เคล็ดลับในการจัดการอีเมลเพื่อให้คุณมีกล่องจดหมายที่เป็นระเบียบมากขึ้น

การจัดการอีเมลคืออะไร

อีเมลเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยม เราจะทำอะไรไม่ได้เลยถ้าไม่มีอีเมล แต่ในขณะที่มีข้อดีมากมาย อีเมลก็เป็นประตูสู่ความยุ่งยากในการบริหารเวลา เราต่างรู้สึกผิดในการล็อกอินเข้ากล่องขาเข้าของเรา เห็นอีเมลใหม่มากกว่า 50 ฉบับ และไม่อยากสนใจอีเมลเหล่านั้น การยอมรับกล่องขาเข้าที่ยุ่งเหยิงจะเริ่มส่งผลต่อความคิดในการทำงานโดยรวมของคุณ และการละทิ้งงานหนึ่งรายการอาจปูทางไปสู่การผัดวันประกันพรุ่งได้อย่างง่ายดาย

ถามตัวเองว่าคุณใช้อีเมลเพื่ออะไร เพื่อติดต่อกับลูกค้าและรายละเอียดการล็อกอิน ไม่มีอะไรแทนที่อีเมลได้ แต่สำหรับเรื่องอื่น อาจมีทางเลือกที่มีประสิทธิภาพมากกว่า เช่น Dropbox ซึ่งช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่ทำงานหนักขึ้น และปรับให้เข้ากับขั้นตอนการทำงานของคุณได้อย่างง่ายดาย เพื่อการทำงานร่วมกัน การแก้ไข และการแบ่งปัน ได้อย่างสะดวกสบาย

ต่อไปนี้เป็นเพียงบางวิธีที่ Dropbox เปลี่ยนกระบวนการทำงานของคุณเพื่อเพิ่มผลิตภาพของทีมและการทำงานร่วมกันอย่างง่ายดายได้ คุณคิดว่าต้องการอีเมลเพื่อส่งไฟล์ขนาดใหญ่ แบ่งปันการแก้ไข หรืออัพเดตเอกสารเก่าใช่หรือไม่ คิดใหม่อีกครั้ง

การแบ่งปันข้อคิดเห็น

เมื่อใช้ Dropbox คุณสามารถเพิ่มหมายเหตุประกอบลงในเอกสารที่คุณกำลังทำงาน ไฮไลท์ประโยคที่ต้องการ หรือแม้แต่คำที่ความคิดเห็นของคุณอ้างถึง สมาชิกในทีมของคุณสามารถเลื่อนดูข้อคิดเห็นของคุณและดำเนินการเปลี่ยนแปลงได้เลย สมาชิกในทีมสามารถทำเครื่องหมายว่าปัญหาได้รับการแก้ไขหรือตอบกลับความคิดเห็นของคุณ โดยข้อความทั้งหมดจะได้รับการบันทึกไว้ในเอกสาร ทั้งนี้ Dropbox รวบรวมความคิดเห็นโดยสรุปไว้ในการอัพเดตอีเมลที่เข้าใจง่าย เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดอะไร ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้คุณไม่ต้องรับอีเมลใหม่สำหรับทุกๆ ความคิดเห็นใหม่ นอกจากนี้คุณยังสามารถ @mention ผู้ใช้ที่เฉพาะเจาะจงได้อีกด้วย ซึ่งเหมาะอย่างมากในกรณีที่คุณต้องการความความสนใจจากใครบางคน ตั้งแต่ในแง่ของกฎหมาย ไปจนถึงการแก้ไขที่เฉพาะเจาะจง โดยที่ทุกคนไม่จำเป็นต้องอ่านข้อความจนจบ

การส่งไฟล์ขนาดใหญ่

ไม่มีใครชอบส่งไฟล์ขนาดใหญ่ทางอีเมล เพราะไม่อยากมานั่งกังวลว่าอีเมลจะรองรับได้ไหม รูปแบบถูกต้องหรือเปล่า ผู้รับจะดาวน์โหลดไฟล์ได้หรือไม่ คุณจะไม่ต้องกังวลถึงเรื่องเหล่านี้อีกเมื่อใช้ Dropbox เพราะ Dropbox จะแบ่งปันไฟล์ของคุณอย่างปลอดภัยและรองรับรูปแบบไฟล์จำนวนมาก คุณสามารถส่งวิดีโอขนาดยาวได้อย่างง่ายดาย ซึ่งสามารถดูใน Dropbox ในขนาดที่บีบอัดเพื่อให้โหลดได้รวดเร็วหรือดาวน์โหลดด้วยความละเอียดแบบเต็ม ซึ่งเหมาะมากหากคุณกำลังเดินทางและไม่มี WiFi ให้ใช้งาน

แบ่งปันได้ทุกอย่าง

Dropbox จะจัดเก็บทุกอย่างไว้อย่างเรียบร้อยและปลอดภัยทางออนไลน์ ตั้งแต่ไฟล์และโฟลเดอร์ ไปจนถึงรูปภาพและเอกสาร ซึ่งทำให้คุณและทีมของคุณไม่ต้องวุ่นวายกับแฟลชไดรฟ์ USB หรือได้ยินคำพูดที่น่ากลัวว่า “ฉันลืมไว้ที่ทำงาน” อีกต่อไป ตราบใดที่คุณสามารถออนไลน์ได้ คุณก็สามารถรับไฟล์ของคุณได้ นอกจากนี้ เมื่อใช้การแบ่งปันลิงก์ที่ใช้งานง่าย คุณก็สามารถให้ใครก็ตามที่คุณต้องการมีสิทธิ์เข้าถึงลิงก์ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง และเมื่อใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่าน และการควบคุมการเข้าถึงลิงก์ตามวันที่ที่กำหนด คุณจะมั่นใจได้ว่าไม่มีใคร “บังเอิญ” มาเจอไฟล์ของคุณหรือเข้าถึงได้นานกว่าที่คุณต้องการ

การทำงานร่วมกัน

การทำงานร่วมกันเป็นหัวใจสำคัญของสิ่งที่เราทำ แทนที่จะส่งอีเมลกลับไปกลับมาแบบไม่หยุด เอกสารของคุณจะอยู่ใน Dropbox เพื่อให้สามารถทำงานกันเป็นทีมได้อย่างง่ายดาย การเปลี่ยนแปลง ความคิดเห็น และข้อเสนอแนะ จะอัพเดตแบบเรียลไทม์ และทั้งทีมจะมีภาพรวมที่ชัดเจน ไม่ใช่มีแค่ชื่อปรากฏอยู่ในแถบ "ถึง:" เท่านั้น

Dropbox เหมาะสำหรับลูกค้าเช่นกัน ไม่ต้องกังวลอีกต่อไปว่าลูกค้าจะมี Word เวอร์ชันล่าสุดหรือไม่ ไม่ว่าลูกค้าจะต้องการ .doc, .docx หรือ PDF ลูกค้าเพียงแค่คลิกไปที่เอกสารที่โฮสต์อยู่บน Dropbox ของคุณ เมื่อไม่มีชุดข้อความอีเมลที่ยืดยาว ทีมและลูกค้าของคุณจะเพลิดเพลินไปกับการทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว ลองถาม Ben & Jerry's ลูกค้าที่มีความสุขกับบริการ ก็กล่าวว่า “Dropbox Business เป็นกุญแจสำคัญที่ทำให้ปัญหาการสนทนาที่เปล่าประโยชน์นั้นหมดไป”

เคล็ดลับอื่นๆ ในการจัดการอีเมล

บางอย่างจำเป็นต้องใช้อีเมลไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น ต่อไปนี้เป็นวิธีใช้กล่องขาเข้าสำหรับงานให้ได้ประโยชน์สูงสุด

หลีกเลี่ยงการมีอีเมลมากเกินไป

ตลอดทั้งวัน คุณมักมองป๊อปอัปแจ้งเตือนอีเมลใหม่ใช่หรือไม่ ลองกำหนดเวลาในหนึ่งวันเพื่อตรวจสอบกล่องขาเข้าของคุณ คุณจะได้ไม่ต้องก้มหน้ามองการแจ้งเตือนตลอดเวลา หรืออาจใช้แพลตฟอร์มที่คุณเลือก เช่น Microsoft Outlook จากเบราว์เซอร์เท่านั้น คุณจะปิดแท็บนั้นและเปิดใหม่ได้เฉพาะเมื่อถึงเวลาที่คุณกำหนดไว้สำหรับอีเมล ความสม่ำเสมอจะขึ้นอยู่กับตารางเวลาของคุณ เพียงแค่รู้ว่าคุณสามารถหลีกเลี่ยงการนึกถึงอีเมลได้จนกว่าจะถึงเวลาที่กำหนดไว้ในวันนั้นก็ช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานอื่นๆ ในระหว่างนี้ได้

อย่าคิดว่าอีเมลเป็นงานที่แยกต่างหากจากงานประจำวันอื่นๆ ของคุณ แต่ให้คิดว่าอีเมลเป็นงานอย่างหนึ่งของคุณเช่นกัน ซึ่งหมายความว่าอีเมลควรเป็นหนึ่งในรายการสิ่งที่คุณต้องทำในการจัดการงานของคุณ เช่นเดียวกับการประชุมสั้นหรือช่วงพักทานอาหารกลางวันของคุณ

บันทึกสิ่งที่แนบมา

การไล่อ่านอีเมลช้าๆ ตลอดหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนเพื่อมองหาสิ่งที่แนบมาเพียงหนึ่งไฟล์อาจเป็นเรื่องน่าเบื่อหน่าย แน่นอนว่าการแบ่งปันผ่าน Dropbox จะทำให้ปัญหานี้หมดไป แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะรับประโยชน์จากคุณสมบัติที่สะดวกสบายของเราไม่ได้ ดาวน์โหลดสิ่งที่แนบมาทั้งหมดของคุณทันทีที่คุณได้รับ ตั้งชื่อให้เหมาะสมและอัพโหลดไปยังโฟลเดอร์ Dropbox เพื่อให้คุณอ้างอิงกลับหรือแบ่งปันได้อย่างง่ายดายในอนาคต

นอกจากนี้ คุณควรทราบด้วยว่ากล่องขาเข้าของคุณอาจเริ่มลบอีเมลเก่าโดยอัตโนมัติ และคุณไม่มีทางรู้เลยว่าจะต้องใช้สิ่งที่แนบมาที่คุณส่งไปเมื่อปีที่แล้วอีกเมื่อใด ดังนั้น ปกป้องเอกสารของคุณจากการลบและจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย

ลองล้างอีเมลสักหน่อย

ยกเลิกการสมัครสมาชิกรับจดหมายข่าวและอีเมลส่งเสริมการขายที่คุณรู้ว่าคุณไม่เคยอ่านเลย การมีอีเมลส่วนตัวที่เต็มไปด้วยข้อเสนอพิเศษก็เป็นเรื่องหนึ่ง แต่ถ้าคุณปล่อยให้อีเมลเหล่านี้อยู่ในกล่องขาเข้าสำหรับงานของคุณ อาจทำให้อีเมลสำคัญของคุณมีปัญหา

ส่งการติดตามโดยเร็วที่สุด

อีเมลเป็นการสื่อสารที่ไม่มีวันสิ้นสุดและอาจลืมตอบกลับอีเมลได้ง่ายเมื่อได้รับอีเมลเข้ามาเรื่อยๆ ให้ตอบกลับทันทีที่คุณอ่านอีเมลเสร็จให้เป็นนิสัย ไม่ว่าเป็นการขอข้อมูล หรือถ้าคุณไม่มีข้อมูล ก็ให้รับรองว่าคุณจะหาข้อมูลนั้นให้ได้ เมื่อผู้รับของคุณอ่านและตอบกลับอีเมล คุณน่าจะมีคำตอบแล้ว

สร้างตัวกรอง

ตัวกรองช่วยในการสร้างโฟลเดอร์อีเมลสำหรับอีเมลต่างๆ กันได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีหนึ่งโฟลเดอร์ต่อโครงการ หรือจัดหมวดหมู่ตามประเภท เช่น “ใบแจ้งหนี้”, “HR”, “งานสังคมของบริษัท” และ “อื่นๆ” เป็นต้น โปรแกรมรับส่งเมลส่วนใหญ่จะให้คุณสร้างตัวกรองตามเกณฑ์ต่างๆ ตัวอย่างเช่น อีเมลขาเข้าที่มีคำบางคำจะไปยังโฟลเดอร์ที่เลือกได้ เช่น “@ example.com” อีเมลจะเข้าไปในโฟลเดอร์เฉพาะ อีเมลใดก็ตามที่มีคำว่า "ปาร์ตี้คริสต์มาส" อาจไปยังโฟลเดอร์ "งานสังคมของบริษัท" ได้

นี่เป็นอีกหนึ่งเหตุผลว่าทำไมคุณควรระบุหัวเรื่องอีเมลที่ชัดเจนในข้อความของคุณเอง ซึ่งอาจช่วยให้โปรแกรมรับส่งอีเมลของผู้รับกรองข้อความของคุณได้อย่างถูกต้อง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะไม่ไปอยู่รวมกับอีเมลสแปม