Consigli per la gestione delle e-mail per organizzare al meglio la posta in arrivo

Invio, ricezione, posta in arrivo, in uscita: ecco come Dropbox può aiutarti a gestire le e-mail.

Una persona che invia file a più destinatari e-mail all'interno di Dropbox

Che cos'è la gestione delle e-mail?

L'e-mail è fantastica. Senza le e-mail saremmo persi; tuttavia, anche se ha molte virtù, può anche comportare grosse perdite di tempo. È capitato a tutti di aprire la casella di posta, trovare decine di nuove e-mail e ignorarle. Sorvolare su una casella di posta disordinata influirà anche sulla tua mentalità lavorativa e rimandare un'attività può facilmente aprire la strada alla procrastinazione.

Chiediti per cosa utilizzi la posta elettronica. Per la corrispondenza con i clienti e i dettagli di accesso l'e-mail è insostituibile, ma per qualsiasi altra cosa potrebbero esserci alternative più efficienti, come Dropbox. Dropbox consente ai team di lavorare in modo più intelligente, non più faticoso, e di adattarsi facilmente ai flussi di lavoro per una collaborazione, modifica e condivisione senza sforzo.

Ecco alcuni modi in cui Dropbox può trasformare i processi di lavoro, per una maggiore produttività del team e una facile collaborazione. Credi di aver bisogno di una casella di posta per inviare file di grandi dimensioni, condividere modifiche o aggiornare vecchi documenti? Beh, dovrai ricrederti.

Condividere feedback

Con Dropbox puoi aggiungere delle note direttamente nel documento a cui stai lavorando, evidenziando la frase esatta o addirittura la parola a cui il tuo commento si riferisce. Tutto ciò che i membri del team devono fare è scorrere, visualizzare il feedback e apportare le modifiche richieste. Potranno quindi contrassegnare il problema come risolto o rispondere al tuo commento; tutti i messaggi verranno salvati direttamente sul documento. Dropbox compila i commenti, riassumendoli in aggiornamenti e-mail leggeri e garantendo che nulla venga tralasciato, evitando al contempo di ricevere una nuova e-mail per ogni nuovo commento. Inoltre, puoi @taggare utenti specifici, una funzionalità perfetta se vuoi attirare l'attenzione di qualcuno, dalle questioni legali alle modifiche specifiche, senza fargli leggere tutto il resto.

Inviare file di grandi dimensioni

A nessuno piace dover inviare file di grandi dimensioni tramite e-mail. Partiranno? Il formato è quello giusto? Il destinatario sarà in grado di scaricarli? Con Dropbox, non dovrai più preoccuparti. Dropbox condivide in modo sicuro i tuoi file e supporta una vasta gamma di formati. Puoi facilmente inviare video lunghi, visualizzandoli in Dropbox a una dimensione compressa che consente tempi di caricamento rapidi o scaricandoli a piena risoluzione. Una scelta perfetto se sei in viaggio e non hai il WiFi.

Condividere contenuti di qualsiasi tipo

Dai file e le cartelle alle immagini, fino ai documenti, Dropbox mantiene tutti i contenuti archiviati online in modo semplice e sicuro. Ciò significa che tu e il tuo team non dovrete mai più districarvi tra chiavette USB o sentire mai più le temibili parole, "l'ho lasciato in ufficio". Finché sarai online, potrai accedere ai file. Inoltre, grazie a una semplice condivisione di link, potrai concedere l'accesso a chi desideri con pochi clic. Grazie alla protezione con password e ai controlli di accesso sensibili alla data per i link, potrai anche assicurarti che nessun altro possa "accidentalmente" accedere ai tuoi file o vi abbia accesso per più tempo del necessario.

Collaborazione

Al centro di ogni nostra attività c'è la collaborazione. Invece di scambiare continuamente e-mail, puoi caricare i tuoi documenti su Dropbox per facilitare il lavoro di squadra. Potrai apportare modifiche, commenti e aggiornamenti dei feedback in tempo reale e offrire una panoramica chiara all'intero team, non solo al destinatario scritto nella casella "A:".

Si tratta di una soluzione perfetta anche per i clienti: non dovrai più preoccuparti del fatto che dispongano della versione più recente di Word, se hanno bisogno di un DOC, un DOCX o un PDF: sarà sufficiente che facciano clic sul documento caricato in Dropbox. Eliminati i continui e lunghi scambi di e-mail, team e clienti potranno godere di una collaborazione rapida e leggera. Basta chiedere ai nostri clienti soddisfatti di Ben & Jerry, i quali affermano che "Dropbox Business è la chiave per dire addio conversazioni dispendiose».

Altri consigli per la gestione delle e-mail

Alcune attività richiedono l'invio di e-mail; ecco quindi come ottenere il massimo dalla tua casella di posta in arrivo:

Evitare il sovraccarico di e-mail

Durante la giornata lavorativa, i tuoi occhi sono spesso attratti dalla notifica pop up di una nuova e-mail? Prova a creare orari prestabiliti durante il giorno per controllare la casella di posta in modo da non lavorare costantemente con un occhio solo sulle notifiche. Questo può significare utilizzare la piattaforma scelta, come Microsoft Outlook, solo dal browser, in modo da poter chiudere la scheda e riaprirla di nuovo solo quando è il momento di controllare la posta. La regolarità dipenderà dal tuo programma, ma basterà sapere di non dover pensare all'e-mail fino a un determinato orario della giornata per aiutarti a concentrarti su altre attività.

Non pensare all'e-mail come a un'entità separata dalle altre attività quotidiane, ma considerala come un'attività a sé. Ciò significa che dovrebbe avere un posto nei tuoi elenchi attività da fare per la gestione delle attività, proprio come le riunioni quotidiane o la pausa pranzo.

Salvare gli allegati

Passare in rassegna settimane di e-mail, o addirittura mesi, per cercare un allegato, può rivelarsi estenuante. Naturalmente, la condivisione tramite Dropbox rimuoverebbe completamente questo problema, ma ciò non significa che tu non possa comunque sfruttare le nostre pratiche funzionalità. Scarica tutti gli allegati non appena li ricevi, nominali in modo appropriato e caricali in una cartella Dropbox in modo da poter facilmente farvi riferimento o condividerli in futuro.

Tieni anche presente che la tua casella di posta in arrivo potrebbe iniziare a eliminare automaticamente le e-mail più vecchie e non sai mai quando un allegato che ti è stato inviato un anno fa potrebbe servirti di nuovo. Proteggi quindi i tuoi documenti dall'eliminazione e conservali in modo sicuro.

Prova a fare una piccola pulizia delle e-mail

Annulla l'iscrizione alle newsletter e alle email promozionali che sai di non aver mai letto. Una cosa è avere un'e-mail personale inondata di offerte flash, un'altra è permetterlo sulla casella di posta di lavoro, finendo per soffocare le e-mail importanti.

Invia un follow-up il prima possibile

Le email sono un flusso senza fine ed è facile dimenticarsi di rispondere a qualcuno quando continuano ad arrivare. Prenditi l'abitudine di rispondere non appena hai finito di leggere un'e-mail, inviando le informazioni richieste o, se non le hai, la garanzia di inviarle appena possibile. Quando il destinatario avrà letto e risposto, probabilmente avrai le informazioni necessarie.

Crea dei filtri

I filtri possono aiutarti a creare una cartella e-mail per messaggi diversi. Ad esempio, potresti creare una cartella per progetto o semplicemente classificarla per tipo, ad esempio "Fatture", "RU", "Eventi aziendali", "Varie", e così via. La maggior parte dei client di posta elettronica consente di creare filtri in base a criteri diversi. Ad esempio, le e-mail in arrivo che contengono determinate parole possono essere indirizzate a una cartella selezionata; ad esempio, qualsiasi messaggio "@esempio.com" può essere indirizzato a una cartella dedicata. Qualsiasi e-mail contenente le parole "festa di Natale" può essere inviata direttamente alla cartella "Eventi aziendali".

Per lo stesso motivo, dovresti utilizzare righe dell'oggetto e-mail pulite nei messaggi: questo potrebbe aiutare il client di posta elettronica del destinatario a filtrare correttamente il messaggio, assicurandoti che non finisca nello spam.

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