¿Qué es la gestión de correo electrónico?
El correo electrónico es algo genial. No habríamos llegado a ningún lado sin él, pero así como tiene muchas virtudes, también puede ser la puerta de entrada a muchos pecados de la gestión del tiempo. Todos somos culpables de entrar en nuestra bandeja de entrada, ver los más de 50 nuevos correos electrónicos y querer ignorarlos. Aceptar una bandeja de entrada desordenada empieza a afectar tu mentalidad de trabajo en general y posponer tareas puede fácilmente allanar el camino de la procrastinación.
Pregúntate, ¿para qué usas el correo electrónico? Para la correspondencia con los clientes y los detalles de acceso, el correo electrónico es irreemplazable, pero para casi todo lo demás, puede haber alternativas más eficaces, como Dropbox. Dropbox permite que los equipos trabajen de forma más inteligente, no más arduamente, y se adapten fácilmente a tus flujos de trabajo para colaborar, editar y compartir sin esfuerzo.
Estas son algunas de las formas en que Dropbox puede transformar tus procesos de trabajo, para una mayor productividad del equipo y una fácil colaboración. ¿Crees que necesitas el correo electrónico para enviar archivos pesados, compartir ediciones o actualizar documentos antiguos? Piénsalo de nuevo.
Compartir feedback
Con Dropbox, puedes agregar notas directamente en el documento en el que estás trabajando, destacar la frase exacta o incluso la palabra a la que se refiere tu comentario. Todo lo que los miembros del equipo tienen que hacer es desplazarse, ver tus comentarios y hacer los cambios. Pueden marcar el problema como resuelto o responder a tu comentario y guardar todos los mensajes directamente en el documento. Dropbox recopila los comentarios, los resume en actualizaciones de correo electrónico digeribles, asegurando que no se pase nada por alto y te ahorra al mismo tiempo la posibilidad de recibir un nuevo correo por cada nuevo comentario. Además, puedes @mencionar usuarios específicos, lo cual es ideal si deseas llamar la atención de alguien desde un archivo legal hasta una edición específica, en lugar de hacerlos leer todo.
Enviar archivos pesados
A nadie le gusta intentar enviar archivos pesados por correo electrónico. ¿Entrará? ¿Será el formato correcto? ¿El destinatario podrá descargarlo en el otro extremo? Con Dropbox, ya no tienes que preocuparte. Dropbox comparte de forma segura tus archivos y soporta una gran variedad de formatos de archivos. Puedes enviar videos largos con facilidad, que se pueden ver en Dropbox en un tamaño comprimido que permite que los tiempos de carga sean rápidos, o bien se pueden descargar en su resolución completa. Esto es ideal si estás en marcha y no tienes wifi.
Compartir lo que sea
Desde archivos y carpetas hasta imágenes y documentos, Dropbox mantiene todo bien almacenado y protegido online. Esto significa que tú y tu equipo nunca más tendrán que lidiar con memorias USB o escuchar las temidas palabras “lo dejé en la oficina”. Siempre que puedas conectarte a Internet, podrás acceder a tus archivos. Además, con la facilidad de compartir vínculos, puedes dar acceso a quien quieras con solo unos pocos clics. Y con la protección con contraseña y los controles de acceso a datos confidenciales para los vínculos, puedes asegurarte de que nadie más “accidentalmente” encuentre tus archivos o tenga acceso durante más tiempo de lo que tú quieras.
Colaboración
La colaboración está en el centro de lo que hacemos. En lugar de enviar y recibir constantemente correos electrónicos, tu documento puede estar en Dropbox para facilitar el trabajo en equipo. Los cambios y los comentarios se actualizan en tiempo real, y ofrecen una visión clara para todo el equipo, no solo el nombre en la barra "Para:".
Es ideal para los clientes. Ya no volverán a preocuparte por si tienen la versión más reciente de Word o si necesitan .doc, .docx, o PDF, ya que todo lo que necesitan es hacer clic en tu documento alojado en Dropbox. Al descartar las conversaciones de correo electrónico largas, tu equipo y tus clientes pueden disfrutar de una colaboración increíblemente rápida. Solo pregúntales a los clientes felices de Ben & Jerry’s que dicen: “El negocio de los buzones es la clave para impedir conversaciones inútiles”.
Otros consejos para la gestión del correo electrónico
Algunas cosas requieren del correo electrónico a pesar de todo, por lo que aquí te presentamos la forma de sacar provecho de tu bandeja de entrada del trabajo:
Evitar la sobrecarga de correos electrónicos
A lo largo del día laboral, ¿tu mirada se ve atraída frecuentemente a las notificaciones emergentes de los nuevos correos electrónicos? Intenta crear horas fijas a lo largo del día para revisar tu bandeja de entrada, de modo que no trabajes constantemente con la mirada puesta en las notificaciones. Tal vez esto signifique usar la plataforma elegida, como Microsoft Outlook, solo desde un explorador, para poder cerrar esa pestaña y abrirla de nuevo solo cuando pase el tiempo de correo electrónico designado. La frecuencia dependerá de tu horario, pero el hecho de saber que puedes evitar pensar en el correo electrónico hasta una hora específica del día te ayudará a concentrarte en otras tareas durante ese tiempo.
No consideres el correo electrónico como una entidad separada de tus otras tareas diarias, piensa en este como tu propia tarea. Eso significa que deberías tener un lugar en tus listas de tareas de gestión de tareas , al igual que tus descansos diarios o tu hora de almuerzo.
Guardar los archivos adjuntos
Recorrer semanas, o incluso meses, de correos electrónicos buscando el archivo adjunto indicado puede ser un dolor de cabeza. Por supuesto, compartir a través de Dropbox eliminaría por completo este problema, pero esto no significa que igualmente no puedas aprovechar nuestras prácticas funciones. Descarga todos tus archivos adjuntos en el momento en que los recibas, asígnales el nombre adecuado y cárgalos a una carpeta de Dropbox para que puedas volver a consultarlos o compartirlos fácilmente en el futuro.
También debes tener en cuenta que tu bandeja de entrada puede empezar a eliminar automáticamente correos electrónicos muy antiguos y nunca se sabe cuándo un archivo adjunto que se envió hace un año puede volver a ser relevante. Por lo tanto, protege tus documentos de la eliminación y mantenlos almacenados de forma segura.
Intenta realizar una pequeña limpieza de correos electrónicos
Cancela tu suscripción a boletines de noticias y correos electrónicos promocionales que sepas que nunca leíste. Una cosa es tener un correo electrónico personal inundado de ofertas flash, pero si los dejas en tu bandeja de entrada del trabajo, podrían acabar afectando tus correos electrónicos importantes.
Enviar los seguimientos tan pronto como puedas
Los correos electrónicos se transmiten de forma interminable y es fácil olvidar responder uno cuando siguen y siguen entrando. Acostúmbrate a responder tan pronto como termines de leer el correo electrónico, ya sea con la información solicitada o, si no la tienes, con la seguridad de que la obtendrás. Para cuando tu destinatario lea y responda eso, es probable que ya tengas tu respuesta.
Crear filtros
Puede resultar útil crear una carpeta de correo electrónico para diferentes correos electrónicos. Por ejemplo, podrías tener una carpeta por proyecto o simplemente clasificada por tipo, por ejemplo, "facturas", "RR. HH", "compañía social", "varios", etc. La mayoría de los clientes de correo electrónico te permitirá crear filtros según diferentes criterios. Por ejemplo, los correos electrónicos entrantes que contienen ciertas palabras pueden ser dirigidos a una carpeta seleccionada, por ejemplo, cualquier correo electrónico "@ejemplo.com" puede ir a una carpeta dedicada. Cualquier correo electrónico que contenga las palabras "Fiesta de Navidad" puede ir directamente a "las redes sociales de la compañía".
Esta es también una excelente razón por la que debes utilizar líneas de asunto de correo electrónico claras en tus propios mensajes, ya que esto puede ayudar al cliente del correo electrónico de tu destinatario a filtrar su mensaje correctamente y a asegurarse de que no se le envíe al spam.
