Советы по организации электронной почты

Отправка, получение и работа с входящими и исходящими письмами — узнайте, как Dropbox может помочь вам в управлении электронной почтой.

Человек отправляет ссылку на файлы в Dropbox нескольким получателям электронной почты

Что такое управление электронной почтой?

Электронная почта — очень полезная вещь. Сегодня без нее не обойтись, но наряду с многочисленными достоинствами у этого средства связи есть и недостатки, из-за которых может сформироваться масса вредных привычек, связанных с управлением временем. Пожалуй, все мы оказывались в ситуации, когда, войдя в почтовый ящик и увидев свыше 50 новых писем, у нас возникало желание просто проигнорировать их. Однако если беспорядок в почтовом ящике воспринимается как должное, со временем это начинает влиять на ваш подход к работе в целом, а откладывая даже одно задание на потом, вы можете легко встать на путь прокрастинации.

Спросите себя, с какой целью вы используете электронную почту. Для ведения переписки с клиентами и входа в систему она незаменима, но почти для всего остального могут существовать более эффективные альтернативы, например Dropbox. Dropbox позволяет командам рациональнее организовать работу, чтобы добиваться большего при меньших усилиях, и легко адаптируется к вашим рабочим потокам для обеспечения эффективной совместной работы, редактирования и обмена данными.

Вот несколько примеров того, как можно использовать Dropbox, чтобы преобразовать рабочие процессы, повысить командную продуктивность и упростить совместную работу. Думаете, вам нужна электронная почта, чтобы отправлять большие файлы, делиться правками или вносить изменения в документы? Это не так.

Обмен отзывами

С Dropbox вы можете добавлять примечания прямо в документ, над которым работаете, выделяя точное предложение или даже слово, на которое ссылается ваш комментарий. Другим участникам рабочей группы будет достаточно перейти к вашему отзыву, просмотреть его и внести изменения. Они могут отметить проблему как отправленную в архив или ответить на ваш комментарий — все сообщения сохраняются прямо в документе. Dropbox собирает комментарии и упорядочивает их в удобочитаемом формате, а затем обновления рассылаются по электронной почте. Это избавляет вас от получения писем для каждого нового комментария, но при этом вы ничего не упускаете. Кроме того, вы можете @упоминать конкретных пользователей — отличное решение, если, скажем, нужно привлечь внимание юриста к конкретной правке, но вы не хотите заставлять его читать весь документ.

Отправка больших файлов

Никому не нравится отправлять большие файлы по электронной почте. Не слишком ли большой файл? Правильно ли выбран формат? Сможет ли получатель скачать файл со своей стороны? С Dropbox вам не о чем беспокоиться. Dropbox осуществляет безопасный обмен файлами и поддерживает самые различные форматы файлов. Легко отправляйте длинные видеоролики — получатели смогут, не тратя лишнего времени, просматривать их в Dropbox в сжатом виде или скачивать файлы в полном разрешении. Это идеальное решение, если вы находитесь в поездке и не можете подключиться к сети Wi-Fi.

Делитесь чем угодно

Dropbox позволяет организованно и безопасно хранить в сети любое содержимое, от файлов и папок до изображений и документов. Это означает, что вам и вашей команде больше никогда не придется возиться с USB-накопителями или слышать ужасные слова «Я забыл это в офисе». Теперь файлы всегда у вас под рукой — достаточно подключиться к Интернету. Кроме того, благодаря удобной функции обмена ссылками вы можете делиться файлами с кем угодно всего несколькими щелчками мыши. Контролируйте доступ к вашим файлам, установив защиту паролем и сроки действия для ссылок. Таким образом вы будете уверены, что никто «случайно» не найдет ваши файлы и не сможет пользоваться ими дольше, чем вы разрешите.

Сотрудничество

Идея эффективной совместной работы лежит в основе всего, что мы делаем. Вместо того, чтобы постоянно переписываться по электронной почте, вы можете размесить свой документ в Dropbox —это сделает работу в команде удобнее. Изменения, комментарии и отзывы обновляются в режиме реального времени, что позволяет видеть вклад всех участников команды, а не только имя в строке «Кому:».

Это решение также станет находкой для клиентов и заказчиков. Ведь они могут больше не беспокоиться о том, установлена ли у них последняя версия Word, нужен ли им файл .doc, .docx, или PDF — достаточно нажать на размещенный в Dropbox документ. Избавившись от длинных цепочек писем, ваша команда и клиенты смогут ощутить все преимущества молниеносно быстрой совместной работы. Просто послушайте, что говорят наши довольные клиенты из Ben & Jerry's: «Благодаря Dropbox Business мы смогли перейти от пустых разговоров к делу».

Другие советы по управлению электронной почтой

Для решения некоторых задач все же требуется электронная почта, поэтому дальше мы расскажем, как использовать рабочий почтовый ящик максимально эффективно:

Не допускайте, чтобы ваш электронный почтовый ящик был переполнен

Часто ли в течение рабочего дня ваше внимание привлекает всплывающее уведомление о новом письме? Постарайтесь выделить определенное время для ежедневной проверки вашего почтового ящика, чтобы вам не приходилось постоянно следить за уведомлениями. Если вы используете такую платформу, как Microsoft Outlook, рекомендуем перейти на версию для браузера и открывать вкладку почтового ящика, только когда проверяете его. Регулярность таких проверок будет зависеть от вашего расписания, но возможность не отвлекаться на электронную почту до определенного времени дня поможет вам сосредоточиться на других задачах.

Не думайте о работе с электронной почтой как о чем-то отличном от других повседневных задач — думайте о ней как о еще одной задаче. Это означает, что соответствующий пункт нужно вносить в списки дел в системе управления заданиями наряду с планерками и обеденным перерывом.

Сохраняйте вложения

Поиск одного единственного вложения среди писем, которые накапливались неделями или даже месяцами — неприятная задача. Конечно, при обмене файлами через Dropbox такая проблема не возникла бы, но это не значит, что ее нельзя решить с помощью наших удобных функций. Скачивайте свои вложения непосредственно при получении и загружайте в папку Dropbox, заранее дав им соответствующие названия, чтобы потом вы могли без труда найти их или предоставить к ним доступ.

Также имейте в виду, что очень старые письма могут автоматически удаляться из вашего почтового ящика, а ведь никогда не знаешь, в какой момент вложение, которое вам отправили год назад, может снова стать актуальным. Итак, рекомендуем защитить документы от удаления и хранить их в надежном месте.

Попробуйте очистить электронную почту

Отмените подписку на новости и рекламные электронные письма, которые вы не читаете. Одно дело, когда горящими предложениями заполнена личная электронная почта, но если вы позволите таким письмам накапливаться в рабочем почтовом ящике, в конечном итоге вы просто не сможете своевременно реагировать на важные сообщения.

Отвечайте на электронные письма безотлагательно

Электронные письма — это нескончаемый поток информации. Очень легко забыть об одном из них, когда все время поступают новые сообщения. Возьмите за правило отвечать на письма сразу после прочтения, даже если у вас еще нет запрошенной информации — заверьте собеседника в том, что вы ее получите. К тому времени, как он прочитает ваше письмо и ответит на него, вы, вероятно, уже будете знать ответ.

Создавайте фильтры

Упростите работу с электронной почтой, создав папки для разных писем. Например, у вас может быть отдельная папка для каждого проекта или вы можете просто классифицировать письма по типу, например: «Счета», «Управление персоналом», «Общественные мероприятия компании», «Разное» и т. п. Большинство почтовых клиентов позволяют вам создавать фильтры на основе разных критериев. Так, входящие электронные письма, содержащие определенные слова, например «@example.com», могут помещаться в специальную папку. Любые электронные письма, содержащие слова «Рождественская вечеринка», могут автоматически направляться в папку «Общественные мероприятия компании».

По этой причине мы рекомендуем точно указывать тему своих сообщений — это может помочь фильтрам почтового клиента получателя корректно обработать ваше сообщение и гарантировать, что письмо не попадет в спам.

Эффективное управление электронной почтой с Dropbox

Начало работы