Digitization คืออะไร

Digitization มีคำจำกัดความว่าอย่างไร

Digitization เป็นขั้นตอนการนำกระบวนการแบบอนาล็อกและสิ่งที่เป็นรูปธรรมมาเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ลองนึกดูว่าการสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษหรือการใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์เพื่อบันทึกไฟล์สำคัญทั้งหมดของคุณนั้นจะช่วยลดความจำเป็นในการใช้ตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่เกะกะได้อย่างไร ปัจจุบันนี้สิ่งต่างๆ ที่ครั้งหนึ่งเคยอยู่ในรูปแบบออฟไลน์และอยู่บนกระดาษก็สามารถกลายเป็นไฟล์ดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์ด้วยเทคโนโลยี Digitization และเทคโนโลยีดิจิทัลอื่นๆ ที่มีประสิทธิภาพเหนือกว่า แม้จะฟังดูคล้ายกัน แต่คำว่า Digitalization เป็นคำที่ใช้อธิบายกระบวนการโดยรวมของการก้าวสู่ระบบดิจิทัล เช่น การย้ายแผนการตลาดของธุรกิจของคุณไปสู่อนาคตที่เป็นดิจิทัลมากขึ้น

เพราะเหตุใดฉันจึงควรใช้ Digitalization

มีเหตุผลมากมายที่จะเปลี่ยนมาใช้ระบบดิจิทัล อย่างน้อยที่สุดก็เป็นเพราะคนส่วนใหญ่ได้ทำการเปลี่ยนแปลงไปแล้ว คุณอาจสังเกตเห็นว่าธนาคารของคุณให้ตัวเลือกในการใช้ใบแจ้งยอดแบบไร้กระดาษ หรือบริษัทพลังงานของคุณกำลังเปลี่ยนการเรียกเก็บเงินเป็นแบบดิจิทัล แน่นอนว่าคุณสามารถเลือกใช้วิธีการเดิมได้ แต่โดยทั่วไปแล้ว สังคมกำลังยอมรับอนาคตที่เป็นดิจิทัล ดังนั้นคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดเมื่อทำตาม แบรนด์และครัวเรือนทุกแห่งกำลังมีการเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ระบบดิจิทัล โมเดลธุรกิจทั้งหมดเป็นแบบดิจิทัล และต่อไปนี้คือประโยชน์บางส่วนที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าดีจริง

เข้าถึงเอกสารของคุณจากอุปกรณ์ใดก็ได้

ไม่ต้องกังวลอีกต่อไปว่าจะลืมจดหมายสำคัญไว้ที่บ้านหรือไม่ได้ส่งอีเมลเอกสารสแกนให้ตัวเอง บันทึกเอกสารของคุณทางออนไลน์ด้วย Dropbox เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นได้จากทุกที่ คุณสามารถเข้าถึงบัญชี Dropbox ทางโทรศัพท์ พีซี หรือแท็บเล็ต แล้วจัดการเอกสารที่จำเป็นมากมายได้เลย และแม้ว่าคุณจะมีสถานะออฟไลน์ คุณก็ยังคงสามารถทำงานต่อได้

ช่วยให้การแบ่งปันเอกสารเป็นเรื่องง่าย

ลองนึกถึงโซเชียลมีเดียที่เมื่อคุณอัพโหลดรูปภาพ ทุกคนที่ต้องการสำเนารูปดังกล่าวก็จะสามารถเข้าถึงรูปได้ในทันทีที่อัพโหลด นี่คือตัวอย่างของการแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัลได้สำเร็จ การที่คุณต้องจ่ายเงินค่าสำเนารูปภาพกลายเป็นเรื่องย้อนยุคไปแล้ว เช่นเดียวกับการต้องจ่ายเงินอีกครั้งเพื่ออัดรูปซ้ำให้เพื่อน เอกสารในรูปแบบดิจิทัลช่วยให้สามารถแบ่งปันไฟล์ แก้ไข และทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย

เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากกว่าและประหยัดกว่า

เมื่อทุกอย่างอยู่ในรูปแบบออนไลน์ เครื่องพิมพ์จะยิ่งล้าสมัยมากขึ้นเรื่อยๆ จึงหมายความว่าจะไม่มีกระดาษที่สิ้นเปลืองจากการพิมพ์เอกสารที่ไม่จำเป็น หรือการทิ้งแผ่นกระดาษเนื่องจากเอกสารที่พิมพ์ออกมาไม่ชัดเจน อีกทั้งยังช่วยคุณและธุรกิจหรือครัวเรือนของคุณประหยัดเงินในระยะยาว เพราะในท้ายที่สุดแล้ว ผงหมึกสำหรับเครื่องพิมพ์จะมีราคาแพงพอๆ กับทองคำเมื่อคำนวณต่อหน่วยเงินปอนด์

ปลอดภัยมากกว่า

คุณอาจมีตู้เก็บเอกสารที่จัดหมวดหมู่ตามวันที่และเวลาได้อย่างสมบูรณ์แบบ แต่ถ้ามีอะไรเกิดขึ้นกับตู้หรือเอกสารในนั้นล่ะ ไม่ว่าจะเป็นไฟไหม้บ้าน ขโมย หรือแค่ถ้วยกาแฟหกใส่ คุณจึงไม่ควรมีเอกสารสำคัญเพียงชุดเดียว โดยควรมีการสำรองข้อมูลดิจิทัลสำหรับทุกอย่างอยู่เสมอ รวมถึงรูปภาพเก่าๆ ด้วยเช่นกัน การสำรองข้อมูลพีซีและการสำรองข้อมูลไฟล์ทำได้ง่ายด้วย Dropbox และเมื่อสามารถสแกนเอกสารของคุณโดยใช้โทรศัพท์กับ Dropbox ได้อย่างง่ายๆ ด้วย จึงไม่มีข้ออ้างใดๆ อีกต่อไป นอกจากนี้ ยังมีคุณสมบัติด้านการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่ให้การป้องกันด้วยรหัสผ่าน ซึ่งคุณสามารถกำหนดระยะเวลาที่คนสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ จึงไม่มีวิธีใดที่ปลอดภัยไปกว่านี้แล้วในการเก็บรักษาเอกสารของคุณ

การจัดระเบียบที่ง่ายดาย

คุณอาจเป็นคนที่มีระเบียบมากที่สุดในโลก แต่ระบบการจัดแฟ้มข้อมูลที่ดีที่สุดของคุณก็ไม่อาจมีประสิทธิภาพเท่าระบบดิจิทัล เนื่องจากมีการค้นหาอย่างรวดเร็วที่สามารถช่วยค้นหาเอกสารของคุณตามชื่อไฟล์ Dropbox จึงนำหน้าไปอีกขั้นด้วยOCR (Optical Character Recognition หรือการรู้จำอักขระด้วยแสง) เทคโนโลยีที่ชาญฉลาดนี้จะค้นหาภายในข้อมูลดิจิทัลของเอกสารที่คุณสแกนไว้เพื่อจดจำคำและจับคู่คำเหล่านั้นกับคำค้นหาของคุณ สมมติว่าคุณต้องหาการใบแจ้งค่าไฟฟ้าสำหรับเดือนเมษายน 2019 คุณก็สามารถค้นหาด้วย “เมษายน 2019” หรือ “04/19” แล้ว OCR จะค้นหาเอกสารใดก็ตามที่มีข้อมูลนี้ ซึ่งดีกว่าการต้องค้นหากองใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเอง

พร้อมใช้งานตลอดเวลา

ต้องการทำงานร่วมกับทีมของคุณหรือขอลายเซ็นในเอกสารใช่หรือไม่ ไม่มีปัญหาเลย คุณไม่จำเป็นต้องรวมตัวกันเพื่อทำงานโครงการหรือจัดการประชุมเพื่อลงนามในสัญญาอีกต่อไป คุณสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่แบ่งปันกันเพื่อทำงานที่สำคัญให้เสร็จได้โดยไม่ปล่อยให้การส่งเอกสารมาทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณต้องหยุดชะงัก

เป็นมากกว่าเรื่องของเอกสาร

Digitization เป็นมากกว่าการแปลงใบเรียกเก็บเงิน ใบเสร็จรับเงิน และสัญญาให้เป็น PDF เอกสารเกือบทุกอย่างสามารถเปลี่ยนเป็นไฟล์ดิจิทัลได้ ซึ่งทำให้กระบวนการทำงานสะดวกสบายขึ้นมาก รูปภาพ ภาพร่าง การระดมความคิดบนไวท์บอร์ด นามบัตรที่คุณอาจทำหาย หรือคลิปนิตยสารที่สร้างแรงบันดาลใจให้คุณ ทั้งหมดนี้สามารถบันทึกและเข้าถึงได้แบบดิจิทัลทุกที่ทุกเวลาด้วยการแตะเพียงไม่กี่ครั้ง

ปกป้องเอกสารจากการชำรุดสึกหรอ

เอกสารและรูปภาพจากหลายปีที่ผ่านมามีแต่จะเก่าขึ้นเรื่อยๆ เลือนหาย เสียหาย หรืออยู่ผิดที่ผิดทาง โซลูชัน Digitization ช่วยโอนย้ายรูปภาพและข้อความเก่านี้ไปยังตำแหน่งที่ตั้งออนไลน์ที่ปลอดภัยซึ่งสามารถสำรองข้อมูลเพื่อไม่ให้สูญหาย

มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อประสบการณ์ของลูกค้า

ถ้าคุณดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก หรือแม้แต่ธุรกิจขนาดใหญ่ ชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือของธุรกิจขึ้นอยู่กับคุณภาพของสิ่งที่คุณนำเสนอ ซึ่งไม่ได้หมายถึงบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่คุณกำลังขายเท่านั้น แต่เป็นมาตรฐานต่างๆ ที่คุณใช้ในการดูแลระบบและการติดต่อสื่อสาร ใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษหรือการโต้ตอบทางจดหมายพร้อมสำเนาเอกสารไม่น่าจะส่งผลดีต่อแบรนด์ของคุณและทำให้ธูรกิจของคุณดูล้าสมัย นอกจากนี้ ยังทำให้ลูกค้าขาดความสะดวกสบายเนื่องจากมีกระดาษหลายรีมให้ลูกค้าต้องจัดเก็บอย่างระมัดระวังหรือใช้เวลาในการส่งกลับมาให้คุณ เปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลเพื่อการมีส่วนร่วมของลูกค้า ซึ่งเป็นการสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าของบริษัทที่มีความกระตือรือร้น ทันสมัย และมีประสิทธิภาพ

Digitization คืออนาคต

โซลูชันดิจิทัลใหม่ๆ มักจะมีการตัดสำเนาเก่าๆ ออกไป และเมื่อมีการเปิดตัวโซลูชันเหล่านั้น การใช้โซลูชันดังกล่าวจะง่ายขึ้นมากถ้าคุณมีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอยู่แล้ว ลองนึกถึงการเปลี่ยนจากซีดีเป็นการสตรีมเพลงได้อย่างง่ายดาย ในช่วงแรกๆ ยังคงมีการเผื่อการใช้งานไว้สำหรับทั้งสองรูปแบบ โดยมีพีซีและเครื่องเสียงในรถยนต์ที่นำเสนอการเปลี่ยนผ่านที่ราบรื่นด้วยเครื่องเล่นซีดีและช่องเสียบเสริม ตอนนี้ คุณต้องพยายามอย่างมากเพื่อหาเครื่องเล่นซีดี ในขณะที่โทรศัพท์ เครื่องอ่าน eBook หรืออุปกรณ์ตรวจจับการเคลื่อนไหวของคุณมีเครื่องเล่น MP3 ติดตั้งในตัว

การแปลงเอกสารของคุณเป็นรูปแบบดิจิทัลก็เช่นเดียวกัน ถ้าคุณไม่ทำในตอนนี้ คุณกำลังทำให้ชีวิตในอนาคตของคุณยากลำบากขึ้น และอาจไม่มีวิธีการง่ายๆ หรือไม่แพงในการเชื่อมช่องว่างระหว่างเอกสารกระดาษกับนวัตกรรมดิจิทัลเมื่อมีความก้าวหน้าครั้งต่อไปเกิดขึ้น

การก้าวสู่ระบบดิจิทัล

บ้านและที่ทำงานของคุณอาจเปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลอยู่แล้วในหลายๆ ด้าน ตั้งแต่การสตรีมทีวี ไปจนถึงการทำงานร่วมกันในเอกสารออนไลน์ฉบับเดียว การใช้เวลาย้อนกลับไปดูสิ่งที่คุณยังไม่ได้จัดเก็บอย่างปลอดภัยไปยังระบบคลาวด์อาจเป็นเรื่องที่คุ้มค่า เนื่องจากการแปลงเอกสารอนาล็อกเป็นการดำเนินการที่พวกเราหลายคนมักจะละเลย