Apakah itu pengurusan e-mel?
E-mel ialah sesuatu yang hebat. Kita tidak akan berada di mana-mana tanpa e-mel, namun seperti mana ia mempunyai banyak kebaikan, ia juga boleh menjadi gerbang kepada banyak kesalahan pengurusan masa. Kita semua bersalah melog masuk ke peti masuk kita, melihat 50+ e-mel baharu dan mahu mengabaikannya. Menerima peti masuk yang tidak teratur akan mula menjejaskan keseluruhan kerja anda dari segi mental dan menangguhkan satu kerja boleh membuka jalan kepada menunda-nunda.
Tanya diri anda, apakah tujuan anda menggunakan e-mel? Untuk membalas e-mel pelanggan dan log masuk butiran, e-mel tidak boleh digantikan, tetapi seperti benda lain, ia mungkin alternatif yang lebih cekap seperti Dropbox. Dropbox membolehkan pasukan bekerja dengan lebih pintar, bukan lebih gigih serta boleh menyesuaikan diri dengan mudah dengan aliran kerja anda untuk kerjasama, pengeditan dan perkongsian yang mudah.
Berikut ialah beberapa cara Dropbox boleh mengubah proses kerja anda untuk produktiviti pasukan yang lebih tinggi dan kerjasama yang mudah. Terfikir anda perlu menghantar e-mel untuk menghantar fail besar, berkongsi edit, atau kemas kini dokumen lama? Fikirkan semula.
Berkongsi maklum balas
Dengan Dropbox, anda boleh menambah anotasi terus di dalam dokumen yang anda sedang siapkan, menyerlahkan ayat yang tepat atau bahkan perkataan yang dimaksudkan oleh komen anda. Semua ahli pasukan anda perlu menatal semua, melihat maklum balas anda dan membuat perubahan. Mereka boleh menandakan isu sebagai selesai atau menjawab komen anda dengan semua mesej disimpan tepat dalam dokumen Dropbox menggabungkan komen, meringkaskannya dalam kemas kini e-mel yang boleh dicerna, memastikan bahawa tiada apa-apa yang terlepas pandang di samping juga menyelamatkan anda daripada menerima mel baharu untuk setiap komen anda. Selain itu, anda boleh @menyebut pengguna khusus, sesuai jika anda mahu menarik perhatian seseorang daripada jabatan undang-undang kepada pengeditan khusus, berbanding membuat mereka membaca semuanya.
Menghantar fail besar
Tiada sesiapa berasa seronok mencuba menghantar fail besar melalui e-mel. Adakah ia muat? Adakah format tepat? Adakah penerima dapat memuat turun pada pihaknya? Dengan Dropbox, anda tidak perlu risau. Dropbox berkongsi fail anda dan menyokong pelbagai jenis format fail dengan selamat. Anda boleh menghantar video panjang dengan mudah yang boleh dilihat dalam Dropbox pada saiz termampat yang membolehkan masa memuat yang cepat atau dimuat turun pada resolusi penuh. Sesuai jika anda dalam perjalanan dan tidak mempunyai Wi-Fi.
Berkongsi apa saja
Daripada fail dan folder kepada imej dan dokumen, Dropbox memastikan segala-galanya disimpan dalam talian dengan kemas dan selamat. Itu bermakna, anda dan pasukan anda tidak perlu bersusah-payah dengan pemacu kilat USB atau mendengar perkataan yang amat ditakuti "Saya tertinggal di pejabat" lagi. Selagi anda berada dalam talian, anda boleh mendapatkan fail anda. Selain itu, dengan perkongsian pautan yang mudah, anda boleh memberikan akses kepada sesiapa sahaja yang anda suka dengan hanya beberapa klik. Dan dengan kawalan akses untuk pautan dilindungi kata laluan dan sensitif data, anda boleh memastikan tiada sesiapa akan "secara tidak sengaja" menemui fail anda atau mengakses untuk tempoh lebih dalam daripada yang anda mahu.
Kerjasama
Kerjasama ialah perkara utama yang kami lakukan. Dokumen anda boleh berada dalam Dropbox untuk memudahkan kerja berpasukan berbanding berulang-alik menyemak e-mel. Perubahan, komen dan kemas kini maklum balas dalam masa nyata serta menawarkan gambaran keseluruhan yang jelas kepada keseluruhan pasukan, bukan sekadar nama dalam bar "Kepada:".
Sesuai untuk klien dan pelanggan juga. Tidak lagi perlu risau sama ada mereka mempunyai versi Word terkini, jika mereka memerlukan .doc, .docx, atau PDF—mereka hanya perlu klik pada doc. yang dihoskan oleh Dropbox anda. Tanpa dihalangi lagi oleh rantaian e-mel yang panjang, pasukan dan klien anda boleh menikmati kerjasama yang sepantas kilat. Tanya saja pelanggan yang gembira Ben & Jerry’s yang menyebut “Dropbox Business ialah kunci untuk menamatkan perbualan yang membuang masa.”
Petua pengurusan e-mel lain
Ada perkara memerlukan e-mel tidak kira apa jua keadaan, jadi berikut ialah cara untuk memanfaatkan peti masuk kerja anda:
Elakkan beban e-mel yang berlebihan
Sepanjang hari bekerja, adakah mata anda seringkali tertumpu pada pemberitahuan timbul untuk e-mel baharu? Cuba buat waktu yang ditetapkan sepanjang hari untuk menyemak peti masuk anda agar anda tidak perlu terus-menerus memerhatikan pemberitahuan anda. Mungkin ini bermaksud dengan menggunakan platform anda, seperti Microsoft Outlook, daripada pelayar sahaja, agar anda boleh menutup tab tersebut dan membuka semula hanya apabila masa e-mel khusus anda dimulakan. Ketetapan tersebut bergantung pada jadual anda, tetapi dengan mengetahui bahawa anda boleh mengelakkan untuk memikirkan e-mel sehingga waktu khusus dalam hari tersebut akan membantu anda menumpukan pada tugas lain buat sementara waktu.
Jangan anggap e-mel sebagai entiti berasingan daripada tugas harian anda yang lain, anggap saja ia sebagai satu tugas tersendiri. Ini bermakna, ia perlu mempunyai tempat dalam senarai tindakan pengurusan tugas anda, sama seperti mesyuarat berdiri harian atau waktu makan tengah hari anda.
Simpan lampiran
Bersusah-payah sepanjang minggu atau bahkan bulan, nilai mencari e-mel yang mempunyai satu lampiran boleh jadi menyakitkan. Tentu sekali, berkongsi melalui Dropbox akan menyelesaikan masalah ini sepenuhnya tetapi itu bukan bermakna anda masih tidak dapat memanfaatkan ciri-ciri berguna daripada kami. Muat turun semula lampiran anda ketika menerimanya, namakan lampiran dengan betul dan muat naik ke folder Dropbox agar anda boleh merujuk semula atau berkongsi pada masa akan datang dengan mudah.
Anda hendaklah juga ingat bahawa peti masuk anda mungkin mula menghapuskan e-mel yang amat lama secara automatik, dan anda sesekali tidak tahu lampiran yang anda hantar setahun lalu mungkin menjadi relevan semula. Jadi, lindungi dokumen anda daripada dipadamkan dan simpan dengan selamat.
Lakukan sedikit pembersihan e-mel
Nyahlanggan surat berita dan e-mel promosi yang anda tahu anda tidak akan sesekali baca. Penting mempunyai e-mel peribadi yang dibanjiri dengan tawaran kilat namun jika anda membiarkan ia masuk ke dalam peti masuk kerja anda, ia mungkin akhirnya menyekat e-mel penting anda.
Hantar e-mel susulan secepat yang boleh
E-mel ialah aliran yang tiada penghujung dan anda mudah terlupa untuk membalas e-mel apabila ia masuk bertubi-tubi. Biasakan diri dengan membalas e-mel secepat mungkin selepas selesai membaca e-mel, sama anda berserta maklumat yang diminta atau jika anda tiada, jaminan bahawa anda akan mendapatkannya. Pada saat penerima anda membaca dan membalas e-mel tersebut, anda mungkin sudah mempunyai jawapan.
Cipta penapis
Ia boleh membantu mencipta folder e-mel untuk e-mel berlainan. Contohnya, anda boleh mempunyai folder bagi setiap projek, atau kategorikan mengikut jenis. Contohnya, "invois", "HR", "sosial syarikat", "lain-lain", dan sebagainya. Kebanyakan klien e-mel akan membolehkan anda mencipta penapis berdasarkan kriteria berbeza. Contohnya, e-mel masuk yang mengandungi perkataan tertentu boleh dihalakan kepada folder terpilih, contohnya, sebarang e-mel “@example.com” boleh masuk ke folder khusus. Sebarang e-mel yang mengandungi perkataan "Parti Krismas" boleh terus masuk ke "sosial syarikat".
Ini juga menjadi sebab yang bagus anda perlu menggunakan baris subjek e-mel bersih dalam mesej anda sendiri—ia mungkin membantu klien e-mel penerima anda menapis mesej anda dengan betul, dan memastikan anda tidak dihantar ke folder spam.
