디지털화란?
디지털화란 아날로그 프로세스와 실물을 디지털로 전환하는 프로세스를 말합니다. 종이 문서를 스캔하거나 클라우드 스토리지에 중요한 파일을 저장해 놓으면 자리를 많이 차지하는 서류 보관함이 따로 필요하지 않습니다. 디지털화와 효율적인 디지털 기술 덕분에 오늘날에는 한때 종이 형식으로 오프라인에 저장해두던 모든 것을 완전히 디지털화할 수 있게 되었습니다. 디지털 전환은 디지털화와 유사한 용어이지만 비즈니스의 마케팅 계획을 보다 디지털적인 방식으로 바꾸는 것처럼 전반적인 프로세스를 디지털로 전환하는 것을 말합니다.
디지털화가 필요한 이유
디지털화를 해야 하는 이유는 매우 다양합니다. 그중에서도 이미 우리 삶의 많은 부분이 디지털로 전환한 것이 가장 기본적인 이유가 될 수 있습니다. 은행에서 종이가 아닌 온라인 파일로 거래명세서를 지급하고, 공과금 청구서가 이메일로 전송되는 것처럼 말이죠. 이전의 방식을 고수할 수는 있지만 사회가 디지털화된 미래로 전환하는 오늘날, 이러한 기류에 편승하는 것이 여러모로 득이 될 것입니다. 일과 삶의 모든 측면에서 디지털로의 변화가 진행되고 있고, 기업의 비즈니스 모델은 완전히 디지털 기반으로 구축되고 있습니다. 그럼, 아래에서 디지털화의 이점을 살펴보도록 하죠.
모든 장치로 문서 액세스
집에서 중요한 편지를 어디에 뒀는지 잊어버리거나, 스캔본을 이메일로 보내는 것을 깜빡하는 일, 더 이상 걱정하지 마세요. Dropbox에 온라인으로 문서를 저장하면 어디서든 문서에 액세스할 수 있습니다. Dropbox 계정은 휴대폰, PC, 태블릿으로 액세스할 수 있어 필요한 문서가 항상 가까이에 있죠. 심지어 오프라인 상태에서도 문서 작업을 할 수 있습니다.
간편한 문서 공유
소셜 미디어에서는 누구나 간편하게 이미지를 업로드해 사본을 공유할 수 있죠. 이것이 바로 문서의 디지털화를 잘 보여주는 예시입니다. 사진을 인화하는 데 비용을 지불하고, 친구에게 주기 위해 다시 비용을 주고 사본을 사야 하는 시대는 이제 지났습니다. 사진을 디지털 형식으로 저장해 놓으면 공유하고, 편집하고, 협업하기가 훨씬 수월합니다.
저렴하고 친환경적인 선택
모든 것을 온라인으로 전환하면 프린터는 점점 더 쓸모가 없어지게 될 겁니다. 그러면 꼭 필요하지 않은 문서를 인쇄하는 데 종이를 낭비할 필요가 없고, 잘못 인쇄된 종이를 버릴 필요도 없게 되죠. 그러다 보면 장기적으로 기업이나 가정의 지출은 줄어들고 프린터 토너는 금값이 되겠죠?
보안 강화
시간대별, 날짜별로 완벽하게 정리해 놓은 고급 서류 보관함이 있다고 해도 서류 보관함이나 그 속에 있는 서류가 분실되면 아무 소용이 없습니다. 중요한 문서는 사본 한 부만으로 안심해서는 안 됩니다. 커피를 엎지르든, 화재가 발생하든, 절도를 당하든, 어떤 일이 발생할지 모르니까요. 사진을 포함한 모든 파일은 언제나 디지털로 백업해두어야 합니다. Dropbox를 사용해 휴대폰만으로도 간단하게 문서를 스캔할 수 있는 오늘날에는 스캐너가 없다는 변명은 통하지 않습니다. 게다가 Dropbox에서는 비밀번호 설정과 만료일 설정 등의 보안 기능까지 제공되어 문서를 안전하게 보호할 수 있죠.
간편한 정리
제아무리 정리를 잘하는 사람이라고 해도 디지털 파일 시스템처럼 효율적으로 서류를 정리할 수는 없습니다. Dropbox는 파일명으로 문서를 검색하는 기능에 더해 광학 문자 인식(OCR) 기술로 한 단계 앞선 기능을 제공합니다. 이 스마트한 기술은 디지털화된 스캔 문서에서 검색어와 연관 콘텐츠를 인식합니다. 예를 들어, 2019년 4월 전기요금 청구서가 필요한 경우 '2019-04' 또는 '19/04'를 검색어로 입력하면 이 정보가 포함된 모든 문서가 검색되죠. 일일이 손으로 청구서를 뒤집어보는 것보다 검색이 훨씬 간편한 것은 자명합니다.
언제, 어디서든 액세스
팀과 함께 작업할 때도, 문서에 서명을 받아야 할 때도 걱정 없습니다. 프로젝트를 진행하기 위해 사람들을 모을 필요도, 회의를 진행하기 위해 펜과 종이를 준비할 필요도 없죠. 전자 서명과 공유 문서를 사용해 장소의 구애 없이 중요한 업무를 진행할 수 있으니까요.
한계가 없는 디지털화 영역
디지털화할 수 있는 것에는 단순히 청구서, 영수증, 계약서만 있는 것이 아닙니다. 주변에 있는 거의 모든 것을 디지털화할 수 있고, 많은 것을 디지털화할수록 그만큼 편리함도 커지죠. 사진, 스케치, 화이트보드에 적은 아이디어, 잃어버리기 쉬운 명함, 아이디어를 제공하는 잡지 스크랩 등을 디지털로 저장해두세요. 몇 번의 탭만으로 언제, 어디서든 액세스할 수 있습니다.
세월의 손길을 타지 않는 문서
오래된 문서와 사진은 시간이 지날수록 색이 바래고, 손상되고, 잃어버리기 쉽습니다. 디지털화 솔루션을 사용해 소중한 이미지와 텍스트를 안전한 온라인 공간으로 옮겨두세요. 온라인에 백업한 문서는 절대로 잃어버릴 염려가 없습니다.
고객 경험 향상
규모가 크건 작건 기업의 평판과 신뢰는 기업이 제공하는 것의 품질에 달려 있습니다. 여기에는 제품과 서비스뿐만 아니라 관리와 소통의 방식도 포함되죠. 종이로 된 청구서나 복사본이 동봉된 느린 우편 서신은 브랜드 평판에 큰 도움이 되지 않습니다. 구식 이미지만을 심어줄 뿐이죠. 종이 문서를 보관하고, 우편으로 회신하는 데 시간이 걸리기 때문에 클라이언트에게도 불편합니다. 적극적이고, 현대적이고, 효율적인 브랜드의 이미지를 구축하고 싶다면 디지털로 전환하세요.
디지털화는 우리의 미래
새로운 디지털 솔루션은 구식 솔루션을 밀어내고 결국 그 자리를 차지하곤 했습니다. 하지만 시대를 잘 따라가고 있는 사람이라면 새롭게 출시된 디지털 솔루션을 받아들이기가 훨씬 쉬울 겁니다. CD에서 음악 스트리밍으로의 변화가 얼마나 손쉽게 이루어졌는지 생각해보세요. 변화의 초창기에는 PC와 자동차 스테레오에 CD 플레이어와 오디오 잭이 모두 내장되어 있어 두 가지 방식을 모두 사용할 수 있었죠. 오늘날 CD 플레이어는 찾아보기 어렵지만, MP3 플레이어는 휴대폰, 전자책 리더기, 스마트 워치 등에 탑재되어 있습니다.
문서를 디지털화하는 것도 똑같습니다. 지금 문서를 디지털화하지 않으면 미래의 디지털화된 세상을 따라잡기가 더 힘들어질 겁니다. 그리고 이보다 한 단계 더 진보한 세상이 왔을 때는 종이 문서와 디지털 혁신의 간극을 메우는 데 더욱 값비싼 비용을 지불해야 하겠죠.
디지털 전환
회사와 가정생활의 많은 측면이 이미 디지털로 전환되었습니다. TV에서 스트리밍 영상을 감상하고, 하나의 온라인 문서로 여러 명이 동시에 작업하는 것처럼 말이죠. 하지만 아날로그 문서를 디지털로 전환하는 작업은 아마 많은 사람이 소홀히 한 부분일 겁니다. 이제 시간을 들여 어떤 문서를 클라우드에 저장하는 게 좋을지 생각해볼 시간입니다.