nombre de formats de fichiers. Vous pouvez envoyer facilement de longues vidéos, qui peuvent être visualisées dans Dropbox dans un format compressé permettant un chargement rapide, ou téléchargées en haute résolution. C’est la solution idéale lorsque vous êtes en déplacement et que vous n’avez pas le Wi-Fi.
Partager tout type de contenu
Fichiers, dossiers, images, documents… Avec Dropbox, tout est organisé et conservé en ligne de façon sécurisée. Votre équipe et vous n’aurez plus jamais à vous encombrer de clés USB ni à vous inquiéter en cas d’oubli d’un dossier au bureau. Tant que vous pouvez vous connecter à Internet, vous avez accès à vos fichiers. Et grâce au partage de liens, vous pouvez donner accès au contenu aux personnes de votre choix en quelques clics seulement. Enfin, avec la protection par mot de passe et les délais de validité des liens, vous pouvez vous assurer que personne d’autre ne trouvera vos fichiers par accident ou n’y aura accès plus longtemps que vous ne le souhaitez.
Collaboration
La collaboration est au cœur de nos activités. Pour éviter les envois incessants d’e‑mails, vous pouvez travailler en équipe sur vos documents dans Dropbox. Les modifications, les commentaires et le feedback sont mis à jour en temps réel. Toute l’équipe garde ainsi un œil sur les documents, et non uniquement les personnes qui les ont reçus par e‑mail.
Dropbox est également idéal pour échanger avec les clients. Vous n’avez plus à vous demander s’ils ont bien la version la plus récente de Word, ou s’ils ont besoin d’un fichier au format .doc, .docx ou PDF. Il leur suffit de cliquer sur votre document hébergé dans Dropbox. En éliminant les longs fils de discussion par e‑mail, votre équipe et vos clients peuvent collaborer bien plus rapidement. C’est d’ailleurs ce qu’apprécient nos clients satisfaits. Pour Ben & Jerry’s par exemple, “Dropbox Business est l’élément indispensable [pour] mettre un terme aux conversations inutiles”.
Autres conseils pour gérer les e‑mails
Les e‑mails restent toutefois indispensables dans certains cas. Voici donc comment utiliser au mieux votre boîte mail professionnelle :
Ne surchargez pas votre boîte mail
Votre œil est constamment attiré par les notifications d’e‑mail ? Essayez de définir des horaires fixes pour consulter votre boîte mail afin de ne pas passer la journée à surveiller vos notifications. Par exemple, vous pouvez consulter votre messagerie Microsoft Outlook uniquement depuis un navigateur. Ainsi, vous pouvez fermer l’onglet correspondant et n’y revenir qu’au prochain horaire de consultation. La fréquence de consultation dépendra de votre emploi du temps, mais le simple fait de ne pas avoir à penser à vos e‑mails jusqu’à une certaine heure de la journée peut vous aider à vous concentrer davantage sur vos autres tâches.
Considérez le traitement des e‑mails comme une tâche à part entière. Elle doit donc figurer sur votre liste de tâches au même titre que vos rendez-vous ou votre pause déjeuner.
Enregistrez les pièces jointes
Rechercher une pièce jointe dans les nombreux e‑mails reçus au cours des dernières semaines, voire des derniers mois, est un véritable casse-tête. Si le partage via Dropbox résout complètement ce problème, vous pouvez tout de même profiter de nos fonctionnalités pratiques. Téléchargez toutes vos pièces jointes au moment où vous les recevez, nommez-les de manière appropriée et importez-les dans un dossier Dropbox afin de pouvoir les consulter ou les partager facilement à l’avenir.
Vous devez également garder à l’esprit que vos e‑mails les plus anciens seront tôt ou tard supprimés automatiquement, et que vous pourriez très bien avoir besoin un jour d’une pièce jointe reçue il y a un an. Pensez donc à protéger vos documents et à les conserver en toute sécurité.
Nettoyez votre boîte mail
Désinscrivez-vous des newsletters et des e‑mails promotionnels que vous ne lisez jamais. Avoir une boîte mail personnelle pleine de publicités est une chose, mais si vous laissez ces courriers remplir votre boîte mail professionnelle, vous risquez de manquer certains e‑mails importants.
Répondez à vos e‑mails dès que possible
Le flux d’e‑mails est ininterrompu, et on oublie facilement d’y répondre quand de nouveaux ne cessent d’arriver. Prenez l’habitude de répondre dès que vous avez fini de lire le message, soit avec les informations demandées ou, si vous ne les avez pas, en indiquant que vous les transmettrez dès que vous les aurez. Au moment où votre destinataire lira votre réponse et y répondra, vous aurez probablement eu le temps de trouver ces informations.
Créez des filtres
Il peut être utile de créer des dossiers pour regrouper vos différents e‑mails. Vous pouvez définir un dossier par projet ou des catégories comme “factures”, “ressources humaines”, “événements entreprise”, “divers”, etc. La plupart des clients de messagerie électronique vous permettent de créer des filtres basés sur différents critères. Par exemple, les e‑mails entrants qui contiennent certains mots peuvent être déplacés vers un dossier spécifique. Tous les e‑mails de type “@exemple.com” pourraient ainsi aller dans un dossier dédié. Tous les e‑mails contenant les mots “fête de Noël” peuvent par exemple aller directement dans la catégorie “événements entreprise”.
C’est pour cela également que nous vous conseillons d’indiquer un objet clair. Le client de messagerie de votre destinataire pourra ainsi le mettre dans le bon dossier, sans risque qu’il finisse dans les spams.
