什么是电子邮件管理？
电子邮件是个好东西。没有它，我们可能什么都办不成。虽然它有诸多优势，但也存在管理耗时等弊端。当我们登录收件箱后，发现里面躺着 50 封新邮件，我们想要忽略，但又会觉得心中有愧。让一个杂乱无章的收件箱放任自流，会影响您的整体工作状态，不断地延迟工作，还容易让您走上拖延症的不归路。
扪心自问，您用电子邮件的目的是什么？在接收客户的信件以及登录详情方面，电子邮件的确具有不可替代的作用，但针对其他事项，用 Dropbox 会是您更高效的选择。Dropbox 能让团队工作更智能，而不是更费劲，此外，它还能轻松调整，适应您的工作流程，轻松实现团队协作、编辑和共享。
为提高团队工作效率、轻松实现团队协作，Dropbox 通过以下方式改变您的工作流程。思考一下，您的电子邮件用途是发送大文件、共享编辑还是更新旧文档？这个问题请您三思。
共享反馈
通过 Dropbox，您可以在您工作的文档中添加注释，突出显示您评论所指的确切句子甚至词语。而您的团队成员只需滚动鼠标，浏览、查看您的反馈，并作出更改。他们可以将问题标记为已解决，或是回复您的评论，所有这些信息都将存储在文档之中。Dropbox 会收集评论，并将其以方便理解的方式汇总在电子邮件更新之中，确保您既不会错过任何细节，也无需为每条新评论而接收一封新邮件。此外，您还可以@提及特定用户，如果您想要特别提醒某个人进行特定编辑，这是非常好的方法，因为这样您就无需让这个人从头到尾再看一遍了。
发送大文件
没有人喜欢通过电子邮件发送大文件。文件大小是否合适？格式是否正确？收件人能否成功下载？有了 Dropbox，以上烦恼通通消失。Dropbox 让您安全共享文件，并支持大量的文件格式。您可以轻松发送长视频，对方可以在 Dropbox 查看大小经过压缩的视频，这样就节省了加载时间，或者也可以下载高清视频。如果您在外出且没有 WiFi，有了这个功能，无疑是雪中送炭。
万物皆可共享
从文件、文件夹到图像和文档，Dropbox 能让一切数据都有序、安全地实现在线存储。这就意味着，您和您的团队无需再用 U 盘将文件移来移去，也不用再害怕听到那句恐怖的话：我忘在办公室了！因为只要上网，就能获取文件。此外，通过简单的链接共享，您只需轻点几下鼠标，就能向您想要共享的人发送访问权限。您还可以为链接添加密码保护和敏感数据访问控制，这样就能确保没有人会“不小心”浏览或超期访问您的文件了。
协作
协作是我们工作的重中之重。您的文档可以存储在 Dropbox 中，轻松实现团队合作，避免团队间来回发送电子邮件的烦恼。团队成员对文档所做的更改、评论和反馈都将实时更新，整个团队都可以清楚看到，而不是每编辑一次就要告知一次。
这对客户端与客户之间，也是大有裨益的。因为您无需担心他们是否有最新版本的 Word，无论他们是需要 .doc、.docx 或是 PDF，都只需点击 Dropbox 托管文档即可。抛弃冗长低效的电子邮件会话，您的团队和客户都会享受这种快如闪电的协作方式。客户 Ben & Jerry’s 对我们的产品非常满意，只要问问他们，答案就一目了然了，这家冰淇淋制造商如是说：Dropbox Business 是化繁为简、告别无效对话的关键所在。
邮件管理的其他技巧
有些工作不可避免地需要用到电子邮件，以下是您如何最有效使用工作收件箱的五点建议：
避免电子邮件过载
工作时，您是不是遇到过这种情况：每弹出一条新邮件通知，您的眼睛就会不自觉地瞟一下？您可以尝试在一天当中设定一个固定时间段来查看收件箱，这样您就不会再因为频繁的新邮件通知而分神了。或许您可以选择仅从浏览器中打开 Microsoft Outlook 之类的选定平台，如此一来，您就可以关闭这个选项卡，并只在您设定的邮件时间段再次打开。当然，邮件时间段是否规律要取决于您的日程安排，但您只要想到：只在一天当中的特定时间段才需要考虑电子邮件，就会让您将注意力集中在其他工作上，从而让您事半功倍。
不需要一整天都饱受电子邮件的困扰，只在固定时间段处理它就好。这就需要在任务管理待办事项列表中添加该任务，很简单，就像您设定每日站会时间或午餐时间一样。
保存附件
在每周甚至每个月堆积如山的电子邮件中搜寻一个附件，是非常痛苦的。当然，借助 Dropbox 实现共享，这个问题就能迎刃而解，但这并不意味着您就不能利用我们的其他便捷功能了。一收到电子邮件，就将附件下载下来，并适当命名，然后上传到 Dropbox 文件夹，以便您未来可以轻松回顾或共享这些附件。
此外，您还要记住：您的收件箱可能会自动删除时间很长的旧电子邮件，而且您永远不会提前预知，您一年前收到的邮件现在突然又变得有用了。因此，要保护您的文档不被删除，并确保安全存储。
对电子邮件做一些清理
取消订阅新闻和促销类电子邮件，因为这些东西您永远也不会看。用个人邮箱接收这类邮件问题不大，但工作收件箱就另当别论了，因为这些无关紧要的电子邮件会淹没您的重要电子邮件。
尽快发送跟进邮件
电子邮件会源源不断地涌入，让人很容易忘记回复频繁往来的电子邮件。养成良好习惯，读完电子邮件就尽快回复，提供发件人请求的信息；如果手头没有发件人请求的信息，则在回复时说明您会确保及时获得这些信息。这样，在收件人阅读和回复您的电子邮件时，您可能已经解决了相应问题。
创建过滤器
针对不同电子邮件创建不同文件夹，是大有裨益的。举个例子，您可以按照项目创建文件夹，或按照类型进行分类，例如，“发票”、“HR”、“公司社交”、“杂项”，等等。大部分电子邮件客户端都允许按照不同条件创建过滤器。例如，如果传入的电子邮件包含特定词汇，就可以直接归入相应文件夹，例如，“@示例.com”电子邮件将直接归入专门的文件夹。包含“圣诞聚会”字眼的电子邮件将全部直接归入“公司社交”文件夹。
因此，您在发送邮件时，要保证电子邮件主题栏清晰明了，这样有助于接收者的电子邮件客户端能够正确过滤您的信息，从而确保您的电子邮件不会被当成垃圾邮件来处理。
