讓收件匣更有條理的電子郵件管理小提示

無論是傳送與接收郵件、整理收件匣與寄件匣,瞭解 Dropbox 如何幫助您管理電子郵件。

一個人正在 Dropbox 內傳送檔案給多個電子郵件收件人

什麼是電子郵件管理?

電子郵件是很棒的工具。若沒有電子郵件,我們的工作將窒礙難行,然而電子郵件的優點雖然多,管理上的麻煩也會耗費我們不少時間。一登入收件匣就看到有 50 多封新郵件,任誰都會想無視這些訊息。接受自己的收件匣亂七八糟,會影響您整體的工作心態,而拖延一件工作,也很可能導致您有越來越多事情推遲完成。

捫心自問,您要用電子郵件來做什麼?舉凡與客戶通訊與記錄細節,電子郵件著實無可取代;然而,在其他目的上,您可以使用更有效率的替代解決方案,例如 Dropbox。Dropbox 可以讓工作團隊以更聰明,而非更辛苦的方式工作,並能因應您的工作流程調整,促成輕鬆協作、編輯與分享。

以下是 Dropbox 能改善您工作流程、提高工作團隊生產力並促進輕鬆協作的幾種方式。您覺得需要使用電子郵件才能傳送大型檔案、分享編輯內容或更新舊版文件嗎?絕非如此。

分享意見

您可以使用 Drobpox 直接在目前編輯的文件中新增註解、反白與註解相關的特定句子甚至文字。您的團隊成員只需要捲動文件,檢視您的意見,並且做出變更。他們可以將問題標記為已處理,或回應您的註解,所有訊息都會直接存在文件中。Drobpox 將彙整註解,並將註解摘要成容易理解的電子郵件更新,確保不忽略任何重點,同時讓您不會一有新註解就收到一封新電子郵件。此外,您也可以 @提及特定使用者,若您需要法務部門的人員留意特定編輯內容,而無需閱讀整份文件時特別實用。

傳送大型檔案

沒有人喜歡嘗試透過電子郵件傳送大型檔案。檔案大小會超過郵件上限嗎?格式是否正確?另一端的收件人是否能夠下載檔案?有了 Dropbox,您就不必再擔心以上問題。Dropbox 可安全共享您的檔案,並支援多種檔案格式。您可以輕鬆傳送長影片,讓使用者能以壓縮大小在 Dropbox 上觀看,以便快速載入影片,或以完整解析度下載。若您需要將檔案帶著走、又沒有 WiFi 時最適合這麼做。

共享所有內容

從檔案與資料夾到影像與文件,Dropbox 可將一切內容井然有序且安全地儲存於網路上。這表示您和您的團隊成員永遠不必再使用 USB 隨身碟,或是聽到「我放在辦公室了」這種可怕對話。只要您能夠連上網路,就能取得檔案。此外,簡便的連結共享功能,讓您只要按幾下,就能給予任何人檔案存取權。而連結的密碼保護與敏感資料存取控制功能,也讓您能確保不會有人「意外」取得您的檔案,或握有存取權的時間比您預想得還長。

協作

協作 是我們服務的核心。您不必透過電子郵件往返傳送文件,可以直接在 Dropbox 上輕鬆進行團隊合作。您可以即時做出變更、註解與意見更新,並能一目了然整個工作團隊的成員,而不是只看見「收件人」欄位的名字。

也很適合與客戶和顧客合作使用。若顧客需要的是 .doc 或 .docx 或 PDF 檔案,您不必再擔心他們是否具備最新版本的 Word,他們只需要點進您使用 Dropbox 託管的文件即可。由於不再需要冗長的電子郵件串,您的工作團隊與客戶可以享受超快速的協作體驗。問問我們滿意的客戶 Ben & Jerry's 吧,他們認為「Dropbox Business 是終止無用對話的關鍵。」

其他電子郵件管理小提示

有些工作無論如何都需要用到電子郵件,因此以下我們為您提供了一些善用工作收件匣的方法:

避免電子郵件過量

在一整個工作日中,您的視線是否經常停留在新電子郵件的彈出式通知上?試著在一天中設定檢查收件匣的時間,讓您不會總是分心注意通知。這表示您也許需要只從網頁使用自選平台,如 Microsoft Outlook,讓您可以關閉索引標籤,只在您指定查看電子郵件的時間開啟。檢查電子郵件的頻繁程度取決於您的行程表,但重點是您知道自己只需在一天中的特定時間思考電子郵件,其餘時間則能專注在其他工作項目上。

別把電子郵件當成日常工作項目以外的額外領域,而得把電子郵件當成獨立的工作項目。這表示您必須把電子郵件放在工作項目管理待辦清單上,就像您安排每日例行站起來活動筋骨、用午餐的時間一樣。

儲存附件

翻找數週、甚至數月份的電子郵件,只為了找到一份附件可能相當麻煩。當然,透過 Dropbox 共享檔案可完全解決這個問題,但這不代表只要使用電子郵件共享附件,您就無法利用我們的實用功能。在您收到附件時立刻下載所有附件,並給予附件適當名稱,再上傳至 Dropbox 資料夾,以便您稍後返回參考或共享。

您也應謹記,您的收件匣可能會開始自動刪除非常老舊的電子郵件,而您永遠不知道自己一年前收到的附件什麼時候又會變得有用。因此,務必保護您的文件免於刪除,並以安全方式儲存您的文件。

嘗試清理一下電子郵件

取消訂閱您知道自己永遠不會再讀的電子報與行銷電子郵件。讓您的個人電子郵件充斥著快閃優惠資訊是一回事,但要是您的工作收件匣也是如此,很可能就會讓您重要的電子郵件淹沒其中。

盡快傳送後續追蹤電子郵件

電子郵件永無止盡,而隨著電子郵件不斷湧入,我們很容易忘了回覆。養成習慣,在您收到電子郵件後盡快回覆,您可以回覆對方要求的資訊;或者如果您並未握有此資訊,可以向他們保證自己會取得相關資訊。在您的收件人閱讀並回應您的電子郵件時,您很可能也已找到問題的答案。

建立篩選條件

這能幫助您為不同的電子郵件建立電子郵件資料夾。例如:您可以為每個專案建立一個資料夾,或根據電子郵件類型分類,例如:「發票」、「人資」、「公司社交」、「雜項」等。大多數電子郵件用戶端都會讓您根據不同的條件建立篩選條件。例如:若您收到的電子郵件包含特定文字,就能轉至指定資料夾,例如:任何包含「@example.com」的電子郵件就會進入指定資料夾。任何包含「聖誕節派對」的電子郵件可以直接進入「公司社交」資料夾。

這也是為什麼您在撰寫電子郵件時,應該使用清楚的電子郵件主旨,這能幫助您收件人的電子郵件用戶端正確篩選您的訊息,確保您的電子郵件不會進入垃圾郵件中。

使用 Dropbox 讓管理電子郵件更有效率

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