Cos’è la gestione delle email?
La posta elettronica è una cosa grandiosa. Non saremmo da nessuna parte senza, ma proprio come ha molti pregi, può anche essere la porta d’accesso a molti errori nella gestione del tempo. È capitato a tutti di aprire la casella di posta, trovare decine di nuove email e ignorarle. Sorvolare su una casella di posta disordinata influirà anche sulla tua mentalità lavorativa e rimandare un’attività può facilmente aprire la strada alla procrastinazione.
Chiediti per cosa utilizzi la posta elettronica. Per la corrispondenza con i clienti e i dettagli di accesso l’email è insostituibile, ma per qualsiasi altra cosa potrebbero esserci alternative più efficienti, come Dropbox. Dropbox consente ai team di lavorare in modo più intelligente, non più faticoso, e di adattarsi facilmente ai flussi di lavoro per una collaborazione, modifica e condivisione semplice.
Ecco alcuni modi in cui Dropbox può trasformare i processi di lavoro, per una maggiore produttività del team e una facile collaborazione. Pensi di aver bisogno dell’email per inviare file di grandi dimensioni, condividere modifiche o aggiornare vecchi documenti? Beh, dovrai ricrederti.
Condivisione di feedback
Con Dropbox puoi aggiungere note direttamente nel documento su cui stai lavorando, evidenziando la frase esatta o persino la parola a cui si riferisce il tuo commento. Tutto ciò che i membri del tuo team devono fare è scorrere la pagina, visualizzare il tuo feedback e apportare le modifiche. Possono quindi contrassegnare il problema come risolto o rispondere al tuo commento; tutti i messaggi verranno salvati direttamente sul documento. Dropbox raccoglie i commenti, riassumendoli in aggiornamenti email di facile comprensione, assicurando che nulla venga trascurato e risparmiandoti di ricevere una nuova email per ogni nuovo commento. Inoltre, puoi @taggare utenti specifici, una funzionalità perfetta se vuoi attirare l’attenzione di qualcuno, dalle questioni legali alle modifiche specifiche, senza fargli leggere tutto il resto.
Invio di file di grandi dimensioni
A nessuno piace dover inviare file di grandi dimensioni tramite email. Partiranno? Il formato è quello giusto? Il destinatario sarà in grado di scaricarli? Con Dropbox, non dovrai più preoccuparti. Dropbox condivide in modo sicuro i tuoi file e supporta una vasta gamma di formati. Puoi inviare video lunghi con facilità, che possono essere visualizzati su Dropbox in una dimensione compressa che consente tempi di caricamento rapidi oppure scaricati alla massima risoluzione. Una scelta perfetto se sei in viaggio e non hai il Wi-Fi.
Possibilità di condividere contenuti di qualsiasi tipo
Dai file e cartelle alle immagini e ai documenti, Dropbox conserva tutto in modo ordinato e sicuro online. Ciò significa che tu e il tuo team non dovrete mai più districarvi tra chiavette USB o sentire mai più le temibili parole, “l’ho lasciato in ufficio”. Finché sarai online, potrai accedere ai file. Inoltre, grazie a una semplice condivisione di link, potrai concedere l’accesso a chi desideri con pochi clic. Grazie alla protezione tramite password e ai controlli di accesso sensibili alla data per i link, potrai anche assicurarti che nessun altro possa “accidentalmente” accedere ai tuoi file o vi abbia accesso per più tempo del necessario.
Collaborazione
Al centro di ogni nostra attività c’è la collaborazione. Invece di scambiare continuamente email, puoi caricare i tuoi documenti su Dropbox per facilitare il lavoro di squadra. Modifiche, commenti e feedback vengono aggiornati in tempo reale e offrono una panoramica chiara a tutto il team, non solo al destinatario scritto nella casella “A:”.
Si tratta di una soluzione perfetta anche per i clienti; infatti, non dovrai più preoccuparti del fatto che dispongano della versione più recente di Word, se hanno bisogno di un file .doc, .docx, o un PDF: sarà sufficiente che facciano clic sul documento caricato in Dropbox. Eliminati i continui e lunghi scambi di email, team e clienti potranno godere di una collaborazione rapida. Basta chiedere ai nostri clienti soddisfatti di Ben & Jerry’s , i quali affermano che “Dropbox Business è la chiave per dire addio alle conversazioni inutili”.
Altri consigli per la gestione delle email
Alcune attività richiedono l’invio di email; ecco quindi come ottenere il massimo dalla tua casella di posta in arrivo:
Evita il sovraccarico di email
Durante la giornata lavorativa, i tuoi occhi sono spesso attratti dalla notifica pop up di una nuova email? Cerca di creare dei momenti precisi durante il giorno per controllare la posta in arrivo, in modo da non dover controllare sempre le notifiche. Questo può significare utilizzare la piattaforma scelta, come Microsoft Outlook, solo dal browser, in modo da poter chiudere la scheda e riaprirla di nuovo solo quando è il momento di controllare la posta. La regolarità dipenderà dai tuoi impegni, ma il solo fatto di sapere che puoi evitare di pensare alle email fino a un orario specifico della giornata ti aiuterà a concentrarti su altre attività.
Non pensare alle email come a un’entità separata dalle altre attività quotidiane, ma considerala come un’attività a sé. Ciò significa che dovrebbe avere un posto nei tuoi elenchi attività da fare per la gestione delle attività, proprio come le riunioni quotidiane o la pausa pranzo.
Salva gli allegati
Passare in rassegna settimane di email, o addirittura mesi, per cercare un allegato, può rivelarsi estenuante. Naturalmente, la condivisione tramite Dropbox eliminerebbe completamente questo problema, ma ciò non significa che non potrai comunque usufruire delle nostre utili funzionalità. Scarica tutti gli allegati non appena li ricevi, rinominali in modo appropriato e caricali in una cartella Dropbox per poterli consultare facilmente o condividerli in futuro.
Tieni anche presente che la tua casella di posta in arrivo potrebbe iniziare a eliminare automaticamente le email più vecchie e non sai mai quando un allegato che ti è stato inviato un anno fa potrebbe servirti di nuovo. Proteggi quindi i tuoi documenti dall’eliminazione e conservali in modo sicuro.
Prova a fare una piccola pulizia delle email
Annulla l’iscrizione alle newsletter e alle email promozionali che sai di non aver mai letto. Una cosa è avere la posta elettronica personale inondata di offerte lampo, ma se le lasci entrare nella posta di lavoro, potrebbero finire per soffocare le tue email importanti.
Invia un follow-up il prima possibile
Le email sono un flusso senza fine ed è facile dimenticarsi di rispondere a qualcuno quando continuano ad arrivare. Prendi l’abitudine di rispondere non appena hai finito di leggere un’email, inviando le informazioni richieste o, se non le hai, la garanzia di inviarle appena possibile. Quando il destinatario avrà letto e risposto, probabilmente avrai le informazioni necessarie.
Crea dei filtri
I filtri possono aiutarti a creare una cartella email per messaggi diversi. Ad esempio, potresti creare una cartella per progetto o semplicemente classificarla per tipo, ad esempio “Fatture”, “HR”, “Eventi aziendali”, “Varie”, ecc. La maggior parte dei client di posta elettronica consente di creare filtri in base a criteri diversi. Ad esempio, le email in arrivo che contengono determinate parole possono essere indirizzate a una cartella selezionata; ad esempio, qualsiasi messaggio “@esempio.com” può essere indirizzato a una cartella dedicata. Qualsiasi email contenente le parole “festa di Natale” può essere inviata direttamente alla cartella “Eventi aziendali”.
Questo è anche un ottimo motivo per cui dovresti utilizzare righe dell’oggetto pulite nei tuoi messaggi: potrebbe aiutare il client di posta elettronica del destinatario a filtrare correttamente il messaggio e a garantire che non finisca nella posta indesiderata.
