數位化是什麼?

我們身處數位時代,但那些我們拋下的類比時代遺物該怎麼辦?

一個人正在使用 Dropbox 設計公司標誌

數位化的定義是什麼?

資訊數位化是將類比流程與實體物件轉成數位的過程。試想掃描紙本文件或使用雲端儲存空間來儲存重要檔案,會如何消除使用笨重檔案櫃的需求。多虧資訊數位化與更加有效率的數位技術,所有原先基本上是離線並使用紙本記錄的資料,現在全部都能轉成數位格式。技術數位化,雖然聽起來很相似,但卻是指走向數位化的整體流程,像是調整公司的行銷計畫,因應更加數位的未來。

我為什麼該進行資訊數位化?

選擇數位化的原因很多,最基本的原因就是大多數人早已轉型。您可能已注意到,銀行讓您可以選擇無紙化的對帳單,或是您的電力公司也改採數位帳單。您還是可以選擇使用老方法,但整個社會都在擁抱數位化的未來,因此您最好跟上腳步。世界各地的品牌與家庭都在經歷數位轉型,許多商業模式完全以數位技術為基礎,這不是沒有原因的,以下就是數位化的帶來的部分益處:

從任何裝置存取您的文件

不再擔心把重要的信件忘在家中,或是沒把掃描檔案寄給自己。使用 Dropbox 將文件儲存在網路上,就能隨處存取。您可以透過手機、PC 或平板電腦存取 Dropbox 帳戶,並取得您最需要的文件。就連離線的時候,也仍可以繼續編輯文件。

共享文件更輕鬆

想想社群媒體,以及立即上傳影像與所有想要複本的人分享,這就是成功數位化文件的體現。付費取得相片複本,然後再付一次錢多印一份送給好友的日子已經過去了。數位格式的文件方便共享、編輯與協作

不只對環境友善,也經濟實惠

將一切資料儲存在網路上,我們就越來越不需要印表機。這表示我們不會再浪費紙張列印非必要的文件,或是因為印刷出問題就丟棄紙張。此外,長期來看,這也能為您的公司或家庭省錢,畢竟印表機碳粉跟一磅黃金一樣貴

更加安全

您可能夢想擁有精緻的檔案櫃,並按照日期與時間將內容完美分類,但要是檔案櫃或裡面儲存的文件發生問題了呢?可能發生火災、竊盜,或只是不小心打翻一杯咖啡,重要文件只有一份都是很不保險的。您應該隨時以數位方式備份所有資料,包含舊相片。使用搭載 Dropbox 的手機掃描文件無比輕鬆,您沒有藉口不做。此外,網路安全功能也提供密碼保護,讓您可以限制他人存取文件的時間,沒有比這更安全的文件保存方法了。

輕鬆整理

您也許是這世界上最有條不紊的人,但即便是最優秀的檔案整理系統,都不可能跟數位系統一樣有效率。除了簡單搜尋就能根據檔案名稱找到文件外,Dropbox 透過 OCR (光學字元識別) 技術讓搜尋檔案更加輕鬆。這種聰明技術會在您掃描文件的數位化資料中搜尋,辨識文字,並與您搜尋的詞彙配對。舉例來說,您需要 2019 年 4 月的電子帳單,您可以搜尋「2019 年 4 月」或「04/19」,OCR 就會找出包含相關資訊的所有文件。絕對比自己徒手翻遍成堆的帳單要來得好。

隨時可用

需要與工作團隊協作或是簽署一份文件嗎?沒問題。您不再需要把大夥兒集中在一起完成專案,或是安排會議才能取得文件簽名,您可以利用電子簽名共享文件功能來完成重要工作,而不必擔心瑣碎的行政工作中斷業務流程。

不只是文件而已

不只帳單、收據與合約需要數位化。幾乎所有東西都能數位化,並提升便利性。相片、草圖、白板上集思廣益的內容、您總是弄丟的名片,或是激發靈感的雜誌剪報等,通通都能以數位方式儲存,讓您隨時隨地只要點選幾下就能存取。

避免文件毀損

文件與相片在歷經多年之後只會越來越老化、褪色、毀損或遺失。數位化解決方案可讓您將舊有的影像與文字傳遞至安全的線上位置進行備份,如此一來就永遠不會遺失。

對客戶體驗至關重要

無論您的企業規模大小,服務品質決定您的商譽與可靠度。而服務品質不只攸關您銷售的服務或產品,也包含您的管理與通訊水準。紙本發票或附上影本的傳統郵件通訊對您的品牌沒有益處,也讓您的公司看起來很過時。此外,這也為客戶造成麻煩,因為他們必須儲存大量紙本,或花時間把紙本寄回給您。若想以積極、現代、有效率的公司形象與客戶互動,選擇數位化吧。

資訊數位化是未來王道

全新的數位化解決方案常會排擠舊有解決方案,而要是您總是掌握最新的技術,在新解決方案推出時立即採用並不困難。試想您從 CD 轉向串流音樂的過程有多簡單。一開始還有兩者並存的空間,因為 PC 與汽車音響提供 CD 播放機與音源輸入插孔,讓我們能輕鬆轉換。現在,您必須特別搜尋才能找到一部 CD 播放機;而您的手機、電子書閱讀器或健身追蹤工具都直接內建 MP3 播放器了。

數位化文件也一樣,如果您現在忽略不做,未來您就會更加辛苦;在下一項先進技術推出時,也可能找不到簡便或便宜的方式來消除紙本文件與數位創新之間的落差。

數位化

您的家中與辦公室可能已在不少方面走向數位化,像是使用串流電視與在單一線上文件中協作。不過,也許值得花時間反思一下,還有什麼資料未安全儲存於雲端,因為許多人在數位化過程中,常忽略將類比文件轉換為數位文件。

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