Was ist „Digitization“?
„Digitization“ beschreibt Verfahren, bei denen analoge Prozesse und physische Objekte in den digitalen Raum übertragen (also „digitalisiert“) werden. Beispiele hierfür sind eingescannte Dokumente und der Einsatz von Cloud-Speichern, in denen Sie all Ihre wichtigen Dateien speichern können, damit sperrige Aktenschränke der Vergangenheit angehören. All die Aufgaben, die früher offline in Papierform erledigt wurden, können jetzt vollständig digital bearbeitet werden – dank Digitization und äußerst effizienten digitalen Technologien. Doch Digitalisierung beschreibt nicht nur den Prozess, aus analog digital zu machen, sondern auch die Bemühungen von Unternehmen, ihr Geschäft insgesamt auf die digitale Zukunft vorzubereiten.
Was spricht für „Digitization“?
Es gibt viele gute Gründe für Digitalisierung – und das nicht nur, weil der Großteil der Gesellschaft den Wechsel bereits vollzogen hat. Wahrscheinlich bietet Ihnen Ihre Bank bereits die Option, Kontoauszüge digital abzurufen, oder Sie erhalten Ihre Stromrechnung auf elektronischem Wege. Die traditionellen Methoden in Papierform sind zwar weiterhin verfügbar, doch die Mehrheit der Gesellschaft nimmt die digitale Zukunft dankend an. Es lohnt sich also, mit der Entwicklung Schritt zu halten. Marken und Haushalte auf der ganzen Welt durchlaufen gerade digitale Transformationen und Unternehmen stellen ganze Geschäftsmodelle auf digital um – und das aus gutem Grund. Denn so lassen sich folgende Vorteile erzielen:
Greifen Sie über jedes Gerät auf Ihre Dokumente zu
Sie laufen nie wieder Gefahr, einen wichtigen Brief zu Hause zu vergessen, und müssen nicht ständig eingescannte Dokumente an Ihre E-Mail-Adresse senden. Speichern Sie Ihre Dokumente mit Dropbox online, um von überall aus darauf zugreifen zu können. Nutzen Sie einfach Ihr Smartphone, Tablet oder Ihren PC, um jederzeit wichtige Unterlagen abzurufen. Und selbst wenn Sie offline sind, können Sie Ihre Dokumente noch weiter bearbeiten.
Einfachere Freigabe von Dokumenten
Denken Sie daran, wie leicht Sie in sozialen Netzwerken Bilder teilen können, damit sie für all Ihre Freunde verfügbar sind – genau das ist erfolgreiche Digitalisierung von Dokumenten. Die Zeiten, in denen Sie für Kopien Ihrer Fotos bezahlen mussten, sind vorbei. Heute kostet es keinen Cent mehr, wenn Sie Freunden Ihre Lieblingsfotos senden möchten. Wenn Sie Dokumente in digitalen Formaten nutzen, können Sie alles ganz leicht teilen, bearbeiten und mit anderen daran zusammenarbeiten.
Umweltfreundlicher und billiger
Da heute immer mehr Dokumente online gespeichert, bearbeitet und geteilt werden, werden Drucker zusehends überflüssig. So wird kein Papier für den Druck unwichtiger Dokumente verschwendet und es treten auch keine Fehldrucke auf, die dann im Müll landen. Darüber hinaus sparen Sie und Ihr Unternehmen oder Ihr Haushalt auf lange Sicht Geld. Schließlich ist Druckertinte nicht mit Gold aufzuwiegen.
Sicherer
Vielleicht haben Sie einen schicken Aktenschrank, der perfekt nach Datum organisiert ist. Aber was, wenn dem Aktenschrank oder den Dokumenten darin etwas zustößt? Hausbrände, Einbrecher oder einfach nur eine verschüttete Tasse Kaffee – es gibt viele Risiken. Deshalb sollten Sie niemals nur eine Kopie wichtiger Dokumente haben. Sichern Sie all Ihre Unterlagen digital, einschließlich Ihrer Fotos. PC-Backups und Datei-Backups sind mit Dropbox ganz einfach. Und da es so einfach ist, Ihre Dokumente mit Dropbox über Ihr Smartphone zu scannen, gibt es ab sofort keine Entschuldigung mehr. Darüber hinaus stehen Ihnen zahlreiche Sicherheitsfeatures zur Verfügung. Sie können beispielsweise Dokumente mit einem Passwort schützen oder festlegen, wie lange Personen darauf zugreifen dürfen. So sind Ihre Dokumente bestmöglich geschützt.
Einfache Organisation
Vielleicht ist die Organisation Ihrer Dokumente für Sie ein Leichtes. Doch selbst ein optimales physisches Ablagesystem ist in der Regel nicht so effizient wie die digitale Variante. So können Sie beispielsweise Schnellsuchen durchführen, um Ihre Dokumente ganz leicht anhand von Dateinamen zu finden. Und ergänzt wird das Ganze durch die sogenannte Optical Character Recognition (OCR) von Dropbox (zu Deutsch: „Optische Zeichenerkennung“). Mit dieser smarten Technologie können Sie den digitalisierten Text Ihrer eingescannten Dokumente nach bestimmten Begriffen durchsuchen. Wenn Sie beispielsweise die Stromrechnung vom April 2019 brauchen, können Sie einfach nach „April 2019“ oder „04.19“ suchen, und die OCR-Technologie findet jedes Dokument, das diesen Text enthält. Das ist deutlich leichter, als manuell stapelweise Rechnungen durchzugehen.
Stets verfügbar
Sie müssen Dokumente gemeinsam mit Ihrem Team bearbeiten oder eine Unterschrift einholen? Kein Problem. Ab jetzt müssen Sie sich hierfür nicht mehr in einem Raum versammeln, um gemeinsam Projekte zu bearbeiten, oder Meetings vereinbaren, um Dokumente unterzeichnen zu lassen. Stattdessen können Sie elektronische Signaturen und freigegebene Dokumente verwenden, um wichtige Arbeit zu erledigen, ohne dass die Logistik Ihre Geschäftsprozesse zum Stillstand bringt.
Mehr als Dokumente
Bei der Digitalisierung geht es um mehr als nur die Umwandlung von Rechnungen, Quittungen und Verträgen in PDF-Dateien. Fast alles lässt sich heute digitalisieren, um so den Zugriff zu vereinfachen. Fotos, Skizzen, Brainstorming-Whiteboards, Visitenkarten, die ansonsten gerne verloren gehen, oder Magazinausschnitte, aus denen Sie Ideen schöpfen. All das lässt sich digital speichern, damit Sie überall und jederzeit ganz einfach darauf zugreifen können.
Die Digitalisierung schützt Dokumente zuverlässig
Dokumente und Fotos verblassen mit der Zeit, werden beschädigt oder gehen verloren. Mit Digitalisierungslösungen können Sie wertvolle Bilder und Dokumente sicher online speichern, damit sie niemals abhandenkommen.
Die Digitalisierung ist wichtig für das Kundenerlebnis
Wenn Sie ein Klein- oder auch ein Großunternehmen betreiben, hängen Ihr Ruf und das Gefühl von Zuverlässigkeit, das Sie Kunden vermitteln, von der Qualität Ihres Angebots ab. Und das umfasst nicht nur Ihren Service oder Ihr Produkt, sondern auch die Verwaltung und die Korrespondenz. Mit Rechnungen in Papierform oder Kopien auf dem Postweg tun Sie Ihrer Marke wahrscheinlich keinen Gefallen und laufen Gefahr, dass Ihr Unternehmen altmodisch erscheint. Darüber hinaus müssen Ihre Kunden so unzählige Dokumente sorgfältig aufbewahren oder Zeit investieren, um sie Ihnen zurückzusenden. Wenn Sie eine Kundeninteraktion schaffen wollen, die Kunden ein proaktives, modernes und effizientes Bild Ihres Unternehmens vermittelt, dann setzen Sie lieber auf digital.
„Digitization“ ist die Zukunft
Neue digitale Lösungen ersetzen zusehends ihre alten Gegenstücke. Und wenn entsprechende Lösungen eingeführt werden, finden Sie sich deutlich leichter zurecht, wenn Sie sich bereits mit digitalen Methoden auskennen. Denken Sie daran, wie einfach der Schritt von CDs zu Musikstreaming war. Zu Beginn des Streamings wurden noch beide Methoden unterstützt: PCs und Autoradios boten CD-Player und Aux-Anschlüsse für digitale Medien. Heute müssen Sie lange suchen, bis Sie einen CD-Player finden – der MP3-Player hingegen ist fest in Ihr Smartphone, Ihren E-Book-Reader oder Ihren Fitnesstracker integriert.
Dasselbe gilt auch für die Digitalisierung Ihrer Dokumente: Je länger Sie damit warten, desto schwerer machen Sie es Ihrem künftigen Ich. Und wenn die nächste große Entwicklung ins Haus steht, ist der Wechsel von Papier zu innovativen digitalen Lösungen vielleicht nicht mehr so einfach oder kostengünstig.
Digitale Transformation
Wahrscheinlich setzen Sie in Ihrem Haushalt oder Büro bereits digitale Methoden in verschiedenen Bereichen ein: vom TV-Streaming über die Zusammenarbeit an einem Onlinedokument. Es lohnt sich jedoch, noch einmal sorgfältig zu überprüfen, ob auch wirklich alles sicher in der Cloud gespeichert ist. Denn die Umwandlung analoger Dokumente ist etwas, das wir alle gerne einmal vernachlässigen.
