电子邮件管理技巧 - 让收件箱更井井有条

发送、接收、收件箱、发件箱,看看 Dropbox 如何帮助您管理电子邮件。

一个人正在用 Dropbox 向多个电子邮件接收者发送文件

什么是电子邮件管理?

电子邮件是个好东西。没有它,我们可能什么都办不成。虽然它有诸多优势,但也存在管理耗时等弊端。当我们登录收件箱后,发现里面躺着 50 封新邮件,我们想要忽略,但又会觉得心中有愧。让一个杂乱无章的收件箱放任自流,会影响您的整体工作状态,不断地延迟工作,还容易让您走上拖延症的不归路。

扪心自问,您用电子邮件的目的是什么?在接收客户的信件以及登录详情方面,电子邮件的确具有不可替代的作用,但针对其他事项,用 Dropbox 会是您更高效的选择。Dropbox 能让团队工作更智能,而不是更费劲,此外,它还能轻松调整,适应您的工作流程,轻松实现团队协作、编辑和共享。

为提高团队工作效率、轻松实现团队协作,Dropbox 通过以下方式改变您的工作流程。思考一下,您的电子邮件用途是发送大文件、共享编辑还是更新旧文档?这个问题请您三思。

共享反馈

通过 Dropbox,您可以在您工作的文档中添加注释,突出显示您评论所指的确切句子甚至词语。而您的团队成员只需滚动鼠标,浏览、查看您的反馈,并作出更改。他们可以将问题标记为已解决,或是回复您的评论,所有这些信息都将存储在文档之中。Dropbox 会收集评论,并将其以方便理解的方式汇总在电子邮件更新之中,确保您既不会错过任何细节,也无需为每条新评论而接收一封新邮件。此外,您还可以@提及特定用户,如果您想要特别提醒某个人进行特定编辑,这是非常好的方法,因为这样您就无需让这个人从头到尾再看一遍了。

发送大文件

没有人喜欢通过电子邮件发送大文件。文件大小是否合适?格式是否正确?收件人能否成功下载?有了 Dropbox,以上烦恼通通消失。Dropbox 让您安全共享文件,并支持大量的文件格式。您可以轻松发送长视频,对方可以在 Dropbox 查看大小经过压缩的视频,这样就节省了加载时间,或者也可以下载高清视频。如果您在外出且没有 WiFi,有了这个功能,无疑是雪中送炭。

万物皆可共享

从文件、文件夹到图像和文档,Dropbox 能让一切数据都有序、安全地实现在线存储。这就意味着,您和您的团队无需再用 U 盘将文件移来移去,也不用再害怕听到那句恐怖的话:我忘在办公室了!因为只要上网,就能获取文件。此外,通过简单的链接共享,您只需轻点几下鼠标,就能向您想要共享的人发送访问权限。您还可以为链接添加密码保护和敏感数据访问控制,这样就能确保没有人会“不小心”浏览或超期访问您的文件了。

协作

协作是我们工作的重中之重。您的文档可以存储在 Dropbox 中,轻松实现团队合作,避免团队间来回发送电子邮件的烦恼。团队成员对文档所做的更改、评论和反馈都将实时更新,整个团队都可以清楚看到,而不是每编辑一次就要告知一次。

这对客户端与客户之间,也是大有裨益的。因为您无需担心他们是否有最新版本的 Word,无论他们是需要 .doc、.docx 或是 PDF,都只需点击 Dropbox 托管文档即可。抛弃冗长低效的电子邮件会话,您的团队和客户都会享受这种快如闪电的协作方式。客户 Ben & Jerry’s 对我们的产品非常满意,只要问问他们,答案就一目了然了,这家冰淇淋制造商如是说:Dropbox Business 是化繁为简、告别无效对话的关键所在。

邮件管理的其他技巧

有些工作不可避免地需要用到电子邮件,以下是您如何最有效使用工作收件箱的五点建议:

避免电子邮件过载

工作时,您是不是遇到过这种情况:每弹出一条新邮件通知,您的眼睛就会不自觉地瞟一下?您可以尝试在一天当中设定一个固定时间段来查看收件箱,这样您就不会再因为频繁的新邮件通知而分神了。或许您可以选择仅从浏览器中打开 Microsoft Outlook 之类的选定平台,如此一来,您就可以关闭这个选项卡,并只在您设定的邮件时间段再次打开。当然,邮件时间段是否规律要取决于您的日程安排,但您只要想到:只在一天当中的特定时间段才需要考虑电子邮件,就会让您将注意力集中在其他工作上,从而让您事半功倍。

不需要一整天都饱受电子邮件的困扰,只在固定时间段处理它就好。这就需要在任务管理待办事项列表中添加该任务,很简单,就像您设定每日站会时间或午餐时间一样。

保存附件

在每周甚至每个月堆积如山的电子邮件中搜寻一个附件,是非常痛苦的。当然,借助 Dropbox 实现共享,这个问题就能迎刃而解,但这并不意味着您就不能利用我们的其他便捷功能了。一收到电子邮件,就将附件下载下来,并适当命名,然后上传到 Dropbox 文件夹,以便您未来可以轻松回顾或共享这些附件。

此外,您还要记住:您的收件箱可能会自动删除时间很长的旧电子邮件,而且您永远不会提前预知,您一年前收到的邮件现在突然又变得有用了。因此,要保护您的文档不被删除,并确保安全存储。

对电子邮件做一些清理

取消订阅新闻和促销类电子邮件,因为这些东西您永远也不会看。用个人邮箱接收这类邮件问题不大,但工作收件箱就另当别论了,因为这些无关紧要的电子邮件会淹没您的重要电子邮件。

尽快发送跟进邮件

电子邮件会源源不断地涌入,让人很容易忘记回复频繁往来的电子邮件。养成良好习惯,读完电子邮件就尽快回复,提供发件人请求的信息;如果手头没有发件人请求的信息,则在回复时说明您会确保及时获得这些信息。这样,在收件人阅读和回复您的电子邮件时,您可能已经解决了相应问题。

创建过滤器

针对不同电子邮件创建不同文件夹,是大有裨益的。举个例子,您可以按照项目创建文件夹,或按照类型进行分类,例如,“发票”、“HR”、“公司社交”、“杂项”,等等。大部分电子邮件客户端都允许按照不同条件创建过滤器。例如,如果传入的电子邮件包含特定词汇,就可以直接归入相应文件夹,例如,“@示例.com”电子邮件将直接归入专门的文件夹。包含“圣诞聚会”字眼的电子邮件将全部直接归入“公司社交”文件夹。

因此,您在发送邮件时,要保证电子邮件主题栏清晰明了,这样有助于接收者的电子邮件客户端能够正确过滤您的信息,从而确保您的电子邮件不会被当成垃圾邮件来处理。

用 Dropbox 让电子邮件高效起来

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