¿Qué es la gestión del correo electrónico?
El correo electrónico es una herramienta fabulosa. No habríamos avanzado tanto sin él. Sin embargo, aunque tenga muchas ventajas, también puede llevarnos a cometer muchos errores relacionados con la gestión del tiempo. A todos nos ha pasado lo de iniciar sesión en nuestra bandeja de entrada, ver los más de 50 nuevos correos electrónicos y querer ignorarlos. Aceptar una bandeja de entrada desordenada comenzará a afectar a tu modo de trabajar en general, y posponer una tarea puede llevarte fácilmente al camino de la procrastinación.
Hazte la siguiente pregunta: "¿Por qué uso el correo electrónico?". Cuando se trata de mantener la correspondencia con los clientes y para los datos de inicio de sesión, el correo electrónico es insustituible, pero para casi todo lo demás, puede haber alternativas más eficientes, como Dropbox. Dropbox permite a los equipos trabajar de forma más inteligente (no más complicada), y puede adaptarse fácilmente a tus flujos de trabajo para una colaboración, una edición y un uso compartido sin esfuerzos.
Estas son algunas de las formas en las que Dropbox puede transformar tus procesos de trabajo, para aumentar la productividad del equipo y facilitar la colaboración. ¿Crees que necesitas el correo electrónico para enviar archivos grandes, compartir ediciones o actualizar documentos antiguos? Piénsalo de nuevo.
Comparte comentarios
Con Dropbox, puedes añadir notas justo en el documento en el que estás trabajando, resaltando la frase exacta, o incluso la palabra, a la que se refiere tu comentario. Todo lo que deberán hacer los miembros del equipo es desplazarse, ver tus comentarios y hacer los cambios necesarios. Pueden marcar el problema como resuelto o responder a tu comentario, y todos los mensajes se guardarán directamente en el documento. Dropbox recopila los comentarios y los resume en actualizaciones de correo electrónico fáciles de leer, lo que garantiza que no se pierda nada y, al mismo tiempo, evita que recibas un correo por cada comentario nuevo. Además, puedes @mencionar a usuarios específicos, lo que es perfecto si quieres llamar la atención de alguien, por ejemplo, la del equipo legal, sobre una edición específica en lugar de hacerle leer todo el contenido.
Envía archivos grandes
A nadie le gusta enviar archivos grandes por correo electrónico. ¿Pesarán demasiado? ¿Estarán en un formato correcto? ¿Podrá descargarlos el destinatario? Con Dropbox, te olvidarás de todas estas preocupaciones, ya que te permite compartir tus archivos de forma segura y admite una gran variedad de formatos. Podrás enviar vídeos largos con facilidad, que se podrán ver en Dropbox con un tamaño comprimido que permite tiempos de carga rápidos y la descarga en alta resolución. Es perfecto si estás de viaje y no tienes wifi.
Comparte lo que quieras
Dropbox lo mantiene todo bien guardado y protegido en línea, desde archivos y carpetas hasta imágenes y documentos. Esto significa que ni tu equipo ni tú tendréis que volver a complicaros con memorias USB ni escuchar las temidas palabras "me lo he dejado en la oficina". Así que, siempre que puedas conectarte a Internet, podrás obtener tus archivos. Además, con lo fácil que es compartir enlaces, puedes conceder acceso a quien quieras con tan solo unos clics. Y, gracias a la protección con contraseña y a los controles de acceso por fecha para los enlaces, te asegurarás de que nadie más se tope "accidentalmente" con tus archivos o tenga acceso a ellos durante más tiempo del que quieres.
Colaboración
Facilitar la colaboración es uno de nuestros objetivos clave. En lugar de enviar y recibir un sinfín de correos electrónicos para intercambiar versiones, guarda tus documentos en Dropbox y facilítale el trabajo a tu equipo. Los cambios, los comentarios y las respuestas se actualizan en tiempo real y ofrecen una visión general y clara a todo el equipo, no solo al destinatario de un correo en concreto.
También es perfecto para los clientes. Se acabó lo de tener que preocuparse de si tienen la versión más reciente de Word o de si necesitan el documento en formato .doc, .docx o PDF. Solo deberán hacer clic en el documento alojado en Dropbox. Al poder olvidarse de esas largas conversaciones de correo electrónico, tu equipo y tus clientes disfrutarán de una colaboración increíblemente rápida. Nuestros clientes satisfechos Ben & Jerry’s piensan lo mismo: "Dropbox Business es esencial para despedirse de esas conversaciones que te hacen perder tanto tiempo".
Otros consejos para gestionar el correo electrónico
Para algunas cuestiones, es necesario usar el correo electrónico, así que te contamos cómo aprovechar al máximo tu bandeja de entrada del trabajo:
Evita la sobrecarga de correos electrónicos
A lo largo de la jornada laboral, ¿te distraen constantemente las notificaciones emergentes de los nuevos correos electrónicos? Intenta establecer unas horas concretas a lo largo del día para revisar tu bandeja de entrada, de modo que no trabajes constantemente con un ojo en las notificaciones. Tal vez esto signifique utilizar la plataforma que hayas elegido, como Microsoft Outlook, desde un navegador web, de modo que puedas cerrar esa pestaña y abrirla de nuevo solo cuando llegue el momento de mirar el correo electrónico. La frecuencia dependerá de tu programación, pero saber que puedes evitar pensar en el correo electrónico hasta una hora específica del día te ayudará a concentrarte en las otras tareas.
No pienses en el correo electrónico como una entidad separada de tus otras tareas diarias, considéralo una tarea más. Eso significa que debería tener un lugar en tus listas de gestión de tareas, al igual que tus reuniones de puesta al día o la hora de comer.
Guarda los archivos adjuntos
Buscar un archivo adjunto en semanas o meses de correos electrónicos puede ser frustrante. Lógicamente, compartir los archivos a través de Dropbox elimina ese problema por completo; pero también puedes aprovechar otras de nuestras prácticas funciones. Descarga todos tus archivos adjuntos en el momento en que los recibas, asígnales el nombre adecuado y súbelos a una carpeta de Dropbox para que puedas volver a consultarlos o compartirlos fácilmente en el futuro.
También debes tener en cuenta que tu bandeja de entrada puede empezar a eliminar automáticamente correos electrónicos muy antiguos, y quién sabe si volverás a necesitar un archivo adjunto que te enviaron hace un año. Por lo tanto, evita que tus documentos se eliminen y guárdalos de forma segura.
Prueba a hacer algo de limpieza en el correo electrónico
Anula la suscripción a los boletines y a los correos electrónicos promocionales que sabes que nunca lees. Una cosa es tener el correo electrónico personal inundado de ofertas irresistibles, y otra dejarlos entrar en tu bandeja de entrada del trabajo, ya que puedes acabar pasando por alto los mensajes importantes.
Responde lo antes posible
El correo electrónico es un flujo interminable y es fácil olvidarse de responder alguno cuando siguen llegando otros. Adquiere el hábito de responder en cuanto hayas leído el correo electrónico, ya sea con la información solicitada o, si no la tienes, confirmando que la obtendrás. Cuando el destinatario haya leído y contestado tu mensaje, probablemente ya tengas una respuesta.
Crea filtros
Puede ser útil crear diferentes carpetas para el correo electrónico. Por ejemplo, podrías tener una carpeta por proyecto, o simplemente clasificarlas por tipo, tales como "Facturas", "RR. HH.", "Reuniones sociales de la empresa", "Varios", etc. La mayoría de las aplicaciones de correo electrónico te permitirán crear filtros basados en diferentes criterios. Por ejemplo, los correos electrónicos entrantes que contengan ciertas palabras pueden dirigirse a la carpeta que selecciones. Cualquier mensaje cuyo remitente sea "@ejemplo.com" puede dirigirse a una carpeta en concreto. Cualquier correo electrónico que contenga las palabras "fiesta de Navidad" puede ir directamente a "Reuniones sociales de la empresa".
Esta también es una buena razón por la que deberías usar asuntos claros en tus propios mensajes, ya que puede ayudar al correo electrónico de tu destinatario a filtrarlos correctamente y garantizar que no acaben en la carpeta de spam.
